第七讲 商务信函写作――催款信
上传者:陈建刚|上传时间:2015-04-24|密次下载
第七讲 商务信函写作――催款信
第七讲 商务信函写作——催款信
一.催款信简介
1.发催款信的原因
发送催款信可以通过邮寄或传真,目的是为了追回过期未付的款项。写
催款信要讲究技巧,既要有分量,又要和客户保持友好的业务关系。一封好的
催款信不会冒犯对方,却又能使他们感受到你的坚决态度。
2.催款信的行文语气
催款信的语气应该坚决、有说服力,却又亲切、公正有理、不失礼貌,绝不能让
人觉得你咄咄逼人、粗鲁无视,也不要使用嘲讽或带侮辱性的语言。
3.采取的态度
采取开明的态度:除非不得已,否则不要在催款信中针对对方个人,更
不能进行威吓。客户可能只是把付款的事忘记了。如果你在信中把矛头直指个
人,并以法律手段威胁,那么你的客户即使曾经是你的朋友,也会变得顽固不
化,将会一再拖欠账款。因此,开始催款的时候要采取开明的态度,不能威胁
客户,要给他们足够的机会结清欠款。
4.提示信和催款信
多数公司一般都首先通过电脑提示自动发出提示信。在亲自起草催款信
之前一般会自动发出两封提示信(第二封的语气较第一封稍为强烈)。第一封
提示信通常为账款结算表,上面标明“过期未结账(Account Overdue)”、
“到期应付账(Account due for Payment)”等字样。第二封提示信通常为打
印出来的标准格式信(有时是红色的),语气比较强烈。从第三封提示信至催
款信为止,语气将一封比一封强硬,到了最后一封或以法律手段相威胁,或通
知客户你将委托催收账款公司收回欠款。
二.个案研究
例一:
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