PPT制作技巧与感悟大集合

资料来源：股权投资论坛微信号 作者：吕顺辉

当今社会自我宣传显得尤其重要，从总统竞选到普通职员汇报工作都需要精心准备，以充分展示自我做好宣传，其中“精彩演讲加出色PPT辅助”是自我宣传的必不可少的杀手锏。 在此与大家分享一些PPT制作技巧的感悟，本次分享有三个篇章：一是思想篇，阐述PPT制作基本认知与提示避免要走的弯路；二是技巧篇，PPT制作全过程的方法与技巧讲解；三是工具篇，主要有一些辅助工具，PPT模板资源，相关学习网站等。

第一篇：思想篇

1、使用目的

我们都非常清楚PPT是微软公司所设计的演示文稿软件，主要供用户在投影仪或计算机上进行演示，广泛应用于演讲、会议、展示、商务办公等多种场合，其软件的开发初衷是通过PPT演示让我们与人沟通的更加生动与有效，因此PPT基本定位就是沟通的辅助工具。 我们需要清楚认识PPT能为我们做什么，简单的来说就是帮助我们沟通打腹稿与提示，如奥巴马总统的精彩演讲都有配有PPT支撑（据新闻报道，一次PPT出了问题，他的演讲大不如从前，逻辑不强，漏洞很多），从这个例子可以看出PPT的重要性，但我们也不能过于夸大PPT的功能，PPT也只是我们沟通的辅助工具，演讲过程中，PPT是提示、演示的工具，不能代替演生动、煽情的演讲者本身这个焦点，不能喧宾夺主。因此，清晰的定位PPT为沟通的辅助工具是我们使用与制作PPT的根基。

2、观看对象

PPT拿来做什么用途，给谁看，直接决定着你这个PPT如何制作，因此，搞清楚PPT观看对象是制作PPT的最重要的一步，根据经验判断你要展示PPT的观看对象基本需求是什么，通过我这次展示要达到什么目的。不同的观看对象直接决定着PPT制作类型与风格，例如面对万人演讲，PPT必须是简洁、生动、醒目（字必须要少，而且字体必须要大）占据其内容大多是有震撼力的图片；科研汇报或咨询成果展示，PPT大多内容详实（文字不会少）、模型与图表内容较多。在我们制作PPT实践中，会不断去总结与判断针对不同观看对象的PPT该是什么样子的。

3、制作原则

大道至简，结合本人多年的实践与前人的经验，我认为PPT制作应该遵循如下几个原则：

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（1）换位思考原则

上面提到我们使用PPT的目的及针对不同观看对象，我们始终是把要沟通的对象放在第一位的，我们在制作PPT过程中和制作完成后，我们要始终要想，观看的人能一下明白、简洁、直观吗？以对方的角度去看问题和做事情，更容易得到对方赞同与理解，因此我们在制作PPT的过程中，要始终把观看对象放在第一位，做到换位思考原则。例如我们是听众和观看者，看到有一百多页PPT和密密麻麻的小字，我们是什么感觉，我想大家第一感觉就是催眠曲来了，通过从听众与观看者的角度出发，我们要严格控制PPT篇幅与内容，业内也有很多人提出“10/20/30法则”，即演示文件不超过10页，演讲时间不超过20分钟，演示使用的字体不小于30点。

（2）简单易懂原则

我们制作PPT大多是为演讲辅助之用（除有些特殊做研究参考之用），内容简单易懂是其基本原则，要做到观看者看到其PPT演示页，无需思考就能看明白，而且能记住。因此在制作过程中，需要把握几个方面，如每页标题需要简洁醒目，只能有一个重点，相关论据观点不易超过4个，并且每个观点需要高度概括。据我们人类对文字、图表理解与接收快慢与难度，我们制作PPT要坚持“能用图，不用表，能用表，不用字”的一个原则。

（3）逻辑清晰原则

制作PPT和我们讲话一样要讲逻辑，清晰的逻辑能让别人更能听清楚与记住我们所说的内容。PPT的灵魂-逻辑大到整篇演示稿怎么来进行阐述，先说什么，后说什么，最后总结什么等等，小到每一页PPT要讲什么，这个主旨需要哪些论点支撑等等。好的有清晰的逻辑演示稿能让观看者顺着我们思维逻辑走下去，更易融入其中，较容易达到我们演讲沟通的目的。

4、修炼阶段

学习PPT制作没有捷径可走，需要我们大量的学习与实践，方能制作出满意的成果来。我们修炼制作PPT犹如学习一门武功一样，都要经历基本功、招数练习和融会贯通三个阶段。

（1）基本功阶段：首先必须要掌握PPT软件主要功能技巧学习，如PPT模板设计，插入图片编辑等基本技能，其次要掌握与PPT制作相关辅助软件的学习，如PPT辅助画图软件Think cell，图片处理器Photo shop等。最后需要掌握结构化表达的一些基本技能，如学会选择模板或画出模板来表达观点等。

（2）招数练习阶段：这个阶段重要的是掌握针对不同的观看者、不同的场合，我们如何完整清晰的表达我们的观点，做到很好辅助我们沟通的目的。这个阶段学习是最长的，也只有通过我们勤加苦练和多做才能悟出其中的道道来，如整个文稿的逻辑怎么安排，大的目

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录怎么做，每个大目录下分几个小部分阐述、颜色如何搭配、图表如何运用，字体大小讲究等等每个招数学习都不是一蹴而就的，需要在多做的过程中去反复自我审视和他人的建议去改进，招商练习阶段可以先从一页PPT制作开始，从一页PPT基本布局、字体设置、颜色搭配等着手，逐步完善，找出感觉，也可以借鉴模板优秀前人所做PPT，模仿着去做，这样效率较高。

（3）融会贯通阶段：结合软件的基本技能及制作相关招数的掌握，我们能形成一套自我的PPT制作套路，也就如我们说的武功大功告成，这个融会贯通阶段，在制作过程中，并没有多少招数与技巧指挥你怎么出招，而是形成意识性制作习惯，也就是我们常说的“无招胜有招”，达到这个阶段我们制作PPT效率和展示效果都达到一定水平，虽然达到这个阶段，但并不是说不用在学习与进步，在制作的过程中也回过头来检视自己，否定自我，再行进步，把武功修炼到更高层次。

5、常犯误区

（1）上来就往PPT上写，不注重前期策划：我们都说过逻辑思考是PPT的关键，好的PPT一定经过精心策划出来的，所以，在制作前我们需要相关素材及内容筹划好，结构安排心中大致有个方向，才可以动笔开始制作，这样的成效最高，这也是很多新手最容易犯的误区。

（2）文字太多：整篇PPT文稿基本都是文字，基本的做法就是把WORD文稿上的直接复制上去了，全是文字的PPT视觉效果还不如WORD展示好，目前以文字为主的PPT制作基本以高校学术及新手制作为多，很多人会说，写的文字太少，别人不明白或我讲的时候没有依据，不太好讲，这正是犯了PPT制作的大忌，PPT制作是辅助沟通的工具，而不是让你拿来做演讲用来念的稿子，我们需要针对每页PPT所展示的观点，形成自己的语言，而非对着PPT上的文字去念，因此，要想制作一篇好的PPT应该以图表为主，文字需要高度概括及精炼才行。

（3）颜色搭配我行我素：颜色搭配犹如我们人所穿的衣服，是衬托整个PPT视觉效果的关键，有些初学者自认为自己喜欢什么颜色，就把PPT文字或图表搞成自己喜欢的颜色，有些直接把PPT做成大红或大绿的颜色（我最初也犯过这样的错误），前面原则中提到过，要有换位思考的原则，我们做的PPT是给别人看或欣赏的，我们的颜色搭配必须适合大部分的人的视觉偏好的，从人的视觉程度上来看，有些颜色是不适合放在一起的，如深红与深绿搭配，让人的感觉很突兀，刺眼，感觉不舒服。

（4）太过注重技巧与特效：初学者都有一种好奇，把自己的做PPT搞成动画、音效俱全的，这样才能显示出专业性，其实不然，很多情况下，PPT的动画和音效在较多商务场合下应用是不恰当的，因为动画与音效是具有较大吸引力的，把听众更多注意力转移到看动画

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与听声音上了，而无法专注于你所讲内容上，因此，现在很多商业PPT制作基本都不做动画与音效，简洁大方的PPT配合生动的演讲能够达到沟通更好的效果。

第二篇：技巧篇

上面的思想篇更多讲述了PPT使用的目的、观看对象、制作原则、修炼阶段及常犯误区等，更多的是从“道”上去阐述PPT制作的方方面面，此篇重点从“术”上去揭示PPT制作的相关技巧与方法，让我们真正掌握拿来一个PPT制作任务时，我们该如何下手，从哪里下手，以及掌握哪些在做的过程中快捷有效技巧与方法等。

1、制作步骤与过程

我们都非常清楚制造业非常讲究工艺流程的把控，因为相关步骤与流程是提高工效的关键，因此PPT制作也要讲究制作步骤与过程的把控，虽然我们每个人的习惯不同，制作PPT的步骤与过程也会因人而异，但是在多位前人的经验的总结下，还是有些制作步骤值得借鉴和参考。坚持一段时间做一件事和专业分工规律，我把PPT制作步骤与过程分成如下5个。

（1）前期准备：形成良好的前期准备的习惯，对于提高制作PPT制作成效显得尤为重要，前期准备一般包括：几个相对固定的母板（根据不同的PPT风格要求选择不同的母板，不需要太多，3个左右即可，形成有自己特色风格，设定好的模板对logo显示、文字大小，颜色搭配，正文内容格式都有固定风格于与模式，所以在后面内容及图表编辑过程中就不提文字大小、颜色搭配等，这是前期模式化固定好的）、图表资源库（能够做到分类，要熟悉，根据不同内容能够快速调用）、其他素材资源及工具（包括PPT软件及辅助工具的准备，其他常用的图标资源等），这个前期的准备是一个基础性的工作，对以后我们制作每一个PPT都有很多帮助，务请初学者尽快建立起自己的范式与资源素材库。

（2）逻辑构思：想好我们我这篇PPT需要展示的主旨是什么，有哪些部分构成，相关的观点与结论都要有个基本的设想，采用的结构逻辑是什么，如我们写作文，如议论文格式，采用总分、分总、总分总等模式，整篇PPT中是否在完成一个部分需要一个总结篇，整篇完成后，来个总结篇，总结篇放在文稿最前面还是最后面？总之，逻辑结构是整个PPT的大致骨架与灵魂。

（3）填充内容：在定好整个PPT逻辑构思后，PPT的大致骨架与灵魂基本显现出来，我们需要根据这些骨架上去填充血肉，也就是我们所说的内容部分，填充内容从细分如下3个步骤，第一步是资料搜集、阅读与整理归纳，好的素材与数据对于PPT支撑显得尤其重要，因此资料素材的质量与归纳总结的好坏对整个PPT质量起着关键作用。第二步，根据整理归纳的资料及文字粗略放在整个PPT篇章上，按照前面的逻辑构思上去放，这个时候无需对文字内容进行太多的编辑与提炼、删减等，重要的是先把内容放上去，血肉大致轮廓要出来。

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第三步，也是较为重要的一步，对每个部分及每篇PPT的文字进行编辑、删减、提炼、及相关表达方式的修改（如避免使用过多的专业术语，能够相对有些口语化的词句，做到简单易懂），这个步骤可能需要花费的时间较多。填充内容过程中，我们也要注意整篇PPT长度与内容多少，是否合适，根据我们换位思考原则，进行再调整。

（4）图表编辑：经过上面内容的填充，整个PPT的框架及内容都有了，剩下的就是把这些内容进行结构化与图表化，让观看者更容易理解。首先想着怎么把这篇PPT结构化掉，如让观看者一眼就懂，无需思考，首先要做到每篇PPT标题简练醒目，其次看看PPT内容哪些可以做成图，哪些可以做成表，如有些内容带有数字、流程、因果、冲突、趋势、时间、并列、顺序等都可以我们准备好的素材模板进行结构化处理，有些可以用表格来表达，实在不行最后文字来说明，前面也提到过要坚持“能用图、不用表；能用表，不用字”的基本原则。有些只能用文字来表达的时候，我们配上和文字内容相关的图片，也能使我们的表达更加形象和直观。图表的编辑需要我们不断的去搜索与积累相关素材，理解这些内容该如何有效结构化处理，以及一些配图如何美化处理，因此图表编辑也是体现PPT制作的基本功，可以参考一些别人优秀的PPT文稿，借鉴吸收其结构化思想，不断积累与持续创新学习。

（5）检查修改：经过以上步骤的操作，整个PPT文稿基本成形，但离成稿还有关键的一步就是通篇阅读、检查、修改。整篇PPT文稿制作完后，至少需要在放映模式下通读三遍，在通读过程中去思考有哪些地方表达不恰当、标题提炼不准确、总结不完善、内容结构化处理不好，以及是否有错别字等等，如果有可能的话，可以把自己修改完成后PPT文稿让旁人阅读一下，提出对这篇PPT的建议进行适当修改。

经过以上五个步骤就完成一个PPT文稿的制作全过程，根据我多年实践，这五个步骤按照用时来看，占到最多是填充内容，约占到50%，其次是图表编辑30%，再次是逻辑构思，约占10%，最后是检查修改，约占10%。（注，前期准备如果有先期积累，无需花费时间）。

上面五个基本步骤，看起来并不难，但是真正掌握，实际运用起来还是需要一个过程的，在这期间，我们只有通过“多做、多模仿、多积累”来进行提高，别无捷径，勤加练习直至融会贯通，借鉴参考高手的作品，进行模仿是快速提高的有效办法，在平时搜索资料和制作PPT过程中多积累素材库资源，能够起到事半功倍之效，平时要对这些素材库做好分门别类的整理，以备后用。

2、技巧归纳

（1）母版设定：通过母版设定可以提高整个PPT编辑效率及整体风格的统一。母版主要有母版标题、页面高度与宽度、母版文本、母版色调、母版底色图片、母版项目符号、母版LOGO等设置内容，固化几种母版模式，以备后用，根据不同的题材与风格选用不同的母版。可以收藏与借鉴高手的母版。

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