第29.30.31.32课时档案实务操作Word

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　　档案工作

　　归档文件整理操作实务

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　　课程内容1. 文书档案以件为单位整理要点

　　2. 科技档案整理要点3. 会计档案整理要点

　　4. 特殊载体档案整理要点5. 实物档案整理要点

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　　1文书档案以件为单位整理要点

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　　文书档案以件为单位整理要点以“件”为单位整理的前提： 适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要

　　件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位 形成 是自然的 形式 是单个独立成册的(实体上装订在一起，编目时体现为一条目录) 效用 是独立可用的 是文件归档时的基本保管单位

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　　文书档案以件为单位整理要点① 按“件”装订② 分类

　　③ 排列④ 编号 (室编件号)

　　⑤ 编目⑥ 装盒

　　(归档文件目录)

　　⑦ 排架

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　　① 按“件”装订一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。

　　特殊情况： 正文与定稿，为一件； 原件与复制件， 为一件； 正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件； 式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单(如每周 安排、统计表、介绍信等),可以装订在一起作为一件;

　　正文与文件处理单，为一件； 正文与发文稿纸， 为一件；

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　　① 按“件”装订特殊情况： 来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函), 原则上各为一件，也可合为一件； 会议记录和会议纪要，原则上各为一件；

　　一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲 话、新闻报道稿等文件各为一件； 归档前已自然成本(册)的会议记录本、各种簿册(名册、 图册等),按其固有的装订方式，每本(册)各为一件； 重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一 件；

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　　① 按“件”装订装订前对文件的修整：整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材 料应符合档案保护要求。 例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨 水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。 装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易 锈金属物、大纸张折叠。

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　　① 按“件”装订注：保管10年的文件可保持原状， 已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动 装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角， 一般只订一钉； 注：一个单位的装订方式应该统一

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　　① 按“件”装订装订顺序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 中文版本在前，其它文种版本在后； 发文稿纸在前，正文在后； 文件处理单在前，正文在后；

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　　② 分类一般采取“保管期限—

　　年度—组织机构(问题)”的复式 分类法。 即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 再在年度下面按机构(问题)分类。 采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排 架，便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。

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　　② 分类按年度分类：(1)以每年1月1日至12月31日为一个自然年度

　　(2)跨年度形成文件的处理： – 请示与批复，放在复文年； – 规划放在针对的第一年； – 总结、决算、报表，放在针对的最后一年； – 会议文件，放在开幕年； – 两个内容文件，归入主要内容针对的年度；

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　　② 分类按组织机构分类：(1)按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、 政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列 后 (2)跨部门形成文件的处理： – 业务部门起草单位名义发文，归综合部门 – 联合办理文件，归主办部门； – 单位名义召开综合性会议文件，归综合部门； – 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归 业务部门； – 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；

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　　③ 排列归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要 程度等因素进行排列。

　　① 不同保管期限的文件，需分别排列。 ② 不同机构(问题)的文件，按分类方案设臵的机构(问题) 序列排列。 ③ 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列； 事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集 中排列在一起。 ④ 因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成 年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。

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　　④ 编号(室编件号)档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号： 例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”, 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“1” 开始逐件编号，形成一个流水号。(即每年3个流水号)

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　　④ 编号(加盖归档章)在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。 注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。

　　归档章馆编 件号 保管 期限 室编 件号

　　全宗号

　　目录号

　　年度

　　类别

　　页数

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　　④ 编号(归档章)馆编 件号 保管 期限 永久

　　归档章年度 2010 类别 室编 件号 页数

　　全宗号

　　目录号

　　档案移交进馆时填写

　　档案室填写

　　机构(问题) 按机构分类的，用中文填写分类方案类 目的机构名称或其规范化简称； (按问题分类的，用中文填写类目名称)

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　　④ 编号(归档章)馆编 件号 保管 期限 永久

　　归档章年度 2010 类别 室编 件号 页数

　　全宗号

　　目录号

　　室编件号：在同一保管期限、同 一年度里，按文件的排列顺序从 “1”开始逐件编号，形成一个 流水号。 注：不同类目之间不能交叉编号。 编号必须与分类方案一致。

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　　⑤ 编目(归档文件目录)依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

　　它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。

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　　⑤ 编目(归档文件目录)归档文件目录用纸采用A4 型；

　　归档文件目录应装订成册。应包括目录 封面和归档文件目录二部分。

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　　⑥ 装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒 脊和备考表。注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构(问题)的归档文件可放入同一盒中；

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　　⑥ 装盒

　　盒脊年度 保管期限 机构(问题) 起止件号

　　2010 永久办公室

　　1-7

　　盒号

　　1

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　　⑦ 排架归档文件装盒后，上架排列 应与本单位归档文件分类方 案一致，盒脊朝外，便于实 体管理。 一般先按保管期限、再按年 度、机构或问题排列，具体 排列顺序根据分类方案。

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　　2

　　科技档案整理要点

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　　科技档案整理要点① 分项目、组卷、排序 ② 修整、编号 ③ 编目(卷内目录、备考表) ④ 装订、装盒 ⑤ 编制封面 ⑥ 编制案卷目录 ⑦ 入库上架

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　　① 分项目、组卷、排序科技档案一般有 产品、科研、基建、设备 四大类。 特点：具有成套性。 方法：按项目形成阶段组卷、排序

　　产品档案一般有： 市场调研、立项； 设计、产品标准； 图纸、工艺； 工装、包装； 鉴定、检验； 创优； 质量分析。

　　科研档案一般有： 调研、申报立项、 研究、试验、 总结、鉴定、 报奖、推广应用。

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　　① 分项目、组卷、排序基建档案一般有： 依据性文件(可行性研究、 立项、审批); 基础性文件(勘探、测绘、 征迁、招投标); 设计文件、 施工文件、 监理文件； 竣工验收文件； 评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。 设备档案一般有： 随机文件； 合同发票(或复印件) 开箱验收； 安装调试； 使用维护、 更新改造。

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　　② 修整编号修整：去钉和折叠。

　　大于A4的图纸采用“手风琴” 式折叠，使标题栏外露。

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　　② 修整编号档号具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。下图是某基建项目档案档号编制的例子： 其施工阶段的第3卷档案(项目中第104 卷档案)表示为： JJ sbh—III—3/104

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　　③ 编目(卷内目录、备考表)、④ 装盒采用不装订方式的，将卷

　　内目录、归档文件材料、备考表依次 装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。

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　　⑤ 编制封面案卷题名：编制在卷盒或软卷皮的正面

　　特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面， 档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订 方式的，要编制档案盒的封面。

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　　3 会计档案整理要点

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　　会计档案整理要点会计档案的归档范围是会计核算材料， 即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、 银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财 务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入 会计档案归档范围。 提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一 定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案 室提供会计档案目录。

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　　4

　　特殊载体档案整理要点

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　　特殊载体档案整理要点特殊载体档案按不同载体形式分成：

　　照片(底片) 录音带 录像带 光盘 计算机磁带等类。

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　　照片档案整理① 分类： 一般是“年度-问题”分类法

　　② 组卷：③ ④ ⑤ ⑥ 照片编号： 编制说明： 装册 编目：

　　分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册“卷号—张号” 一种是单张说明，一种是组合照片说明

　　卷内目录、封面、备考表、脊背等

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　　照片档案整理组合照片说明(可放在本组照片第一张照片的上方)

　　单张照片说明

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　　照片档案整理

　　照片档案卷(册)

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　　录音录像带整理；光盘整理一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位， 可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一 个流水号，录像档案一个流水号。

　　要编写文字说明，与录音带、录像带一起保存。

　　光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然 形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。

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　　上架入库特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温；

　　照片档案上架竖放，不应相叠平放；录音、录像档案要求防磁，录音(像)带、磁带分别单个放入塑料盒或 专用存贮柜(防磁柜)平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密 集架上； 光盘放入塑料盒或光盘档案册； 不能放臵樟脑丸等挥发性药物

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　　5

　　实物档案整理要点

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　　实物档案整理① 区分载体：一般按种类分为 证书、奖牌、奖杯、锦旗……

　　② 清洁修整③ 分类排序：按证书、奖牌、锦旗、奖杯……分类，并给予1、2、3、 4……的代码(在总体分类方案中标明),同一类的实物档案按时间 顺序排列 贴标签：贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上

　　填写实物档案 的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。 编制目录 入库上架

　　④

　　⑤ ⑥

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　　谢

　　谢

　　!