文件发放、回收、报废及修改管理办法

上传者：何英姿
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上传时间：2017-06-04
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文件发放、回收、报废及修改管理办法

　　人力资源部

　　文件发放、回收、销毁及修改管理办法

　　编制：

　　审核：

　　批准：

　　发布日期：

　　实施日期：

　　XS/WI-RS038 文件发行、回收、销毁及修改管理办法 A/2 1 目的

　　1.1 为了更有效地控制公司文件,明确文件的最新状态，确保文件的正确使用及统一有效版本,特制定此文件。

　　2 适用范围

　　2.1 适用于公司所有受控文件。

　　3 职责

　　4.1 人力资源部负责对受控文件的发行、回收、报废及修改的统计工作。

　　4.2 相关单位配合企划部开展文件的发行及评审工作。

　　4 工作程序

　　4.1 为了方便工作的查阅及回收,各部门受控文件必须安排专人妥善保管。

　　4.2 除人力资源部依规定复印适当份数并盖受控章发行外，使用单位或个人不得私自复印或传真任何受控文件，发现一次罚款10元。

　　4.3 文件的状态

　　4.3.1 文件发行

　　体系运行文件由各相应部门拟制及审查内容，文件审查完毕后交企划部确认无误后受控发行，相关记录记录于《管理文件发放、回收登记表》和《技术文件发放、回收登记表》中，依照《文件受控发行管理办法》执行。

　　4.3.2 文件回收

　　回收旧版文件时，人力资源部将电话通知各相关部门文件管理负责人，并把所需回收文件名称及编号详细说明，回收文件相关信息记录于《管理文件发放、回收登记表》中，技术文件回收则记录于《技术文件发放、回收登记表》中。各部门文件管理负责人根据通知时间及回收明细，及时提交旧版本文件。回收的作废文件，除保留一份备查外（须加盖作废印章），如旧版文件遗失一份，对该部门罚款10元，并填写《文件补发申请单》取得新版本文件。

　　4.3.4 文件制定或销毁

　　因生产工艺变化或部门变更等因素，导致文件新制定或废弃等情况，由文件部门提出申请，并填写《文件制定/销毁处理单》交人力资源部核准，销毁文件需保存一份以便备查，相关记录记录于《文件制定/销毁处理单》中。

　　4.3.4 文件修改

　　(1)文件修改的范围和内容：文件的修改，尽限于我公司发行的受控文件。

　　(2)文件修改由文件编制人或文件编制部门填写《文件更改通知单》经批准后 1（共3页）

　　XS/WI-RS038 文件发行、回收、销毁及修改管理办法 A/2 进行内容修改，由人力资源部采用换页制盖小五角星章受控。相应修改信息记录于《修订记录》中。

　　4.4 文件处罚标准

　　4.4.1 回收资料时丢失1份文件,责任人罚款10元。

　　4.4.2 人力资源部将随时抽查各使用单位文件是否为受控、最新版本/版次,若发现有旧版文件存在使用的罚款10元。

　　4.4.3 使用部门及时发现受控文件丢失后，经部门主管确认后主动向人力资源部提出申请补发的，则免除罚款，由人力资源部依照《文件补发申请单》进行登记补发。

　　2（共3页）

　　XS/WI-RS038 文件发行、回收、销毁及修改管理办法 A/2