企业档案规范管理培训Word

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　　第一章 企业档案综述

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　　企业档案是直接记述和反映企业生产、经营、 管理等各项活动，归档保存的企业文件 材料。

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　　企业档案的种类

　　各类企业档案

　　企业档案的基本类别

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　　企业档案的特点综合性 专业性 现实性 数量大门类多

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　　企业档案工作的内容

　　宏观企业档案工作

　　微观企业档案工作 工作范围 工作环节

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　　档案工作的基本原则集中统一地管理科技档案 维护科技档案的完整、准确、系统、安 全 实现科技档案有效利用

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　　档案工作体系企业应建立以档案部门为核心，各 职能或承办部门、各项目专兼职档案人 员为基础的企业档案工作体系。

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　　企业管理职责

　　企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全 档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划， 为档案工作持续发展提供保障。 企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工 作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人 及有关人员职责履行情况进行考核。 企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安 全。 企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照 档发字〔1998〕6号文件的要求进行，其他企业可参照。 企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对 违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。

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　　企业部门职责企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本 部门或项目归档文件的完整和系统负责。 企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应 负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和 形成质量负责。 专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的 文件，对归档文件的整理

　　质量负责。 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责 任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档 发字〔2002〕5号文件要求。

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　　档案部门职责

　　统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴 定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提 供利用工作。 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、 整理及归档工作。 监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投 资的全资、控股企业)的档案工作。 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。

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　　第三章 企业档案规范管理与企业 文件控制管理

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　　《企业档案管理规范》的特点以企业全部档案为整体，确定了管理框架，和 业务工作流程 适应企业改革发展，对重点档案进行了调整和 明确 根据现代企业治理结构及经营、管理的状况， 对新的类别、归档文件范围进行了 增补 将电子文件管理及企业信息化放在了突出的位 置

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　　标准与标准化标准起源于工业产品生产和交换。现代标准化是近二、 三百年来伴随着工业化进程而发展起来的

　　美国泰勒的科学管理 日本的企业管理革命，其核心是质量 随着信息技术而来的以“扁平化”、“个性化”为

　　特征的“企业流程再造”

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　　《企业档案工作规范》与ISO9001 《质量管理体系要求》

　　1987年国际标准化组织发布第一版 9000 系列标准；

　　2008年国际标准化组织发布第四版ISO9001。较为突出一点是，经过八年的

　　实践，增加了多处对档案记录建立和管理维护的要求。

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　　国际标准ISO9001《质量管理体系 要求》“档案记录的控制” 的规定

　　“为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据 而建立的档案记录，必须要受控管理。” “ 机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程

　　(Documented Procedure),以明确对档案记录 鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。”

　　“档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检 索。”

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　　《企业档案工作规范》与国际标 准ISO15489.1《档案管理通则》

　　2001年，国际标准化组织颁布了国际标准ISO15489.1《档案管理 通则》。规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理 所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理

　　的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案

　　管理过程与控制等方面的要求。 目前在国际标准中，属于系统档案管理的只有国际标准ISO15489 《档案管理通则》。而ISO15489《档案管理通则》中明确表明， 该标准是适应除档

　　案馆外的所有机构。

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　　ISO15489.1《档案管理通则》的 特点

　　档案的价值及资产属性 领导的作用 系统管理 过程控制

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　　企业档案工作规范》结构与 ISO9001 ISO15489结构对比ISO9001 第4章 质量体系 第5章 管理责任 第6章 资源管理 第7章 产品实现 第8章 措施分析与改进 DA/T42 工作总则 组织建设 制度建设 业务建设 信息化建设 ISO15489 档案管理收益 规章制度环境 方针与职责 档案管理要求 档案系统设计与实施

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　　文件材料是记录和反映生产、经营、管理及 专业业务活动文字、图表、声像等文件 材料的总称。

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　　文件材料的种类从内容分：公文、科技文件材料、会计 核算材料、人事文件材料 从形式分：文字材料、图样、表格、 及非纸质科技文件材料

　　胶片、磁性载文件材料 电子科技文件材料

　　“模拟” “数字”

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　　规范文件管理的效用1. 保证业务质量和效率 以有序、高效、负责的方式开展业务活动； 以一致和公平的方式提供服务； 支持并记录政策的形成和管理决策的过程； 保证宏观管理与微观管理的一致性、连贯性 和效率； 方便业务活动在整个机构内的有效开展。 2 . 在受灾的情况下，提供持续运作的可能

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　　3. 满足法律的要求及支持 满足有关档案、审计和监督方面的法律法规的 要求； 为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活 动证据存在与否相伴随的风险管理提供的保护 和支持。 4 . 维护法人及员工的权益 保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未 来相关利益方的权利。

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　　5 . 是法人建立发展的重要历史记录 支持并记录当前和未来的研究活动、进展状况、 取得的成绩以及历史研究活动； 提供事务活动、个人活动和文化活动的证据。 6.是单位文化建设的重要内容 建立事务标识、个人标识和文化标识；维护机 构记忆、个人记忆或集体记忆。

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　　文件材料的形成与积累

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　　技术文件材料的控制管理

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　　产品文件的形成及成套性 1. 2. 3.

　　1.2. 3.

　　产品开发 技术调查和决策阶段 前期开发阶段 后期开发阶段 产品制造 样(机)品试制阶段 小批量试制阶段 正式生产阶段

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　　基本建设文件材料的形成 和成套 性

　　项目立项准备阶段

　　设计阶段施工阶段 竣工阶段

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　　外购设备文件材料的形成 及成套性

　　设备采购及开箱

　　设备安装调试设备使用

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　　科研文件材料的形成和成套性

　　科研前期

　　科研实施科研鉴定推广

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　　管理性文件的控制管理《党政机关公文处理工作条例》(中办发 〔2012〕14号) 公文种类 公文格式 行文规则 公文拟制 公文办理 1996年5月3日中共中央办公厅发布的

　　《中国共产党机关公文处理条例》和 2000年8月24日国务院发布的《国家行 政机关公文处理办法》停止执行。

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　　收文办理主要程序签收 登记 初审 承办 (阅知性公文 批办性公文 ) 传阅 催办 答复

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　　发文办理主要程序复核 登记 印制 核发

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　　文件材料积累就是按照一定的要求和方式，将科 技文件及时集中和妥善保管起来。

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　　企业文件材料积累要求

　　明确科技文件材料积累的职责

　　科技文件材料积累范围确保积累的质量 完善积累的条件

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　　文件材料积累的方式

　　个人积累

　　专兼职档案员积累

　　档案人员代为积累

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　　文件材料的整理与归档

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　　文件整理的要求文件整理应当以企业纳入企业归档范围 的文件为对象 整理工作应当在企业分类的总体框架下， 依据文件不同的类别，以相对应的标准 和规定作为整理的依据。

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　　文件材料完整性鉴别

　　科技文件材料的完整性 鉴别科技文件材料完整性的方法： 确定科技活动的范围 分析科技活动的具体程序 分析本单位在科技活动中地位

　　1. 2. 3.

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　　科技文件材料准确性 的标准

　　科技文件材料应当同它所反映的对象相 一致 同一科技项目之间在内容上应当一致

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　　管理性文件的整理

　　依据DA/T 22—2000 理规则》 分类及整理的方法

　　《归档文件整

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　　科技文件材料的整理

　　依据GB/T 11822—2008 《科学技术 档案案卷构成的一般要求》 分类整理的方法

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　　会计核算材料的整理

　　依据《会计档案管理办法》(财会字 [1998]32号) 分类及整理的方法

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　　职工文件材料的整理

　　依据《企业职工档案管理工作规定 》 (劳力字[1992]33号) 企业职工文件材料的分类整理

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　　企业事业单位档案的分类

　　《工业企业档案分类暂行规则》

　　档案分类方案

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　　档号的构成全宗号(项目代号)+分类号+案卷 (归档文件)排列顺序号 例： XD12—6.3.5—035 0002 —3.2009.1—025

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　　档案编目

　　归档文件的编目

　　科技档案的编目企业档案分类目录

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　　第四章 电子文件管理与档案信息化

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　　档案信息化 archival informationisation运用现代信息技术为主对归档文件、 数据档案信息及档案进行采集、整合、 维护、处置、管理和提供利用服务的档 案管理提升和工作方式。

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　　企业事业单位档案信息化 的目标和原则应以促进、完善企业信息化和提升档案 管理现代化水平为总目标 档案信息化原则是坚持技术与管理并重， 与企业信息化协调同步 企业各信息系统的开发与实施应充分考 虑档案的要求

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　　电子文件的一般定义国家标准《电子文件归档与管理规范》 (GB

　　/T18894—2002)(以下简称 《规范》)将电子文件定义为：“在数 字设备及环境中生成，以数码形式存储 于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算 机等数字设备阅读、处理，并可在通信 网络上传送的文件。”

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　　电子文件概念的理解：1、电子文件具有文件的一般属性，即都是 组织或个人在各项活动中形成的历史记 录。 2、电子文件与传统文件的根本区别在于， 其信息以数码构成。 3、电子文件是存放在计算机存储器中所有 数据的基本组织形式。

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　　电子文件的特点信息存储的密集性 信息载体的不确定性 信息结构的二重性 对信息技术的依赖性 信息内容的易改性 载体材料和信息的不稳定性 背景及相关信息的不完整性 信息处理的快捷性 信息利用的共享性 文件类型的复杂性

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　　电子文件管理的意义有利于提高业务效率和质量 有利于提高档案管理水平 有利于信息资源的开发和利用 有利于社会信息安全

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　　电子文件的分类

　　(一)按文件存在形式分 1、文本文件(Text) 2、图像文件(Image)3、图形文件 (Graphic) 4、影像文件(Video) 5、声音文件(Audio)6、数据库文件 7、命令文件 (二)按与相同内容的纸质文件的关系分 1、草稿类电子文件 2、辅助类电子文件 3、正式电子文件 (三)按文件的内容分 可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、 科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、企业职工等十大类。

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　　电子文件的管理要求保障真实性 保障完整性 保障有效性 保障安全性

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　　电子文件的归档范围 和要求1、明确电子文件的归档范围 2、明确电子文件的积累要求 (1)确定电子文件是通过签发或审批的“最终版本”,并对电子 文件进行规范命名。 (2)对电子文件进行收集积累，将非通用格式的电子文件转换为 通用格式，即进行“迁移”。 ( 3)编制电子文件的目录，并将电子文件连接到相应的目录条 目中去。 (4)对应归档的电子文件按其内容上的自然联系进行组合，即进 行“预立卷”。 ( 5)按规范要求，做好电子文件的查找和提供利用工作。 (6)对电子文件采取定期备份、自动杀毒、权限控制等措施进行 安全保护。

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　　电子文件的归档的要求

　　企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质 文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归 档范围可根据需要确定。 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通 用电子文件格式的软件等应与电

　　子文件一并归档。 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。 电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。 加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软 件和说明文件一并归档。 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负 责，归档后由档案部门负责。

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　　电子文件类型 推荐数据格式文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB 图像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG 音频 MP3、WAV 视频 MPEG-2、MPEG-4、AVI 数据库与光盘数据表 DBF、XML 图形 DXF、SVG、DWF 网页 HTML、XML

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　　电子文件归档方式

　　物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输 至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。 有网络传输和介质传递两种方式。网络传输既可实时 进行，也可定期完成。介质传递宜定期完成。 逻辑归档是在计算机网络上进行，不改变原存储方式 和位置而实现电子文件向档案部门的移交。逻辑归档 应实时进行，并定期进行物理归档。

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　　电子文件的组盘组盘基本规则： 一是将同一保管期限的文件组合； 二是将同一密级的文件组合； 三是将同一部门的文件组合； 四是将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项 目的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用； 五是按规范著录规则建立盘内文件目录，并将电子文 件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能 调阅相应的电子文件； 六是如果盘内有非通用格式的电子文件，应当将相应 的运行软件一并存入该盘内，以便电子文件的打开和 阅读。

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　　1、从工程类电子文件的特点出发将存储标准规定为以下三种格式： A类：原设计存储文件格式，满足档案原始性要求，保留所有设计信息，主要用于今后技术改 造中修改图纸时再利用，规定为DWG、RTF、XLS格式； B类：经转换，用于归档浏览、还原打印的文件格式，从而保证在档案部门计算机环境下能被 准确地还原成纸质文件，并用于在线检索。规定为PDF、TIFF group 4格式； C类：非常用软硬件环境下的文件转换成为的中间文件格式，当需要时可转换成设计可用的文 件格式。规定为DXF、TXT格式，设计单位在提供纸质资料的同时，必须同时提供两种格式 的电子文件即B类文件+A类文件或B类文件+C类文件。 2、每张光盘内的文件夹按以下方法设置： (1)根目录下存储说明文件README.TXT:用于说明该光盘的整体信息，如光盘编号、工 程名称、设计单位、光盘制作单位、光盘制作时间等； (2)根目录下存储辅读信息文件ASSIST.TXT:用于列出读取光盘内各种格式电子文件的环 境信息,如

　　:光盘使用的硬件型号、软件名称、版本等； (3)根目录下存储目录文件CDDOC.XLS:用于存放光盘内电子文件详细目录清单，描述每 个盘内电子文件的特征信息，即著录信息； (4)设置子目录DATA:用于存放PDF、TIFF等B类文件； (5)设置子目录DATAB:用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A类和C类文件； (6)设置子目录OTHER: 用于存放相关字库、符号库、数据字典、外部参考等保证文件准确 还原的环境文件及其他说明文件等。 3、制定电子文件安全管理措施。

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　　传统载体档案数字化企业可以根据保管和利用的实际，有选 择地对传统档案实施数字化 扫描后的图像文件应与纸质或照片档案 档号对应。

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　　纸质档案和照片档案数字化的 要求扫描分辨率参数大小的选择，以扫描后的图像清 晰、完整、不影响图像的利用效果为准；采用黑白二 值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存储； 采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG 格式存储；提供网络查询的扫描图像，也可存储为 PDF或CEB或其他格式。 音频档案数字化形成的电子文件格式应为MP3或 WAV,视频档案数字化形成的电子文件格式应为 MPEG或AVI。 扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。

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　　电子档案的保管

　　电子档案可参照纸质档案的分类、整理。 电子档案应存储到脱机载体上。 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序 号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等 内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状 态。 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存 保管，一套异地保管，一套提供利用。

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　　推荐采用的载体，按优先顺序依 次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写 光盘、硬磁盘、闪存等。

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　　存储在脱机载体上的电子档案保 管除应符合纸质档案的要求外， 还应符合下列条件：a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、 触摸记录涂层。 b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤 压。 c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有 害气体隔离。 d)环境温度选定范围：17℃~20℃;相对 湿度选定范围：35%~45%。

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　　档案网络化服务

　　企业应建立目录数据库，并逐步实现档案的全 文检索 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件， 档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效 利用 涉秘档案管理系统应与互联网物理断开，非涉 秘档案管理系统可与互联网逻辑断开 档案管理系统应采用身份认证、权限控制、加 装防火墙等安全、保密措施 应采用可靠的份、恢复系统