QG005-2011档案管理制度

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档案管理制度

档案管理制度

1. 目的

为了进一步加强集团档案管理，完整有效的收集、保存和利用档案，促进档案工作为集团各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，结合集团实际情况，特制定本管理制度。

2. 适用范围

集团各部门、各分子公司在各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、图表、声像、实物等不同形式的历史纪录。

3. 术语和定义

集团档案：是集团各项活动的真实原始记录和历史凭证，必须坚持档案集中统一管理的原则。集团行政人事部门须维护档案的完整与安全，并对集团各部门和各分子公司的档案管理工作进行监督和指导，便于集团各项工作的利用。

4. 职责

4.1 集团行政人事部

4.1.1 负责集团档案室管理工作，设专职档案管理员，负责档案的收集、整理、分类、保管、统计工作。

4.1.2 负责对集团各部门和各分子公司的档案管理工作的整个过程进行指导、监督和管理。

4.2 集团档案管理员的主要职责：

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4.2.1 制定和参与制定集团档案工作的规章制度。

4.2.2 负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

4.2.3 对集团所有档案有保密的责任，不得随意传播。

4.2.4 定期检查档案室档案质量。

4.2.5 负责统一制定公司档案各级分类目录、统一编制档案编号和标准格式。

4.2.6 对集团各部门、各分子公司部分文件材料的形成、积累、归档工作进行监督、指导。

4.2.7 提高档案管理的水平和技术，实现档案管理的现代化、科技化。所有归档文件归档前均扫描留存。

4.3集团各部门兼职档案员工作职责：

4.3.1 集团各部门需设立兼职归档员，兼职归档员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交档案室立卷归档。

4.3.2 在各项行政管理、经营管理、财务管理、工程项目建设等工作中形成的文件材料，应由各部门按其职能及业务范围负责收集、整理，按要求定期向集团行政人事部档案室移交归档。

4.3.3 每月记录本部门档案归档内容、档案使用情况、移交集团档案室清单明细等信息，与集团行政人事部对接，并接受集团档案管理人员的定期检查。

4.3.4 定期更新和整理本部门档案内容。

4.3.5 移交的档案材料要做文字说明：编制盒内目录，档案材料文号、责任人、题名、日期和页号填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备考表。

4.3.6 确保移交档案的真实性、完整性。

4.3.7 填写内容一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

5. 归档范围

5.1 法规性文件。包括上级主管部门颁发的与集团业务有关的法规、命令、指示、决定、决议、通知、规章制度、国家部委颁布的各种标准以及其他政府公文，或由企业颁发的各种标准和规章制度等。

5.2 企业的重大决议。包括集团董事会、监事会、总裁办公会及相关行政会议等形成的文件、会议资料及会议纪要等。

5.3 凭证性文件。包括集团在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、合同书、协议书等原始的记录和文本。

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5.4 证件性文件。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司获得的各种奖牌和证书、达标证书和证明等。

5.5 技术性资料。包括集团及各分子公司各种工程建设中产生的文字材料、图纸以及声像资料等。

5.6 计划性文件。包括集团总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

5.7 总结性文件。包括集团、集团各部门的年、月工作计划、总结、调查报告等。

5.8 汇报性文件。包括集团上报给主管部门的文件资料和相关统计表，以及集团领导在外部公共场合发言、汇报或宣布的各种文件资料等。

5.9 人力资源文件。包括集团各部门人力资源的录用、转正、任命、移动、任免、人才引进和培训、员工的考勤和工资审核记录等相关文件。

5.10 声像制品资料。包括集团各部门在其经营活动或日常娱乐活动、外出学习考察以及外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，包括照片、录音、录像等。

5.11 赠予性资料。包括上级领导与外部门之间互赠礼品清单等。

5.12 其他文件。集团各部门、各分子公司移交集团公司归档保存的其他资料。

6. 保管期限

归档文件材料的保管期限分为永久、长期和短期。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下。凡定为短、长期的档案，到期再鉴定时，视其价值可延长保管期限。

6.1 凡是反映集团基本历史面貌，对集团各项管理、研发、工程建设、经营等方面具有长远考察和利用价值的，定为永久保存。

6.2 凡是反映集团一般工作活动，对各项工作、活动在较长时间内具有查考利用价值的，定为长期保存。

6.3 凡是在较短时间内，有查考利用价值的，定为短期保管。

6.4 会计档案的保管期限采用财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》。有3 年、5 年、10 年、15年、25年、永久。

6.5 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

7. 归档时间及要求

7.1 归档时间

7.1.1 凡是集团各部门、各分子公司办理完毕的具有保存价值的各种文件、合同、工程前 3

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期文字材料，均应7日内整理报集团档案室归档。工程设计图纸、变更图纸均应3日内电子版文件报集团档案室归档，工程竣工图纸及工程施工中的相关资料于工程竣工后1个月内由各分子公司的兼职档案管理员整理报集团档案室归档。财务相关档案归档于财务内部的档案室（财务档案严格按照财务档案管理制度执行）。

7.1.2 对于专门的文件，集团为集团各部门日常工作方便，文件、资料等归档前，集团各部门可留一份复印件，工程施工图纸、竣工图纸等可多晒3—5份蓝图留存备用，所有原件应先向集团档案室归档，如需使用办理借阅。

7.2 归档要求

7.2.1 集团各部门兼职档案管理员在规定时间内，把整理审定完毕的档案，递交档案室归档。

7.2.2 递交档案填写《档案资料移交登记表》。

7.2.3 归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张、文件格式及书写材料应符合要求。

7.2.4 磁盘（带）、光盘、照片、实物等归档时应有文字说明。

7.2.5 集团各部门应保证本部门、本分子公司归档文件材料的齐全、完整与准确。

7.2.6 图纸类文件采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

8. 档案管理

文件材料移交档案室后，由档案管理人员负责档案的分类、整理、编目、保管、统计及提供利用。存放档案必须有专用橱柜，档案室内的档案资料，要按类别、载体形式进行分类、排列、编号。要定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

8.1 档案保密规定

文件按其所涉及内容的重要程度和阅读范围，分为机密文件、内部文件、公开文件三种。其中机密文件指内容涉及集团及各部门的不能对外公开的资料。内部文件则指公司规定的在一定范围内传阅、实施的文件。文件保密仅指上述两种文件。

8.1.1 为加强公司保密工作，防止公司机密外漏，未经许可，任何职员不得随便进入档案室

8.1.2 任何个人不得擅自仿造或销毁档案，对于需销毁的档案，必须经过一定的审批手续，登记造册后，方可处理。

8.1.3 档案管理员和各部门专职或兼职人员应遵循职业道德、遵守集团档案管理的规章制 4

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度，不断增强自己的保密意识和自觉性，加强保密教育，不断提高自己的专业知识和素质。

8.1.4 机密档案按照查阅的权限进行查阅利用。其中机密档案包括：

8.1.4.1 工程招标标底、评标情况，对外投标报价和标价计算依据，定标确定前的工程概算。

8.1.4.2 有关合同中双方约定保密的内容。

8.1.4.3 对外承包跟踪情况，夺标措施；谈判策略，对外投标保函，承包项目预算和盈利情况。

8.1.4.4 年度会计决算、财务预算，特大型和利用外资的工程建设竣工决算。

8.1.4.5 集团需要保密的其他文档。

9. 档案室管理

保管档案必须有专用档案室，并且具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。

10. 档案利用

档案的提供利用既要方便各项工作的使用，又要严格执行保密制度。

利用者要爱护档案资料，不得污损档案，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。如发现上述问题，应及时追查当事人的责任。

10.1 档案的借阅、出借、复制管理

10.1.1 集团员工因工作需要查阅档案材料，需按以下流程填写《档案查阅/出借/复制申请单》方可查阅：

10.1.2 本集团员工可直接查阅本职能有关的档案材料。

10.1.3 查阅本职能范围外的本部门档案：本人－部门负责人－查阅。

10.1.4 因工作需要查阅其它部门的档案材料：本人－部门负责人－部门分管副总裁－查阅。

10.1.5 查阅密级档案：本人－部门负责人－部门分管副总裁－查阅。

10.1.6 集团证照：本人—部门负责人—查阅。

10.2 档案材料一般不外借，只限在档案室阅览。确因工作需要外借时，需填写《档案查阅/出借/复制申请单》，经公司相关领导批准，方可出借：

10.2.1 本集团员工借阅本部门有关的档案材料：本人－部门负责人－借阅。

10.2.2 因工作需要借阅其它部门的档案材料：本人－部门负责人－部门分管副总裁－借 5