秘书参谋的时机与场合的选择
上传者:刘庆伟|上传时间:2015-04-24|密次下载
秘书参谋的时机与场合的选择
15 《秘书之友》2 007年 第1 0期 工作研究 秘书的参谋辅佐是一种以才智输出为主要特 征的高层次脑力劳动。如果才智与谋略是参谋成 功的基础的话,那么对时机与场合的把握则是参 谋成功的必要条件。一个好的参谋点子是早点讲 还是迟点讲,是在领导胸有成竹时讲还是在领导 举棋不定时讲,这些都是大有讲究的。有些好的 意见和建议如果讲早了,领导思想上毫无准备, 未必会引起他的注意;如果讲晚了,领导早已心 中有数,难免失去参谋的作用。如果时机和场合 适宜,好点子会立即被派上用场;如果选择的时 机与场合不宜,就可能碰一鼻子灰。可见,时机 与场合是秘书参谋成功的两个重要因素。 时机的出现有 很 大 的 偶 然 性,因而很难把 握。但是,偶然往往寓于必然之中,只要认真揣 摩和捕捉,任何机会的出现都是有规律可循的。 我认为,通常情况下领导者使用信息的高峰期或 者指导工作的 关 键 时 刻 便 是秘书参谋的极好时 机。 一是形势发生转折时。客观形势总是不断变 化的。每当形势发生新的变化和转折时,领导者 既定的目标和任务就可能随之调整或变动。当面 对新的转折时,领导的思想往往会有一个短暂的 调适过程。他们或者心中无数, 徨观望;或者 思路不清,若 明 若 暗 ;或 者 把握不准,举棋不 定。此时,领导者最需要听到有真知灼见的好点 子,最需要听到能够帮他平稳过渡、从容应对的 好建议,这正 是 秘 书 人 员 出谋献策、展示“应 变”才能的好时机。 二是进行决策试验时。一些重要的决策在领 导“拍板”之后往往要进行试验求证。正如毛泽 东同志在《人的正确思想是从哪里来的?》一文 一、 把握参谋时机 彷 杨春雨 秘书参谋的时机与场合的选择 中所说:“ 这时候的精神、思想是否正确地 反映了客观外界的规律,还是没有证明的,还不 能确定是否正确,然后又有认识过程的第二个阶 段,即由精 神到物质的阶段,由思想到存在的阶 段,这就是把第一阶段得到的认识放到社会实践 中去,看这些理论、政策、计划、办法等是否得 到预期的成功。”显然,决策作出之后领导者最 需了解和掌握的,就是自己作出的决策在试验求 证中的效果究竟如何,有什么异常情况和问题。 秘书人员如果能够通过跟踪调查和信息反馈,将 试验求证中得出的评价意见以及对决策的调整意 见或补充意见等适时地提供给领导,就能够参到 点子上、谋在关键处。 三是政策措施落实时。一项政策措施能否不SECRETARY`S COMPANION 16 《秘书之友》2 007 年第1 0期 M 折不扣地贯彻落实,
往往是领导者关注的重点。 一方面,事物总是在不断地发展变化,再好的政 策措施在落实中也难免会出现一些新的情况和问 题;另一方面,由于人们对政策条文理解的差异 和各地实际情况的不同,政策措施在落实中难免 出现某些偏差或者这个政策与那个政策“撞车” 的现象,有时还会在某些区域、领域出现落实的 “空白点”。这就需要领 导 者 及 时 地 研究新情 况、解决新矛盾、采取新对策,做好堵塞漏洞、 完善政策的工作。这个时候,也正是秘书跟踪调 研、反馈信息、参谋辅佐的“节骨眼”。 四是情况出现变化时。任何工作都不可能是 一帆风顺的。领导在工作中也会遇到一些意想不 到的变化:或者发生某些偶然事件,将原先正常 的工作部署打乱;或者发生自然灾害和安全事故 等,导致必须调整生产经营计划;或者遇到不可 预测的外部因素的干扰,需要采取应急措施等。 在这些情况下,领导者亟需有人帮助出主意、想 办法。如果秘书能及时拿出一些应急的好点子, 那就会正当其时、倍受欢迎。 五是出现某种征兆时。事物发生重要变化之 前往往会显现某种征兆,或者露出一些带有倾向 性的苗头。如果对此发现得早、处理得早,就能 把事件或问题解决 在 萌 芽 状 态 ,减少损失和危 害,取得领导工作的主动权;如果发现得晚,或 者视而不见任其发展,就可能使小事酿成大事、 易事变成难事,甚至出现无法控制的局面,造成 工作被动。秘书人员如能注意捕捉超前性信息, 敏锐地发现某些事件的苗头、前兆,并能提出一 些具有针对性的预防性对策意见和建议供领导参 考,就能取得很好的参谋效果。 参谋场合包括参谋的时间、地点、对象以及 与这些因素相关的自然环境、地点环境、现场气 氛等。场合对于秘书的参谋活动影响很大。同样 一条内容正确的意见和建议,在适宜的场合提效 果 就好,在不适宜的场合讲效果就不好。因此, 秘书人员必须讲究参谋场合的适宜性。 一是参谋地点要适宜。地点是秘书进言时所 处的特定空间,也是构成参谋场合的一个最主要 的因素。提意见、建议的地点,对秘书和领导的 心理和情绪都有一定影响。比如,秘书人员向领 二、讲究参谋场合 导提一些重要的意见和建议,话题比较严肃,最 佳的参谋地点就应是办公室。因为在办公室这个 特定空间里,领导和秘书的心思 都 集 中 在 工作 上,会在严肃认真的气氛中交流,其效果往往比 较好。如果下班后到领导家里去谈工作上的事, 场合就不适宜。因为领导家里是领导和家人休息 居住的地方,在家里
,领导的心思很难集中在工 作上,况且有领导家属在场谈工作也不方便。 二是环境气氛要适宜。秘书对领导提参谋建 议不可能像领导班子成员或专家学者在评估论证 会上那样直陈己见。秘书的意见、建议往往只能 在适宜的场合如会议前后、会议的间隙见缝插针 地提,有很大的随机性。这就要求秘书注意把握 参谋的环境气氛,根据可以利用的场合灵活地调 整自己出谋划策的思路和表达方式,努力使所要 表达的观点、内容与场合的特点、气氛相吻合、 相协调。比如在吃饭、娱乐场合与领导交谈,就 应选择一些相对轻松的话题;随同领导下基层调 研,就可以与领导深入地探讨一些比较重大的问 题;在会议间隙交谈,就应选择简洁明了、三言 两语即可说清楚的话题。同样一条意见和建议, 在正式场合提出语 言 表 达 就 应 文雅、准确、规 范 在非正式场合提出语言就可以平易通俗、活 泼风趣些,不可用一种腔调、一副面孔去应付多 种不同的场合。 三是交谈时间要适宜。在 参 谋 时 间 的 选择 上,既要做到及时以防止贻误,又要考虑领导的 时间、精力、情绪等多种因素。一般来说,在领 导有时间、精力旺、情绪好的时候提意见建议, 就会收到比较好的效果;如果在领导工作很忙、 精神疲惫的时候去谈问题,效果往往不会理想, 有时还可能引出领导的“无名之火”使你下不了 台。许多秘书的经验表明,在以下一些时间、场 合不宜提参谋建议: 领导心情不佳的时候; 领导处理紧急公务或突发事件的时候; 领导正 在主持召开重要会议的时候; 领导接待重要客 人或正在与客人交谈的时候; 有领导家属在场 或一些不相宜的人在场的时候等。在这些时间地 点找领导提意见和建议最容易引起领导的厌烦情 绪,很难收到好的参谋效果。 , 1. 2. 3. 4. 5. (作者单位: 中国石油黑龙江鸡西销售分公司党群工作部)
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