信息文书与档案管理_08档案的收集Word

　　内容涉及信息工作,文书的种类、体式和稿本,文书的撰制,文书组织工作,文书处理与管理,档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用与编研,专门档案与特殊载体档案,电子档案。

　　第八章 档案的收集与鉴定

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　　【学习目标】 (1)了解档案收集、鉴定工作的内容与意 义； (2)明确档案收集、鉴定工作的要求； (3)熟悉档案收集的方式和途径； (4)认识档案价值鉴定的原则； (5)掌握档案鉴定的方法。

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　　【引例】

　　“八千麻袋大内档案”事件

　　“大内档案”,是指存放在紫禁城内阁大库的档案。内 阁大库是明孝宗时修建，清朝继续延用。库内的档案 材料十分庞杂，有诏令、奏章、朱谕、外国表章、历 科殿试卷子以及其他文件，还有清初由盛京移来的旧 档、部分明末档案，是研究明清历史的珍贵资料。 1898年(光绪二十四年),大库由于年久失修，渗漏 严重，内务府决定修缮。议工期间，值八国联军入侵， 事遂停顿，一拖十年。1909年(宣统元年),有一个 库房塌了一个角，其他库房也很危险，必须马上修缮， 库内几百万件档案被搬了出来。一部分年代近一点的 档案移至文华殿，另一部分被认为年代久远，没什么 大用处的，准备焚毁。这事被著名考古学家罗振玉知 道了，罗赶紧请张之洞奏准罢毁。张当时是大学士、 军机大臣，兼管学部，他就委派罗振玉处理这批档案。 罗将其中一部分主要是历科殿试卷收藏于学部后楼， 其他档案装成了八千麻袋，移到清王朝所称太学的国 子监敬一亭里。辛亥革命爆发后。北洋军阀政府在 1912年打算建立历史博物馆，就在国子监成立了筹备 处，内阁档案是它的基本藏品。

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　　后来，博物馆筹备处迁到故宫午门楼，档案也随之移 至午门外朝房里，并有一部分堆在端门的门洞里。 1921年前后，北洋政府财政艰窘，政府各部门自筹款 维持。已有几年支不出薪水的教育部就把这批麻袋作 为废纸，称了称，大约15万斤，以银洋4000元拍卖给 了西单同懋增纸店。纸店搜拣了一部分档案出售，大 部分准备运到唐山、定兴去作“还魂纸”。深知这批 档案价值的罗振玉打听到这批档案的下落，以两倍的 价钱，把这批档案买了下来，并准备了书库储存它们。 1924年，罗将它卖给了前驻日公使李盛铎。价格是1.6 万元，约12万斤。李盛铎又在里面淘了一次，捞出了 不少珍奇东西，并将其中6万件给了溥仪。但他也没有 力量把所有麻袋都检视一遍。1928年李盛铎又以1.8万 元转卖给了中央研究院历史语言研究所。此时的档案 约10万斤，搬来倒去，十分杂乱，完整的约五分之一。 抗战前夕，该所将部分档案携至南京，几经周折，又 迁到台湾。剩下的大约5万斤，约1700麻袋，仍存放 在午门楼上，直到1958年，国家档案局派人对这些档 案进行了系统整理。

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　　上述事件表明：档案是保存起来的各种门类

　　的 原始历史记录，后人据此可以了解历史、明辨 历史真相，若档案丢失，会造成无法挽回的损 失。今天，我们一定要做好档案管理的首要环 节，即档案的收集工作和档案的鉴定工作，掌 握档案收集、鉴定工作的程序和方法。

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　　第一节 档案收集工作 档案收集工作是单位档案室工作的起点 和基础，是积累和丰富档案信息资源的 主要手段，是一项极其重要的档案业务 工作。

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　　一、档案收集工作概述(一)档案收集工作的含义和内容 档案收集工作是指征集和接收档案及有关 文献资料的活动。具体讲，就是按照党和国家 的规定，通过例行的接收制度和征集措施，把 分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的 零散档案，分别集中到各有关机关档案室和各 级各类档案馆。这一工作内容可概括为两个方 面，一是档案接收工作，即档案馆(室)接收 各有关方面移交档案的工作过程；二是档案征 集工作，即档案馆按照国家的有关规定，征集 散存在社会上的档案和有关文献资料的活动。 它是档案馆获取和积累档案史料的必要补充渠 道。

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　　档案收集工作的具体内容包括 以下四个方面。 1.政府机关、企事业单位的档案室对本 单位(部门)需要归档档案的接收。 2.政府机关、企事业单位的档案室对那 些未能及时归档档案的补充收集。 3.档案馆对现行机关和撤销机关的具有 长久保存价值档案的集中和接收。 4.档案馆对中华人民共和国建立以前各 历史时期形成档案的接收和征集。

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　　【小资料】

　　文件和档案的对话

　　有一天，年轻的文件看见年老的档案，便说：“喂，老头儿，你这么大 年纪，还有什么用，干嘛还不退休？” 档案有些生气地说：“你嫌我老了，别忘了，我年轻的时候为人们办理 公务并不比你差，你看，我身上记载着多少历史往事，说不定你没有我 还办不下去呢？” 文件赌气地说：“哼，我才不求教你这老头儿呢！”说完，被人送到办 公室去了。 过了一会儿，文件被一个人看了又看，这人慢慢皱起了眉头，把文件又 放下了……过了好久好久再无人碰它。这下，文件可急了，忍耐不住地 大叫起来，“喂！你们怎么还不批示、复文呀？赶快把我上报、下发 呀！”那人愁眉苦脸地说：“有一个历史问题还没搞清楚，不好批示、 复文。” 文件垂头叹气：“哎，真倒霉！”过了好久，有人送了一卷档案，文件 一看，惊叫起来：“这不是老头儿吗？你来干什么？”档案笑容满面， 还不等它回答就被人拿在手中，那人看了一会儿，顿时眉开眼笑，连说： “太好了！太好了！如果早知道你，就不会

　　耽搁这么久的工作了。” 不一会儿，附件写好了，那人立即在文件上写了批示，又把附件和文件 封在一起发了出去。 文件拍了一下附件说：“老弟，你身上写些什么东西？”附件说：“写 的是从档案那里查抄来的一个重大历史事件的详细情况，是帮助你解决 问题的。” 文件恍然大悟：“啊！想不到那老头儿的用处真不小啊！没有它的帮助， 我还不知要在办公室里呆多长时间呢。”

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　　(二)档案收集工作的特点 随着历史的发展,社会的进步,特别是 随着改革开放的不断深入,档案收集工作 面临着一些新的对象,新的任务,出现了一 些新的特点。

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　　1.预见性和计划性。根据档案产生和形成过程中具有的分 散性特点，在档案收集过程中，需要科学地预测和分析档 案产生、形成以及使用和管理的规律和特点。另外，档案 管理部门还应该全面了解和掌握本档案馆(室)主要档案 利用者的利用动向、特点和规律，使收集来的档案文献符 合档案利用者当前和今后的利用需求，使档案收集工作主 动地、有计划地进行。 2.针对性和及时性。档案收集工作，必须根据各级各类档 案馆(室)的收集范围，有目的、有重点、有计划地进行 收集。同时，档案收集工作者应具有明确的时间意识，根 据相关规定，将应当收集或征集的档案及时收进档案馆 (室),避免拖延迟误现象。 3.系统性和完整性。档案收集工作的系统性，从横向看， 就是所收集的档案在种类、内容等方面完整齐全；从纵向 看，保证收集来的档案能够反映出一个地区、一个部门、 一个系统的历史脉络。此外，还应充分考虑到档案的科学 文化价值及其在当前工作、生产、科研活动中所起到的积 极作用。这样才能使档案馆(室)真正成为社会各界和机 关、单位可开发利用的资料信息中心与参谋、咨询部门。

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　　(三)档案收集工作的要求 根据我国有关规定，档案收集工作的 基本要求是：加强档案馆(室)外的调查 与指导工作，实现入馆(室)档案的标准 化，保证归档和入馆档案的完整齐全， 保持全宗和全宗群的相对完整性。

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　　1.加强档案馆(室)外的调查与指导工作。档案收集工作是要解决档案的集中管理问题，这就要求在收 集工作中必须做好档案馆(室)外的调查工作，掌握入馆(室)档案 的形成、流动、管理、使用等方面的情况，以便科学地安排和指 导各相关单位或部门的档案移交工作。档案室必须注意研究和掌 握本单位档案的形成规律和特点，严格执行归档制度。各级各类 档案馆应当从本馆的性质与职责出发，对有关国家机构、社会组 织和个人的职能、地位、任务及形成档案的内

　　容、种类、保存价 值、数量、整理、保管等情况进行调查研究，科学确定应移交档 案的范围、时间和数量。在接收档案前，各级档案馆应当对确定 进馆的单位档案进行档案基本情况的调查与分析，协同档案行政 管理部门制订相应的办法，对有关单位的档案工作进行监督、指 导与检查，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项 准备工作。同时，处理好从文件材料形成到归档、从档案室到档 案馆的档案流程周期。既要防止为了急于丰富馆藏，过早接收档 案形成机关尚在经常使用的档案，又要防止个别单位把需要移交 的档案当做私有财产不愿移交，使档案长期分散保存在形成单位 甚至遭受损失。所以，在收集工作中应当妥善把握好收集的时机， 做到既有利于保护国家的历史文化财富又方便社会各方面利用。

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　　2.积极推行入馆(室)档案的标准化。所谓档案工作的标准化， 就是对档案工作中的一些管 理原则和技术方法，按照规 范化的要求统一起来。而档 案工作的标准化，应当首先 从档案收集工作中开始推行。 档案收集工作应当按照国家 档案局制定的《机关档案工 作业务建设规范》等文件的 规定进行，按照各级各类档 案馆关于全宗划分、分类、 案卷质量与格式以及编目等 方面具体而明确的要求，实 行档案入馆(室)的标准化， 将会促进档案入馆(室)档 案质量的提高。

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　　3.保证归档和入馆档案的完整齐全。按照档案归档制度的要求，一个机关或单位应将 本机关或单位文件处理部门或其他业务部门所形成的、 属于归档范围的文件，及时、系统地接收到档案室， 反对由形成单位、承办单位或个人分散保存。对档案 馆而言，应根据《中华人民共和国档案法》以及其他 法规性文件的规定，将属于本馆接收范围的所有立档 单位形成的、具有长远保存价值的档案，及时接收入 馆。对国家规定的应当立卷归档的文件，机关或组织 的有关部门必须按照规定，定期向本单位的档案机构 或者档案工作人员移交。国家规定不得归档的文件材 料，不得擅自归档。

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　　4.保持全宗和全宗群的相对完整性。全宗是一个单位档案的整体。 一个单位的各项工作不是孤立， 而是有联系地进行的，这就决定 了一个单位档案文件之间存有必 然的内在联系，使它们成为一个 有机整体。保持档案全宗的完整 是档案管理的一条重要原则。接 收档案时，一个机关形成的档案， 作为一个全宗，集中保存在一个 机关档案室或档案馆。一个全宗 的档案不宜分散保管，不同全宗 的档案也不能混杂。在档案 收集工作中，应注意保持相互有密切联系的一组全宗的

　　不可分散性。在一定时间、地点和社会历史条件下，各个 机关的活动既严密分工，又密切协作，相互依存。反映在 工作和生产活动中形成的文件材料上，相互间也有紧密联 系。这些互有联系的若干全宗，称为全宗群。全宗群与档 案全宗一样不宜分散。

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　　(四)档案收集工作的方式和意义

　　根据各类文件形成的特点和实际工作需 要，通过多种收集方式收集档案，以确 保档案收集的及时性和完整性。档案收 集主要采取的方式有日常收集、年末收 集以及定期收集等。

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　　1.日常收集。根据文件资料的形成和运转情况， 在办理完毕后，由归档单位及时收集。 2.年末收集。每年年末，各部门、单位对该年 度需要归档的文件资料进行盘查、清理，移交 给负责立卷的归档人员，以保证应归档资料文 件的完整齐全。 3.定期收集。对于日常收集和年末收集有困难 的文件资料，应根据其形成的实际情况适时收 集，以防散失。

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　　档案收集工作是档案工作的起始环节，在档案管理业务中处于重 要地位，对整个档案工作具有重要意义。 首先，从档案工作的业务流程来说，收集工作是档案业务工作的 首要环节，为下一步档案整理、编目、鉴定、保管、统计和利用 提供了物质保证。没有收集工作这个环节，其他各项档案业务工 作就无法开展。 其次，档案收集工作是贯彻档案工作基本原则的具体体现，集中 统一管理档案是档案工作的客观规律所决定的，也是档案工作的 一个重要工作原则。 再次，档案收集是积累历史文化财富的重要渠道。档案作为一个 国家、团体或个人在社会实践活动中直接形成的各种真凭实据， 是社会信息资源的重要组成部分。通过收集工作，将记录社会实 践活动的各种事实、数据、方法、经验完整保存下来，流传下去， 使之成为国家、组织或者家族的文化遗产，正是档案收集工作的 意义和价值所在。

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　　【案例】一次事故唤醒了档案意识1982年初一天，某省工业设备安装公司技术科突然响起了急促的铃声：“喂 喂！是省安装公司吗？我是省化工厅，你们负责安装的一个化肥厂两天前发生了 严重的爆炸事故，造成了伤亡，请你公司火速派人到现场调查事故原因。” 这是一起罕见的事故，在全省数十个小化肥工程中还是第一次。但时值年关， 职工都已回家与亲人团聚，技术科只好派了一位老工程师前去现场了解情况。 该化肥厂始建于20世纪70年代初期，开始时在“一百天建成化肥厂”的口号下， 进展神速，三个月后，安装的主体工程果然搞得差不多了，公司在那里开了现场 会，总结经验，表彰鼓励。 社会上

　　刮起了反对“二月逆流”风后，生产施工顿时缓了下来，加上物资供应 没有了保证，从扫尾到投产花了近两年的时间。人员调进调出，原始资料残缺不 全。在投产后经过了几次大修。这次又是利用春节停产检修，但为了缩短检修工 期，管道内物料未予排空，实行带压检修。 出事那天是一个难得的大晴天，4个值班女工聚集在合成车间冷冻工段的门 口，边晒太阳边聊天。一个女工站在一根沿地敷设的管子上，这是一根从煮油器 去冷凝器的氨管，由于使用日久，支架松动，站在管上就好像汤秋千似的晃晃悠 悠，很是惬意。突然之间，管道与设备接头之间骤然断裂，10倍于大气压力的液 氨喷射而出，急剧气化为令人窒息的氨气，一人侥幸逃出，三人均告罹难。 经现场察看，管道是由于经常被摇晃导致金属疲劳而折断的。在责任分析 中，除了间接、直接的责任者外，安装单位必须回答下面三个问题： 第一，管路安装是否符合设计图纸？ 第二，使用材质是否符合规范要求？ 第三，投产之前是否都经过验收合格？ 这些当然都口说无凭，必须要有档案为证。

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　　但在十年动乱期间，生产无秩序、管理无标准，规章制度全被废弃，资料档 案更无人过问。负责该工程技术施工的是一位有着几十年经验的老技术员，他只 是凭着一个技术人员的责任感，在停停打打的生产过程中，在一个人兼管三个工 地的情况下，根据当时仅有的条件，力所能及地积累了一大堆施工档案。可是就 在工程结束后，当时分成三大块的管理机构没有一个愿意接收和保管这么一大堆 的“废纸”。老技术员珍惜自己的劳动，把它分成几捆带回，才免于流失。 数年过后，工程出了事故死了人，要分析责任，这一堆“废纸”也就成了 “宝贝”。经过查阅档案，问题逐一得查证： 第一，原设计安装时管路是架空敷设的，厂方在第一次大修时为了贪图方便 将它改成了沿地敷设，这使管路频繁遭受冲撞摇晃，逐渐造成金属疲劳，埋下了 事故的祸根。 第二，根据原先安装记录和事后的化验分析，材质完全符合规范要求。 第三，整个工程包括各车间以及分部分项工程都有完整的验收合格记录，并 经建设单位技术人员签证，手续完备。 这一份份的原始记录排除了安装单位担负任何责任的可能性。 悲惨的事故，唤醒了该单位干部、职工的档案意识。他们认识到档案管理的 混乱局面再也不能继续下去了，于是成立了专门的档案机构，所属各个企业都建 立了档案室，基层部门有了专兼职档案人员。 《中华人民共和国档案法》的颁布实施，使各级领导更加重视档案工作，档 案管理日趋

　　规范化、现代化。遇到问题一般能做到让档案来说话，避免了许多无 休止的扯皮。更重要的是，由于有了档案制度，明确无误地记录下每一项工程的 技术责任，极大地增强了各级技术人员的责任心，督促他们做到精心施工，勤于 检查，严格监督，尽量避免事故隐患。(资料来源：孙源泉：《一次事故唤醒了档案意识》,《中国档案》1991年第5期。)

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　　二、档案室的收集工作 立卷、归档是文书工作和档案工作相互衔接的 一个环节，它既是文书工作的结束，又是档案 工作的起点，一经立卷、归档，文件便转化为 档案。 根据《机关档案工作业务建设规范》,档案室 要对机关各部门形成的文件材料的收集、整理、 立卷和归档过程实行监督和指导。充分发挥机 关档案室在形成文件和指导、协助文书部门组 织归档工作中的作用，是做好机关档案室档案 收集工作的一个重要环节。

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　　【小资料】

　　一个深受科技人员欢迎的技术档案室湖南省株洲市自来水公司技术档案室不大，库存资料亦不算 太公司日常工作中不可缺少的一部分。多，但是，公司科技人员 都很喜欢这个小小的档案室，因为它已成为 第一，手续简化，方便利用。 公司技术人员到档案室查阅技术档案资料，经档案员同意，登记 后即可查阅，一般只需二至三分钟就可以调阅到各种所需资料， 非常方便。 第二，管理科学，促进生产。 为了提高资料使用率，技术档案员将一些长期库存的基础资料， 经过分门别类，科学整理，结合本企业生产的特点，采用了258 个表式，汇编了96800多个数据，编成10种企业管理手册，即生 产管理手册、水质管理手册、财务管理手册、材料消耗管理手册、 劳工工资管理手册、运输管理手册、同行业指标对比手册、生产 进度统计手册、经济指标统计手册和产量日进度手册；还绘制了 供水能力、自来水生产、供水管道、资金积累、基建投资、产值、 利润、成本、水质、消耗、劳动生产率等统计挂图，基本上实现 了库房管理整洁化，档案整理系统化，案卷装订标准化，生产进 度图表化，历史数据手册化。 这就使企业生产增长情况和本企业各项经济指标在全国同行业内 的排列次序一目了然，而且在制定计划指标时有所依据，制定赶 超规划时有目标，人人心中有数，对生产有较大的促进。

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　　在二水厂净化设备改造工作中，档案室为生产科研提供了两篇很有技术价值 的参考资料。一篇是上海自来水公司平流沉淀池改造经验，另一篇是中南地 区平流沉淀池设计参考采用意见，解决了混凝输入功率、有效池深、雷诺数、 佛罗指数等

　　七项设计参数。 第三，及时提供技术情报交流和资料交流。 档案室和全国217个单位，包括专业对口的大专院校、设计院、科研所以及 同行业自来水公司签订了资料交流协作卡。公司科技人员从资料中获悉重庆 自来水公司研制缓闭阀(一种新型阀门)的消息，在他们研制的基础上，结 合本公司的具体情况，进行修改，试制成功适合本公司使用的4500厘米缓闭 阀，并正式投产使用，不仅促进了安全生产，同时节约了投资费用，受到了 同行业的好评。 小小技术档案室只有两位同志，需负责技术档案管理、对外交流资料、技术 书刊借阅工作，还担负全公司的计划统计工作和下达各项零星加工生产任务， 工作是比较繁重的。但是只要是工作需要，借阅资料不分白天晚上，他们随 叫随到。 在建设三水厂中，为了证实湘江河床变迁情况，需要一份早期湘江河床白石 港一带地形图进行核实。当时公司科技人员几乎找遍全省有关部门，都没有 找到。最后在档案室同志帮助下，找到中华人民共和国成立初期株洲修建防 洪堤时保存下来的一幅河床地形图，使问题得到了解决。 他们就是这样兢兢业业，热爱自己的本职工作。1979年1至7月，档案室接待 各地来访座谈技术资料管理工作经验的就有38批、423人次。 公司的科技人员都赞扬技术档案室是“科技工作者之家”、“我们的好后 勤”。

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　　(一)归档制度概述 机关单位在工作过程中接连产生文件，处理完毕后，经由文书部 门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归 档”。简言之，归档就是按照国家规定把档案移交给本机关档案 部门集中保存的过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规 定的一项制度，即归档制度。 归档制度的内容包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求 和归档手续等。归档制度既是文件处理部门文档归案的重要依据， 也是档案部门监督、指导、检查本单位文件材料归档工作的必要 手段。没有归档制度，或者归档制度不健全、执行制度不好，就 不能积累完整、系统、质量优化的档案，就会影响机关工作的有 效进行以及档案馆工作的正常开展。

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　　1.归档范围。

　　归档范围是指本机关办理完毕的文件材料哪些应该立 卷归档，哪些可不立卷归档。一般而言，反映本机关 职能活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档 范围。按照国家档案局2006年12月18日发布的《机 关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,应 当归档的文件材料，包括以下四个部分。

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　　第一、反映本机关主要职能活动和基本历史面 貌的，对本机关工作、国家建设

　　和历史研究具 有利用价值的文件材料； 第二、机关工作活动中形成的，在维护国家、 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材 料； 第三、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级 机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件 材料； 第四、其他对本机关工作具有查考价值的文件 材料。

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　　不属于归档范围的文件材料，其主要包括： 第一、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办 理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件 材料，供工作参考的抄件等； 第二、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价 值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、 各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一 般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件 材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关 无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 第三、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件 材料，不需办理的抄送文件材料； 第四、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况 反映，抄报或越级抄报的文件材料。

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　　总之，确定归档范围的基本原则是：凡 属机关归档范围的文件材料，必须按有 关规定向本机关负责档案工作的部门移 交，实行集中统一管理，任何个人不得 据为己有或拒绝归档。

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　　2.归档时间。归档时间，是指文件处理部 门或者有关业务部门将需要归档 的文件移交档案室的时间。根据 《机关档案工作条例》规定： “机关文书部门或业务部门一般 应在第二年上半年向档案部门移 交档案，交接双方根据移交目录 清点核对，并履行签字手续。” 对于那些专业性文件、机密性强 的文件、特殊载体的文件、驻地 分散的机关文件以及形成规律较 为特殊的文件等，为了便于实际 工作参考利用，也可以适当延长 归档时间。在实际工作过程中， 提倡平时立卷归档，随时归档。 即一项工作活动完成后，立即将 有关这项活动的文件材料整理立 卷归档。不一定非要等到第二年 上半年前立卷，这样不仅可以保 证档案质量，而且还可以避免文 件材料因为时间长而丢失、忘记 内容及立卷工作堆积等。

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　　3.归档质量要求。根据《机关档案工作业务建设规范》等有关文件 的要求，一般情况下，机关档案室不接收未经系统整 理的零散文件材料。归档的质量要求是遵循文件资料 的形成规律和特点，保持原有文件资料间的有机联系， 区分不同价值，以便于保管和利用。

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　　第一、归档文件齐全完整。一是每份文件必须齐全完整。在归档 的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿

　　、请 示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立 在一起，不得分开；文、电应合一立卷；二是某项工作、某次会 议的全部文件必须完整，没有遗漏；三是反映本单位基本职能工 作和历史面貌的文件资料必须齐全完整。 第二、归档文件系统科学。系统科学指反映本单位各方面的文件 资料都要归档。只有做到这样，才能成为一个系统科学的整体。 第三、归档文件优质精炼。一个单位在工作过程中形成的文件， 并不是都有保存价值，应把那些反映本单位主要工作的有价值的 文件资料进行归档保存。没有精炼，就没有高质量的档案。 第四、文件归档及时迅速。归档工作是一项时间性很强的工作， 要及时完成，切不能拖拉，以免文件资料积压、丢失，造成无法 挽回的损失。

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　　进馆电子档案交接单(样张)

　　4.归档手续。文件处理部门或业务部门 向档案室移交档案时，交接 双方应详细清点案卷目录及 具体的文件资料。经过认真 核对后，交接双方如确认无 误，即可履行签字手续。必 要时，移交方须编写归档文 件简要说明，交接双方还应 填写交接清单，以确保档案 移交的完整齐全。

　　内容 描述 移交载体 数量 载体起止 编号 档案实体 起止档号 检验项目 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 移交人(签名) 移交单位(盖章) 年 月 日 年 月 日 审核人(签名) 移交电子档案 数量 馆编电子文档 起止号 档案实体 整理方式 检验结果 移交单位 接收单位

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　　【小实例】

　　中学文件材料归档制度一、归档范围

　　(1)本校的档案包括本校的党务、行政、工会在活动中形成的，具有保存 价值的文书档案材料。 (2)经济业务往来的财务管理、统计工作等活动中形成的会计报表、凭证、 账册等会计档案，各统计年报，基础工程中形成的文字材料、图纸材料 等，以及各重要活动中形成的图片档案。 (3)上级发来的依据性文件。 二、归档时间 (1)上级和同级机关发来的文件材料，借阅完毕后，立即退交归档。 (2)本校各部门在活动中形成的文件材料，一年归档一次，一般次年二月 至三月底前整理后组卷归档。 (3)基建档案、会计档案由总务处每年一次，于次年六月底前移交档案室。 三、归档要求 (1)归档文件材料必须保证文件之间的有机联系，要完整、准确、系统， 并对缺损和无法补救的漏盖页号，以及只有请示没有上级机关批复、通 知、决定的，均在案卷的封底“备考卷”内注上方案说明。 (2)对于永久和长期保存的文件材料，必须纸张良好，字迹端正，图像清 晰，严禁用圆珠笔、

　　铅笔、复写纸等书写的归档文件材料。 (资料来源：陈琳：《档案管理技能训练》,北京：机械工业出版社，2009年。)

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　　(二)配合各部门做好档案的日常收集和 归档工作 一个机关即使建立了归档制度，也会出现一些文件资 料不能按规定及时归档的现象。文件资料在形成过程 中的不可预期性、分散性等潜在因素都可能使归档文 件不齐全、不完整。这就要求机关档案室工作人员有 强烈的事业心和责任感，不能抱着坐等档案上门、收 多收少无所谓的态度。机关档案室工作人员要密切保 持与本单位各部门的联系，并根据本单位工作活动的 规律，找准时机进行收集和归档。在正常的归档工作 以外，还需要采取某些补救措施，开展临时性文件的 收集工作。如，结合保密检查、节日清理文件，或在 机构与人员变动时，把应该归档保存的文件资料集中 起来，以补充归档文件资料的不足。

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　　(三)加强对归档文件的 质量检查 为了保证案卷的质量，避免归档以后返工，归档前需对档案案卷 质量进行检查，发现问题及时解决。检查的主要内容包括： 1.立卷归档的文件资料是否收集齐全完整； 2.分类是否科学，同类档案采用统一的分类方案，分类层次清楚， 类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或 重合； 3.文件资料间的时间联系、来源联系、内容联系是否明确； 4.卷内文件资料的编目、排序是否合乎规范； 5.卷内文件目录是否与文件资料相对应等。 在具体的检查工作中，若发现问题，应提出加工、调整、修改的 具体意见，切实保证归档案卷达到国家有关质量标准要求。

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　　【案例】(一)铁证如山 某省交通管理局局长刘某一向业绩不佳。因业务需要，经局党委讨 论，计划动用1亿元左右的资金收购某招商股份公司。刘某作为单位领 导，负责委托律师办理收购的具体事宜。 此时，刘某已年届59岁，面对巨款，心生贪欲。于是他找到律师宋 某，嘱托他与该招商股份有限公司的董事长钱某密谋，降低出售价。刘 某则与律师伪造审计程序，虚增成本。动用9980多万资金来收购招商 股份有限公司。 而实际上，收购只花费了8900万，另外1000多万元公款则被转成 大华股份公司的股票，这些股票被局长刘某、律师宋某、招商董事长钱 某以4:3:3的比例瓜分了。三人摇身一变，成了大华公司的幕后领导。 然而，法网恢恢，疏而不漏。根据群众举报，省纪检部门和交通 主管部门迅速成立了专案调查小组。 经过查阅省交通管理局档案室、招商有限公司和大华股份有限公 司保存的会计档案，终于弄清了事情真相

　　。 刘某、宋某、钱某因贪赃枉法受到了应有的惩罚，非法所得全部 充公。而刘某作为案件的主谋，也受到了法律的制裁。

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　　(二)收集档案不及时，损失土地50亩 某区直属机关于20世纪80年代初期，将一块面积近50亩的土地借 给市某肉联厂。 随着事业的发展和员工的增加，20世纪90年代初该机关想收回借 出的土地，但找遍了全机关的档案材料，就是找不到有关当时办理借地 手续的文件材料。据机关的几位老同志回忆，当时将土地借给肉联厂时， 有关材料保管在老局长手中。 时隔不久，老局长就调离了机关。由于当时机关档案室的工作人员 没有及时收集这些文件材料，造成了档案的缺失。 由于该机关拿不出证据，肉联厂又不肯承认，因而，也就收不回那 块借出去的土地。 该机关曾想借助法律，通过打官司的办法讨回，但苦于没有档案材 料作为凭据，只好做罢。按当时土地市场价格估算，该区竟损失了几百 万元！后来该区域又被划入全市经济开发区，土地价格还在不断增值！ (资料来源：姜淑芬：《文书工作与档案管理》,重庆：西南师范大学出 版社，2009年。)

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　　三、档案馆的收集工作 档案馆的收集工作主要包括两个方面:收集范 围和收集要求。

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　　(一)收集范围 根据国家有关规定，各机关、单位有长久保存价值的 档案必须移交给各级各类档案馆集中保存。各级各类 档案馆在接受档案的范围方面，也有明确分工。根据 国家档案局1986年2月7日发布的《各级国家档案馆收 集档案范围的规定》,中央与省(自治区、直辖市) 级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久 保存价值的现行机关和撤销机关的档案，接收和征集 具有全国或全省意义的新中国成立前的各种档案；省 辖市(地、州、盟)和县级档案馆接收本级各机关及 所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的 档案，并接收和征集具有全国或全省意义本市、县新 中国成立前的各种档案。

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　　1.综合性国家档案馆的收集范围。

　　综合性国家档案馆收集档案的范围具体可分为 中华人民共和国建国前和建国后两个方面的档 案。

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　　第一、各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成 立前档案的范围：中央档案馆收集、保管建国前我党、 政、群中央机关、派出机构(包括中央局、分局、边 区政府等)的革命历史档案；中国第一历史档案馆收 集、保管明、清两代中央机关形成的档案；中国第二 历史档案馆收集、保管北洋、国民党、汪伪时期中央 机关形成的档案；中国人民解放军档案馆收集、保管 建国前中国共产党领导的中国工农红军、八路军、新 四军

　　、解放军等军事机关、部队、院校形成的革命历 史档案；地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本 地方革命历史档案及旧政权机关和其它单位形成的档 案。

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　　第二、各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的 范围：本级中共委员会、顾问委员会、纪律检查委员会、人民代 表大会及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民 政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性 单位形成的档案；经协商同意，接受或代存同级民主党派机构形 成的档案；县级档案馆同时接受乡、镇党委和政府机关工作部门 形成的档案；本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档 案(一般作为派出单位全宗的组成部分);本级人民政府直属工 作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理 机关和企业事业单位，如水利部门下属的水利工程局、农业部门 下属的种子公司、文化部门下属的文化馆与剧团、教育部门下属 的专门学校、卫生部门下属的专科医院、工业部门下属的生产地 方传统名优产品或具有特种生产工艺的工厂等形成的档案；一般 工厂、普通中小学、商店以及村民委员会等职能、性质、任务相 同的单位,可选收其中若干有代表性的单位形成的档案及其余单 位在某一时期、某一事件中形成的具有重大影响或重要凭证作用 的档案；属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映 地方某项事业或建设活动为主的档案；经协商同意，收集或代存 集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档 案和本级人事管理权限内著名人物形成的档案；撤销单位的档案。

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　　2.各级、各类专门档案馆的收集范围。 中央和地方各级专门性国家档案馆，分别收集、保管 具有全国意义和本地方意义的与本馆专业对口的同类 内容或同类载体形态的专门档案或复制件，如中国照 片档案馆，在全国范围内收集具有全国意义的照片档 案或复制件。

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　　【小资料】绵竹市档案局“5 12”大地震档案征集公告 为永久保存反映绵竹在5.12大地震中的受灾情况及社会各界抗震救灾的档 案资料，让绵竹人民团结一致，抗灾自救、全国各地一方有难，八方支援、 万众一心，众志成城的伟大精神世代传颂，绵竹市档案馆特向社会各界和人民 群众公开征集本次大地震的有关档案资料。现将征集事项公告如下： 一、征集范围和内容 1、反映地震发生时绵竹受灾情况及抗震救灾的照片、音像资料； 2、反映解放军、武警、消防官兵、人民警察、预备役等抗震救灾的各种档案资料， 如日记、书信等； 3、

　　反映党政机关及救援队、医疗队、卫生防疫、电力、通信、水利等部门实施救援 的各种档案资料； 4、反映志愿者在我市参与救灾的各种档案资料； 5、反映全国各地及我市捐款、捐物的各种档案资料，如捐款收据、捐赠存单、证书、 登记资料等； 6、反映抗震救灾慰问演出等活动的档案资料； 7、反映我市在抗震救灾中涌现的典型人物和典型事件的档案资料； 二、征集要求： 纸质档案、照片、音像档案和实物档案等各种载体均可。 有关档案资料必须具有原 始性、真实性。

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　　三、征集方法采取捐赠、收购、代管等形式。 1、凡捐赠进绵竹市档案馆的档案资料全部归国家所有。向档案馆捐赠的个 人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提 出限制利用意见，档案馆将负责维护其合法权益。 2、对于捐赠档案资料者，经绵竹市档案馆鉴定领导小组依其捐赠档案资料 数量及珍贵程度给予奖励，并颁发荣誉证书。 3、经过鉴定对于确有价值、本人不愿意捐赠的档案资料，档案馆在征得本 人同意后可以有偿收购或收复印件。 4、本人不愿捐赠和出售的档案资料也可以采取由档案馆代为保管的方式。 5、本公告自发布之日起长期有效。 四、联系方法： 地址：绵竹市档案局临时办公点(中心广场对面市委大楼前) 联系人： 电话：0838-6226 邮政编码：618200 绵竹市档案局 二○○八年七月四日

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　　(二)收集要求 根据《档案馆工作通则》等文件的规定，档案馆接收 现行机关档案、撤销机关档案以及历史档案的要求分 别如下：

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　　1.现行机关档案。 第一、进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。 现行机关档案部门应按全宗原则，将反映本机关主要 职能活动和历史面貌的档案收集齐全，并进行科学的 整理，保证本机关档案的完整与安全，按规定及时移 交档案馆。 第二、进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价 值的档案。现行机关档案部门应按照鉴定档案的有关 标准，科学划分档案的保管期限，并将其中具有永久 保存价值的档案，在本机关保存若干年后，及时向档 案馆移交。

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　　第三、与立档单位有关的资料，如立档单位的组织沿 革、全宗介绍、立档单位和全宗历史考证、案卷目录 (一式三份，其中一份在档案馆签收后退回移交机 关),以及与全宗有关的检索工具，如案卷目录、索 引等，也应随档案一起移交档案馆。 第四、清点核对。现行机关档案移交档案时，必须根 据移交目录，同接收档案的有关档案馆一起清点核对， 并在交接收据上签字盖章，以便明确交接双方的责任， 保证进馆档

　　案的完整齐全。

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　　33 33.1 33.2 34 35 35.1 35.1.1 35.1.2 35.2 35.2.1 35.2.2 36 37 38 39 39.1 39.2

　　同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 重要业务问题的 一般业务问题的 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、 专项业务文件的 最后草稿 机关联合行文的文件材料 本机关为主办的 重要业务问题的 一般业务问题的 本机关为协办的 重要业务问题的 一般业务问题的 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 执法检查情况汇总、通报、整改通知等 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访外事活动形成的文件 材料 发表的公报、签订的协议、协定、备忘录，重要的会议记录、纪要等 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录

　　永久 30 年 30 年

　　永久 30 年 30 年 10 年 永久 永久 30 年

　　永久 30 年

　　(资料来源： 陈琳： 《档案管理技能训练》 , 北京： 机械工业出版社， 2009 年)

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　　三、档案鉴定的方法 (一)档案鉴定的原则 档案鉴定工作的原则是：必须从国家和人民的 整体利益出发，以科学发展观为指导，用历史 的、全面的、长远的观点，全面的判定档案的 价值。