高效会议管理Word

上传者：翟俊芬
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上传时间：2017-06-03
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高效会议管理Word

　　高效会议管理

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　　你喜欢开会吗？你讨厌开会吗？为什么？结合你参加的会议谈谈自己的看法。你觉得什么样的会议是高效的？分享一下你过往开会的模式

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　　算算看，你一月内总共1、开了几个会？

　　2、为会议花掉多少时间？3、因为开会达成几项共识？ 4、因为开会完成几个结论？ 5、因为开会耽误多少工作？

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　　第一部分：会议概述

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　　一、会议的意义二、会议的目的三、会议的种类四、会议的频率五、会议的成本

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　　一、会议的意义1.会议是一个集思广益的渠道

　　图1-1 集思广益图会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

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　　2、会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

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　　3、会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

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　　二、会议的目的1、开展有效的沟通； 2、咨询传达； 3、监督员工的工作进展情况； 4、达成协议，解决问题； 5、决策和资源共享； 6、开发创意； 7、激励员工的士气。

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　　三、会议种类按人数分类团体会议一对一会

　　按开会方式分类面对面会议电话会议

　　按开会目的分类宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬或批评别人的会议临时处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议

　　议

　　视频会议

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　　四、会议的频率1.固定的部门会议

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　　2.全体会议

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　　3.处理突发事件的会议

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　　4.一对一会议

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　　五、会议成本的计算1、会议的时间成本时间成本=参加会议人数*(与会者的准备时间+与会者路途时间+纪要整理时间+其他时间)

　　2、直接的会议成本直接成本=会议设施费用+场地费+文件准备费等

　　3、效率损失成本不能及时解决生产存在的问题带来的影响等。

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　　二、高效会议的八大特征1、只有必要时才召集开会； 2、要经过好好的筹备； 3、拟定和告知了会议议程； 4、严格遵守时间(准时结束的前提是准时开始); 5、一切都是按部就班； 6、请了最有经验的人出席； 7、结束时作出了评论和归纳总结；

　　8、记录了决定、建议和负责人。

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　　三、会议规范-会议本身

　　有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。出席讨论和政策的会议人数以5-7人最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告或信息沟通(比如例会) 所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应收到会议纪要(备忘)。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

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