第03章 收文处理及训练Word

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　文书学教学内容之三

　　签收→登记→审核(分办)→拟办、批 办→承办→催办→注办主讲：李成武

　　版权所有只供学习参考

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　第03章 收文处理

　　一、通用公文收文程序

　　收文处理指对单位收到公文的办理过程 任何一个社会组织，既是一个发文单位，同时又是一个 收文单位。 收文处理程序：签收→登记→审核(分办)→拟办、批 办→承办→催办→注办

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　通用公文“收文处理程序”

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　纸质文件处理程序 示意图

　　通用公文“收文处 理程序”

　　年度号卷 号

　　分类号件 号

　　保管期限总页数

　　2008

　　XZ111

　　永久共 22 页

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　二、签收 收到公文后，进行确认、清点、核对、检查，并在对 方送文薄上签字。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　三、拆封 又称启封。轻拆、细看、完整。 ①如发现误送或请示、指导性文件无发文机关领导签 字或盖章及其他手续不全的，应及时退回原发文单位； ②发现附件、页码等不符的，应立即查询； ③收文上没有标题或标题不全的，应根据内容拟出标 题； ④若封内有回执单的，要将回执单填好，并将其返回 原发文机关； ⑤注意密件、亲启或亲收件的拆封权限。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　来函、收文(平行文)、邮件处理案例 秘书邓小姐上班刚上班一周，上司让她负责处理公司的邮 件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送 信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上，边打电话，边 拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开 了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，也没注意。她 抽出所有的来信放在一边，把所有的信封放在了另一边。 邓小姐拿起一张信纸看了看，只见上面写着：“亲爱的 红……”,她意识到拆错了信，匆匆把信塞回信封，又用 胶水粘了起来(但外表还是有些痕迹)。她又看了几封信， 其中有一封是急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封 信混到一起放在上司的办公桌上。这时上司拿来写有美国 地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐 按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的 上面，把本公司的地址打印在右下角。 1、你认为邓小姐处理邮件的方法是否正确，为什么？ 2、正确的处理邮件的做法是怎样的？

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　答案： 1、邓小姐处理邮件的方法不正确。因为： ①写有某某人“亲启”、“亲收”的私人邮件秘 书不应拆封，应交本人或本人委托的秘书启封， 文书人员不得拆封启封(密件应交机要室或机关 指定管理机要文件的人员启封); ②对邮件的分类应按照发件部门的名称或按邮件 的重要性分拣； ③在接收邮件前应仔细检查是否本公司的邮

　　件。 ④寄往美国的信封打印错误。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　2、正确处理邮件的做法为： ⑴对邮件分类有： ①按照收件、发件人的姓名分拣； ②按照收件、发件部门的名称分拣； ③按照邮件的重要性分拣 ⑵机要邮件和写有某人亲收(启)的私人邮件不应拆封； ⑶除了私人邮件、普通广告、推销信、征订单外，其他 公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记；登记 时应写明：编号、收到日期、发出日期、收阅人或部门、 邮件种类及处理办法等； ⑷拟写邮件应做到：选用正确的称呼，正确行文，注意 不同的打印方式；请上司签名或盖公章。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　四、登记

　　签收：收到公文后，在对方送文薄上签字。 拆封：注意密件、亲启或亲收件的拆封权限；细心检查。 登记：收文登记是记录来文特征及处理相关项目 (去向) 等。收文登记的形式： ①簿册式登记 ②卡片式登记 ③联单式登记(复写多联) ④文档管理软件著录(电脑登记)。 目前普遍使用的是簿册式收文登记簿：

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　舒美服饰有限公司的张秘书12月3日收到一份市人民 政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知(府办发 〔2013〕16号；落款时间是2013年12月1日)。通知说明将在 12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企 业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通 知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材 料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题， 认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此 没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒……

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　五、摘编

　　签收：收到公文后，在对方送文薄上签字。 拆封：注意密件、亲启或亲收件的拆封权限；细心检查。 登记：收文登记是记录来文特征及处理相关项目 (去向) 摘编。在重要收文投入办理之前对其所作的加工。目的： 为办理公文提供方便，节省公文运转时间。种类：①文 摘、提要可以附在公文上(含文件处理单)一并送领导 者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、 《来文摘报》等内部刊物上(信息刊物)。②综述、数 据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快 报》等内部刊物上。 朱镕基：“国务院有两个刊物办得不错。一个叫《昨日 要情》,把国务院所有领导同志前一天的批语全部登出 来；一个叫《值班快报》,刊登各地区发生的一些较大 的事件”。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　六、分办、传阅 经审核(检查，非修正)登记后，对符合要求的公文， 分送领导或有关部门阅读(阅件)、办

　　理(办件)。 对不符合要求的公文应作退文处理。 分办、分阅时需在文件最前面附上文件处理单。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　六、分办、传阅

　　阅文单

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　收发文处理案例：结合案例分析，分组(5人1组)轮流模拟 市旅游局外收发人员(由内收发李秘书来做)对 收文签收、启封后，将《市林业局关于申报市级旅游 风景区的函》(请批函；组每人模拟撰写1份请批函)径送 局办公室王主任。王主任在公函空白处写到：“建议 处与处共同办理复文，报请刘局长阅批。”刘局 长阅毕拟办意见，用铅笔圈阅，以示同意。承办单位遂开 始办理复文、会商(批答函；组内每人模拟撰写1份批答函 即复文并进行初审即自审：需在“发文稿纸”上拟稿)。 王主任对拟好的文稿进行审核。刘局长随即在“发文 稿纸”的签发栏内签批：“拟同意发出。刘, 年月日”。随后，文稿由李秘书(内收发； 前面几个环节，秘书别忘记催办)交付文印室(由李秘书 代)打印(缮印)。校对文稿时(校对),王主任突然发 现遗漏了重要事项，于是又对文稿作了相应补充。然后按 规定程序缮印、盖印、存本(正本)归卷、正式向外发出 (装封、传递、注发)文件。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　案例分析：1、在本案例中，外收发人员违反公务处理程序，不应 当将文件启封，并直接交给局办公室王主任。该局应当分 清内外收发程序，应由外收发人员将文件交给内收发人员， 由内收发人员将文件交给拟办人员处理； 2、王主任作拟办工作，建议由两个处办理复文不妥， 谁是主办？谁是辅助办理？责任不明确； 3、刘局长不应用铅笔“画圈”的方式表示意见，应在 批办单上用钢笔书写明确的办理意见。铅笔书写不符合存 档要求； 4、王主任将文稿交付打印时，发现遗漏问题，不能直 接补充后即付印文件，应当请示签发人核签后，再行办理； 5、办事过程，没有使用专用的登记单、拟办处理单和 批办、承办、注发等表格，不规范。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　文件流转-收文处理实训 本周五文书学课上，结合相关知识，模拟所发资 料《实训资料2:文件流转-收文处理》中“五、 案例分析”正确的处理程序。 1、自行分组5人1组：按照案例中提供的角色分工， 每人扮演1位，轮流模拟一遍(组内每人一遍); 2、在组内相互打出1、3、5分(必须各占1/3)。 2课时； 结束后，模拟资料上交(不要整本);成绩交小 秘书统计、登记。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　GB/T 9704—2012

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　摘编

　　摘编

　　公文处理工作是指公文拟制、 办理、管理等一系列相互关 联、衔接有序的工作 各个环节之间具有连续性、 确定性、不可逆转性。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　舒美服

　　饰有限公司的张秘书12月3日收到一份市人民 政府办公厅关于召开冬季防火工作会议的通知(府办发 〔2013〕16号；落款时间是2013年12月1日)。通知说明将在 12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企 业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通 知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材 料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题， 认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此 没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒……

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　六、分办、传阅 1、分办原则。总原则：先请主管领导阅示。① 按照职能分工或领导批示转请有关部门研究办理； ②属参阅、知照性质的公文，由公文处理部门分 送处理。 另外，分办时—— 掌握“三先原则”:急用的先办，主管领导、主 管部门先看；不要漏掉主管部门、领导和主要有 关部门、领导； 分清“速件”和“平件”。即首先要分清主次先 后、轻重缓急； 分清“阅件”和“办件”。即办件先办。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　六、分办、传阅 如果来文少，而分办的部门多，可以复制； 严格控制传阅范围。重要来文，特别是上级机 关的重要来文，应向领导请示后再确定分办范 围； 为领导筛选文件，呈送前要对来文进行分类、 摘编；把重要的、有阅读价值的文件送上去， 一般的就不再呈送。 需要公开的来文(公知、应知的),一定要公 开张贴或传达到有关人员。

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　六、分办、传阅

　　2、组织传阅： 办件传阅顺序：①主管领导→②其他领导→③主要领导。 阅件传阅顺序：①主要领导→②主管领导→③其他领导 及需要阅知的部门或机构； 电子公文传阅顺序：按照系统设置的程序传递。 办毕文书的处置 归档文件的整理(立卷) 销毁 清退 暂存

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　六、分办、传阅传阅顺序提示条请按数字顺序传阅 传阅人姓名 传阅顺序收文日期：2002年9月10日

　　签名

　　时间

　　爱德华兹夫人鲁伯斯先生 琼斯先生 尼尔森女士

　　21 4 3

　　埃里先生File

　　5存档

　　请签上姓名缩写字母、日期并传给下一个人

　　高校文书学课程最新内容之一。适用范围：秘书学本科专业

　　文件轮阅(处理、阅文)单来文机 关 办公室拟 办意见 阅者签 名 校工会 事 由 关于收回原艺术教研室钢琴 的意见请 校 长 阅

　　份 1 数

　　阅后意见

　　传阅部门

　　孙 李 王 解

　　请校工会、实验设备管理处、学 院三家协商解决

　　校长 办公室

　　注意：文件不要擅自抽出；阅后请退回。

　　《意见》中所述情况与实际情况不符 学院 设备处 工会办公室(章)

　　年月日