采购业务流程及管理制度

　　采购业务流程及管理制度（试行）

　　总 则

　　第一条 为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，特制定此制度。

　　第二条 采购部职责划分

　　（一）生产原材料采购。

　　（二）生产设备、备品备件采购

　　（三）日常办公用品采购。

　　（四）餐厅菜品及厨房用品采购（列入厨房管理制度）。

　　第三条 采购方式

　　一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购： （一）集中或大宗物资计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，仓管员依计划（根据实际库存量）提出请购，采购部门集中办理采购。 （二）未经总经理同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得总经理批准后方可变更。 （三）询价、议价结束后，需总经理同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 （四）定价结束后，采购部应建立供应商台账，定期维护长期或固定供应商。

　　（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

　　第四条 询价、比价、议价

　　（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 （二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经负责人签字确认后上报。

　　（三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，对于大宗物资需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果上报总经理。 （四）采购部接到请购部门（生产部、综合办、机电维修部）以电话联络的紧急采购情况，应立即进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

　　第五条 请购与采购

　　（一）使用部门材料请购实行周计划提报，根据本部门实际物资需求情况，填写请购单，明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等（如有实物样品请提供实物），于当日交给仓库审核,仓库审核完成后由仓管员于当日提报至采购部（请购单应有部门经理签字），如因单据提报影响公司正常生产运营的，给予相关责任人50元处罚，造成严重损失的，按照实际情况进行处罚。

　　（二）采购部收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的

　　供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。

　　（三） 采购单一式3份，一联采购部门留存，一联交给财务（采购员核销时）,另一联交给仓管员（以备验收）。

　　第六条 验收与入库

　　（一）采购物资到货后，采购员要及时组织仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。（设备相关合格证由综合办管理，其他使用说明书等相关资料由机电维修管理），验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。 （二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单必须通过采购、仓管员签字。不合格品由相关采购办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购。

　　第七条 付款与核算

　　（一）预付款采购

　　1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。

　　2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误

　　后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。

　　（二）现款采购

　　采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由采购部、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途、签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。

　　（三）后付款采购

　　采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），

　　财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。

　　（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”（注：特殊情况下，根据实际情况可酌情进行付款处理）。 （五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票；对于小件物资或者非常用的单件物资，可根据实际情况开立相关票据。

　　附： 采购报销流程图

　　不符合质量标准采购办理退货