采购部关于审计八条意见的反馈

上传者：丁辉
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上传时间：2015-04-21
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采购部关于审计八条意见的反馈

采购部对季度会议审计部八条意见的反馈

内容：

一、

二、

三、

四、

五、

六、

七、

八、

反馈：采购部本着知无不言、开诚布公的态度，做如下反馈：

一、采购体系薄弱，内控体系缺失。这种缺失首先表现在人的缺失，月采购额接近1000万元，除配件日杂外原辅包材常规采购品项一百多种，却只有两个人负责，这种情况让采购非常的被动，年度计划的采购体系建设无从谈起，同时也产生了诸多问题：

1、团队和内部管理：人才梯队的建设不健全，组织架构一直没有搭建起来.这限制了采购部内部管理分工的进行，限制了年初计划的透明化采购的工作进度；

2、资源整合：忙于具体工作过多，投入到各种资源尤其是外部资源整合的精力较少，供需双方信息交流以及高层交流仍然不足，为公司高层决策以及项目公司运作提供的信息也较少。

3、供应商管理。“走出去”的机会太少，供需双方交流受到很大限制，供应商分类管理执行不到位，渠道仍然较窄，客群关系相对松散，战略供应商管理不够，此次鸡产品配货当中近100吨的鸡胸订单流失便是供应商管理不足的损失。

改进措施：xx采购部新进人员2名，人员增加到4人，体系建设将按计划实施。设立采购经理、采购员、开发员和信息员各一名。信息员兼内部审计职能，负责内部监督询问和审计，此工作从4月26日起独立展开：自行建立完整的价格体系，对采购价格进行内审，对任何价格或价格异动随时对采购部其他人员进行定期不定期的询问，查看采购过程文件，并做询问记录，独立向部门及公司领导汇报；

开发员目前刚刚到位，准备用一个月时间进行原辅包材知识的培训和供应商管理的培训，5月26日后独立开展工作，负责供应商的管理和开发：交接合格供方档案，独立开发供应商干部管理不到位，下沉不够，不深入用人、招人、留人措施不到位，没有把人力资源当成重要的工作来做采购体系薄弱，内控体系缺失销售不够拉动生产规章制度不健全，执行性、操作性不够，不严谨计件工作人员不足，不能满足公司发展财务管理基础工作薄弱，不能及时准确的提供信息，为高层提供决策例会模式需改进，多开专题会议，部门间推诿，各自为战

（与东北公司共享）并列入考核内容，向采购人员提供合格供应商的选择范围，并对合格供方的价格质量服务进行监督，按月或季度对供应商进行评价和考核，对采购人员的采购方向进行监督。这些工作仍在持续完善。作为中层管理人员将更加从严律己，提高工作质量。

二、用人、招人、留人以及人力资源的问题。人力资源是企业发展的根本。目前公司人力资源管理的体系缺失，只是松散的体现在各体系的薪酬方案和内部管理上。缺失系统的规划和管理方法，必然会造成一系列的人员、组织和制度的问题。员工只有物质层面，缺少培训、安全、保障和精神层面的满足。建议引进专业的人力资源管理，并独立起来，实行系统的全员培训、绩效面谈、目标考核等，并对员工生活起居、伙食状况、工作情况、员工心理等定期摸排，避免发一次工资走一批人，不走不知道，一走吓一跳的恶性循环。

三、规章制度不健全，不严谨的问题。我认为这是个表象，反映的是个集团组建时间不长，组织相对松散的问题。集团公司成立后，各中心各体系职能作用相对突出，有时候会以中心的名义发布文件，没有讨论和审核，多少会出现公正和严谨的问题，建议成立专人小组，统一对各体系包括集团的行为加以管理，对涉及多部门的指导性文件组织讨论、学习实施，比如目前试行的《原辅料接收标准》,这些问题单靠审计部的监督是不够的。

四、部门间推诿，各自为战的问题。这一点采购部深有体会，认为首先是制度不健全，流程不顺的问题，然后才是执行力的问题。比如前期的公司内部物资调拨问题，出现三不管，之后通过制定《公司内部调拨流程》加以解决；还有近期出现的滞库物资处理不力的问题，在很多公司都是开专项的对接会议来解决，但我们现在有的还停留在口头上，还没有建立有效的处理机制，遇到具体事情，仍有部门之间责任界定不清楚，能推则推的情况。公司规模逐渐发展，需要由人治，由自觉自发向制度化转变，进行目标管理并与考核挂钩。

五、例会模式的问题。目前公司的会议感觉有些大、全、长的倾向，一个月里有一周在开会或在为开会做准备，重点的问题反倒不突出，提出了解决的也不彻底，也希望开专题会议，可以简短、多次，有针对性，比如鸡产品储备问题，添加剂安全排查问题等专项会议，集思广益，贯彻思想，多方配合，迅速实施。

xx集团北京xx采购部

2011年4月23日