会务管理

1 会议管理

1.1 大中型会议

1.1.1 会前筹备

1.1.1.1 确定会议主办部门

1.1.1.2 拟定会议方案

1.1.1.3 会议方案报批

1.1.1.4 会务方案拟定

1.1.1.5 会前会务筹备

1.1.1.5.1 酒店预订

1.1.1.5.1.1

1.1.1.5.1.2

1.1.1.5.1.3 酒店选址、签订相关协议并支付定金 提供酒店布局平面图 提供酒店至机场/车站交通线路图

1.1.1.5.2 会议通知

1.1.1.5.2.1

1.1.1.5.2.2 起草、下发会议通知 落实与会人员行程并收集参会回执

1.1.1.5.3 文件准备

1.1.1.5.3.1

1.1.1.5.3.2

1.1.1.5.3.3

1.1.1.5.3.4 制作会议指南 会议演示文件模板提前下发 会议资料的排版与印刷 装订材料使用耗材提前备足（打印机、复印机墨盒、硒鼓、纸、

装订工具等）

1.1.1.5.4 会场布置

1.1.1.5.4.1

1.1.1.5.4.2 会议座位安排及摆放席位卡 根据会议内容制作及安装会议背景等

1

1.1.1.5.4.3 提前调试电脑、投影仪、麦克风、音箱（视情况而定是否需要聘

请专业的人员协助，一般酒店会配备）等会议设备

1.1.1.5.4.4

1.1.1.5.4.5

1.1.1.5.4.6

1.1.1.5.4.7

1.1.1.5.4.8 需要视频会议系统需提前通知其他会场一并调试 提前在每个会议桌上摆放纸、笔、计算器等会议用品 会议讨论使用白板及白板纸、白板笔提前摆放 会议室绿色植物装饰 提前熟悉会议室周围环境（电话、厕所、安全门）

1.1.1.5.5 房间安排

1.1.1.5.5.1

1.1.1.5.5.2

1.1.1.5.5.3 按级别分配房型，标单、标双、套房等（注意客人习惯） 房间摆放花篮、水果、烟、当地特产、问候卡等（如有需要） 如有特殊要求随时更改

1.1.1.5.6 交通安排

1.1.1.5.6.1

1.1.1.5.6.2 自备车辆及司机的调度 租用车辆使用安排

1.1.1.5.7 会议用品准备

1.1.1.5.7.1

1.1.1.5.7.2 提前罗列会议用品清单，根据清单采购补充会议用品 打印机、复印机的耗材备足（纸张、硒鼓、最好携带打印机安装

软件）

1.1.1.5.7.3 会议礼品报批采购（如需要）

1.1.1.5.8 用餐安排

1.1.1.5.8.1

1.1.1.5.8.2

1.1.1.5.8.3

1.1.1.5.8.4 早、中、晚餐地点、时间、形式确定 菜单提前确定 自带酒水准备 会议期间茶歇预定

1.1.1.5.9 其他事项

2

1.1.1.5.9.1 会议预算的报批

1.1.2 会中事项

1.1.2.1 会议签到

1.1.2.1.1 与会人员到达情况统筹

1.1.2.1.2 房卡的发放

1.1.2.1.3 是否有球包等行李寄存并做好登记

1.1.2.1.4 酒店大堂摆放签到台、鲜花及欢迎牌

1.1.2.1.5 通往会议室及餐厅的指示牌摆放

1.1.2.2 会场服务

1.1.2.2.1 会议录音

1.1.2.2.1.1

1.1.2.2.1.2 重要领导讲话全程录音 其他视重要程度及时录音

1.1.2.2.2 会议记录

1.1.2.2.2.1 会议报告及讲话要点记录

1.1.2.2.3 摄影摄像

1.1.2.2.3.1

1.1.2.2.3.2

1.1.2.2.3.3 会场发言及讨论等画面及时拍摄 视情况全程摄像或选择部分镜头摄像 与会人员合影可请外面专业人员协助

1.1.2.2.4 会场文书服务

1.1.2.2.4.1

1.1.2.2.4.2

1.1.2.2.4.3

1.1.2.2.4.4 会议资料修改及发放 会议演示文件收集 会议期间协助公文处理 满足与会人员其他文书上的要求

1.1.2.3 餐饮服务

3

1.1.2.3.1 及时补充茶水

1.1.2.3.2 在必要时送上茶点

1.1.2.3.3 及时统计就餐人数并提供给负责餐饮人员，调整餐饮安排

1.1.2.3.4 就餐形式及地点提前告知与会人员，自助餐及时发放餐卷

1.1.2.4 返程信息收集

1.1.2.4.1 收集与会人员返程信息

1.1.2.4.2 协助预定返程机（车）票

1.1.2.4.3 返程车辆统筹安排

1.1.3 会后事项

1.1.3.1 返程安排

1.1.3.1.1 车辆安排，必要时租用车辆

1.1.3.1.2 房卡回收

1.1.3.1.3 个人行李清点

1.1.3.2 清理会场

1.1.3.2.1 回收有关会议文件、保密资料

1.1.3.2.2 剩余会议用品整理带回

1.1.3.3 酒店结算

1.1.3.3.1 与酒店核对明细帐

1.1.3.3.2 支付扣除定金后剩余款，现金不够采用公司转帐

1.1.3.4 会议成果整理

4

1.1.3.4.1 合影、相片冲印寄发

1.1.3.4.2 整理会议成果并存档

1.1.3.4.3 会议纪要整理印发

1.1.3.4.4 重要领导讲话根据会议录音听写后修改下发

1.1.3.4.5 会议礼品的发送与记录

1.1.3.4.6 会议录像刻盘存档，必要时做些剪辑编辑

1.1.3.5 发布会议报道并挑选优秀照片同时发布

1.1.3.6 会后反思，对本次会议工作总结

1.1.3.7 会议决定事项跟踪落实办理进展。

1.2 小型会议

1.2.1 会前准备

1.2.1.1 征集会议议题。

1.2.1.2 会议主办部门明确会议时间、地点、参加人员、会议议程，起草并发

放会议通知。

1.2.1.3 确定需其他部门协助事项。

1.2.1.4 确定是否需要公司管理层出席，并尽早通知相关人员。

1.2.1.5 会议文件准备及装订，于会前发至与会人员。

1.2.2 会中事项

1.2.2.1 会议记录。

1.2.2.2 会议录音、摄影、摄像（如需要）。

1.2.2.3 会场茶水服务。

1.2.3 会后事项

1.2.3.1 会议纪要整理发布。

1.2.3.2 与会人员返程安排。

1.2.3.3 会议决定事项督办。

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