秘书信息工作与档案管理案例

上传者：李海英
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上传时间：2015-05-04
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秘书信息工作与档案管理案例

1.档案的价值？思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式．为

2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务？什么他们会选择该种方式？

答：（1）对于企业来说，档案有两方面的价值

答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用

一、凭证价值

了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能

档案是历史的真凭实据。从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直

和发展前景．并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传

接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。

递的方式

从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历

语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出

史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。

二、

参考价值

档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。它

对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开

拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。

（2）地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档

案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年

多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金

4116万元。充分体现了档案的参考价值。

从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做？

答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。

2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了这样的尴尬。

3.作为秘书人员，要培养自己的信息意识，从相关资料中获取到有用的信息，按照与会人员的要求，合理的安排住宿。

作为秘书人员来说，信息的敏感性并不是天生的，可以通过平时的刻苦训练逐步提升。

一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。

（1）现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向。（2）多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。

收集和摄取信息在过程中，要抓住三点：（1）位置准、（2）内容新、（3）角度好。

三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。（1）筛选细致、（2）整理准确。

请求、听取汇报、演说等．是使用语言、姿态、倾听来传递信息的。语言传递简洁、

直接、快速，信息反馈及时，较少受地点、场合的限制，但获得的信息凌乱，对信

息接收者来说较难储存。

文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，它的特点是避

免信息变形失真，可以进行远距离的多次传递，而且便于利用和储存。

电信传递是先进的信息传递方式，目前已有电话（包括手机和固定电话）、传

真、通信卫星、计算机联网等多种方式。

小林要求信息传递要准确及时，所以采用了电信的传递方式，老师要求信息传

递要准确不失真，可以进行远距离的传递和多次传递，所以采用了文字传递的方式。

科长需要在会议上直接与与会者交流沟通采用了语言传递的方式，为了避免语言传递信息凌乱不易储存的特点，辅以文字资料，使信息传递更准确，更具说服力。

省委有关部门到重灾区进行调查后，编发汇报材料上交省委、省政府。这属于哪一

种形式信息反馈？除此以外信息反馈还有哪些形式？

信息反馈的涵义是什么？

信息反馈的方法有哪几种？

信息反馈形式．．：（1）纵向反馈和横向反馈。纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式；横向反馈是同级组织之间的信息反馈。（2）正反馈和负反馈。决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈为正反馈，问题、失误方面的反馈为负反馈。（3）前反馈和后反馈。在信息发出前信息接收者向信息发出者提出要求和愿望是前反馈；在信息发出后信息接收者对信息做出的反应是后反馈。

案例中他们及时地编发了《特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题，监利县当前几个突出的问题亟待解决》的信息，反馈给省委，属于纵向反馈、负反馈和后反馈。

所谓信息反馈，是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返回回来，并对信息的再输出发生影响的过程。

信息反馈有连续型、系列型、广角型三种方法．．。（1）连续型反馈信息。对工作过程中的某个关键问题在短期内连续不断地进行反映。（2）系列型反馈信息。将工作活动的全过程情况按不同的发展阶段连续反映。（3）广角型反馈信息。对工作活动的某个过程从不同角度进行反映。