信息文书与档案管理_12电子档案Word

　　内容涉及信息工作,文书的种类、体式和稿本,文书的撰制,文书组织工作,文书处理与管理,档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用与编研,专门档案与特殊载体档案,电子档案。

　　第十二章 电子档案【学习目标】 1.了解电子文件的概念和主要生成方 式； 2.了解归档电子文件的种类和特点； 3.明确电子档案的归档原则； 4.掌握电子档案的收集、鉴定方法； 5.学会电子档案的管理。

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　　【引导案例】2001年9月11日是令全世界格外震惊的日子。这 一天，恐怖分子在经过精心策划后，利用数架民航客 机分别对美国东部主要城市纽约和华盛顿的几个重要 建筑物目标实施撞击，造成了震惊世界的“9 11”悲 剧。“9 11”悲剧不仅夺走了数千人的生命，同时也 摧毁了许多公司赖以生存的文件等数据资料，其中主 要是电子文件。有人悲观的预言：某些公司可能就此 永远消失。但也有公司在第二天就恢复了正常运作， 著名的摩根——斯坦利就是其中之一。

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　　摩根——斯坦利的办公室在“9 11”事件中同样 毁于一旦，并损失了十几名员工，但该公司却在第 二天就能正常运转。摩根——斯坦利“打不死”的 秘诀就在于它采用了先进的技术对电子文件等数据 资料实施了防灾难备份。除了与其他公司一样，在 公司内部建立起正常文件数据备份之外，摩根—— 斯坦利还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事 处不间断地即时备份它们的电子商务文件数据，如 果文件数据形成地原始数据被毁，通过异地保存的 备份数据，公司仍然可以很快地继续运转。摩根— —斯坦利的电子文件数据是通过光纤传播来实现电 子文件数据的异地实时在线备份的。

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　　由于使用光纤，其传输速度很 快，可以达到1000兆级，因 此，在世贸大厦倒塌前，摩 根——斯坦利能够通过调整通 讯线路即时地从世贸中心的服 务器和主机上源源不断地向位 于新泽西州的公司电脑传输数 据，实施在线备份。当然，像 摩根——斯坦利那样使用调整 通信线路实施实时在线备份电 子文件数据需要支付相当大的 费用。

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　　上述案例表明：随着社会信息化步伐的加快发展，出现了以电子文件为代表的新型档案载体，它 们在社会生活中发挥了越来越大的作用。因此，掌 握电子文件的收集积累、整理归档及保管利用等方 法和技巧提上了日程。 计算机及网络应用的普及和发展，使各种信息 的传播和使用方式发生了翻天覆地的变化，新型的 数字化信息载体也对传统档案载体造成了前所未有 的冲击，这种新型的档案载体在形成、传递、存储、 使用过程中对特定技术环境的依赖，也给新时期的 档案工作带来了新的挑战。

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　　第一节 电子文件概述一、电子文件概念 电子文件是由电子计算机生成和传输处理的、以二进制数 字代码记录和表示的，因此称为“数字文件”(Digital Records)。

　　这是电子文件与传统文件的基本区别。电子文件 是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特 征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，称为“数字文 件”更为贴切。人们对电子文件的概念认识有一个发展过程， 起初被称为机读文件，后来发现“机读”并不能真正反映电子 文件的特征，如模拟的录音带、录像带等传统文件也是机读的， 但它不符合电子文件的特性。国际档案界对电子文件的定义进 行了多次修改，2002年我国的国家标准《电子文件归档与管 理规范》(GB/T 2002-18894)给电子文件给出了明确的定义

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　　电子档案系统

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　　(一)电子文件术语和定义 2002年12月国家质量监督检验检疫总局在颁布的《电子 文件归档与管理规范》(GB/T 2002-18894)中定义： 1.电子文件(electronic records)指在数字设备及环境中生成， 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数 字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2.归档电子文件(archival electronic records)指具有参考和 利用价值并作为档案保存的电子文件。 3.背景信息(context)指描述生成电子文件的职能活动、电子 文件的作用，办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响 的历史环境等信息。 4.元数据(metadata)指描述电子文件数据属性的数据，包括文 件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处 理和图形工具软件、字符集等数据。

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　　二、电子文件的主要生成方式1.计算机系统生成 (1)办公系统。各种办公系统直接生成电子文件。政 府、机关、企业、个人在各种社会活动产生的文档、 图表、数据等，现都在计算机上生成，以电子文件 的形式存在，形成各种类型的电子文件。 (2)各类业务信息系统。各种专业的信息系统在计算 机上直接生成不同类型的电子文件，计算机辅助设 计系统(CAD)可以完成各种设计，生成专业格式的电 子文件。

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　　2.数字化加工设备生成(1)扫描。 扫描仪可以将纸张上的文字、图像、 图形、照片等信息通过扫描的方式， 输入到计算机里面形成电子文件。各 个档案馆、室都藏有丰富的档案，这 些档案绝大多数是纸质档案，都可以 通过扫描仪输入到计算机里面形成电 子文件。近几年，各级档案馆、室数 字化加工十分热门，投入大量的资金 进行数字化加工，把纸质档案变为电 子文件(档案),为社会提供利用服务。

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　　如果要利用图像文件中的文字信息，可以利用 OCR技术进行处理。OCR(Optical Character Recognition光学字符识别)技术，是应用软件技术 通过检测图像文件中的文字图形的暗、亮的模式确 定其形状，然后用字符识别方法将形状

　　翻译成计算 机文字的过程；即，对文本资料进行扫描，然后对 图像文件进行分析处理，获取文字及版面信息的过 程。光学字符识别技术的准确率取决于图像质量的 优劣，图像中文字的大小，图像分辨率(PPl)的大小 等因素，图像质量高识别的准确率则高，一般OCR 识别要求图像分辨率≥200DPI,文档扫描的分辨率 要求就是依据OCR对图像分辨率的要求而确定的。

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　　(2)拍照。随着数码相机技术的 快速发展，数码相机的成 像质量迅速提高，拍照成 本不断下降，数码照片逐 步取代传统照片，数码相 机可直接生成数码照片-电子文件(图像)。数码相 机也可以作为档案部门进 行档案数字化的设备，与 扫描仪相比，500万像素 以上的数码相机对实物档 案进行数字化加工，对特 大幅面档案数字化加工时 有着很大的优势。

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　　(3)采集。通过音频采集和视频采集 设备可以将存储于录音带和录 像带上的模拟信息转化为数字 信息，并存储为相应的音频和 视频文件，成为音频和视频类 电子文件。档案馆室保存的录 音和录像档案，都需要通过音 频采集和视频采集设备将模拟 的音频、视频信息转换为数字 信息，制成音频、视频电子文 件。近几年，录音、摄像设备 已经可以直接生成音频和视频 类电子文件，省略了音频、视 频采集工作。

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　　三、电子文件的特性电子文件的一些基本特性与纸质文件有 着很大区别，电子文件的信息形态是以二进 制数字编码序列存储在磁性载体或光盘等介 质上，且数字形态的电子文件信息脱离计算 机技术是不能被识别，就此决定了电子文件 固有的特性。

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　　1. 电子文件的非直读性和依赖性 电子文件记录信息的方式与传统的信息记录方 式发生了根本的变化： 其一，计算机将输入的信息都转换为二进制的 数字代码序列，人工无法直接识读和理解经过复杂 编码的数字代码，其二，所有存储在载体上的信息， 人工看不见摸不着，只有计算机可以读取。电子文 件对计算机技术的依赖性包括： 对计算机硬件设备 的依赖性， 对计算机软件的依赖性，对标准的依赖 性由于电子文件使用了人工不可识读的记录符号和 数字代码，我们无法直接识读和理解经过复杂编码 的“比特流”,只有通过计算机进行解码还原，才 能读取其内容。

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　　在这一还原过程中，电子计算机的硬件、操作系统、 应用软件都直接影响还原结果。如电子文件对其它设 备环境的不兼容，使其只能在某种设备上处理；不同 软件环境形成的电子文件有时难以互换；电子文件加 密之后，不解密就无法识别：计算机软硬件环境更新 时，如不及时解决格式转换问题，妥善做好电子

　　文件 的迁移工作，也会造成电子文件的无法读取。

　　另外，电子文件的运行环境对标准化的要求很高， 无论是信息加工、存储、传递、检索、还是软件的运 行、载体的更换都受到标准的制约。制作生成要有代 码标准，存储要有机读载体的格式标准，信息压缩要 有算法标准，传输要有网络协议标准，查找要有检索 语言标准等等。

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　　2. 电子文件信息的游动性和共享性 电子文件信息与其存储的载体之间是可游 动的，不再具有物理意义上的固定实体状态， 也不再有固定的物理位置，它可以方便地从一 个载体转移到另一个载体，只要应用计算机系 统的复制和移动功能，任何存储在计算机上的 电子文件可以被复制或移动到另一个载体，甚 至一个电子文件的信息可以分别存储在不同载 体上。

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　　3.电子文件的易变性 在计算机系统中，电子文件信息与载体相对 独立，使载体对信息“束缚”不存在了，人们对 信息的修改变的十分方便，而且可不留痕迹。 电子文件是可以很方便的进行复制，生成与 原稿完全一样的文件，而使人们无法区分复制件 和原件，传统的原件的概念不能适用电子文件。

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　　4.电子文件信息形态的复杂性 纸质文件主要承载文字和图形信息，电子文 件构成的信息形态则是多变的，电子文件可以是 纯文字信息的电子文件，也可以是图形、图像， 还可以是音频、视频文件，有可以将文字、图形、 图像、视频、音频各种信息组合成一份信息形态 结构更复杂的电子文件。

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　　电子文件的特性决定了电子文件的归档、保存、 管理、利用与纸质文件归档、管理方法不一样。纸质 文件信息与载体“从一而终”,电子文件信息可以在 不同的载体之间游动，信息相对独立；纸质文件载体 只能承载静态信息，电子文件载体可以承载静态、动 态多种媒体信息；纸质文件利用信息承载的物理实体 难以跨越时空的约束，电子文件利用信息可以不受时 空的约束，实现信息高速流动。 对电子文件的管理因 根据电子文件的特性，应用科学、现代的管理方法进 行管理。 正因为电子文件具有上述的特性，所以在电子文件 保管时应注意保证电子文件的真实性、完整性、有效 性。

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　　四.电子文件的种类1.按照电子文件的存在形式划分为： (1)文本文件，指利用文字处理技术生成的文字文件、表格文 件等。 (2)数据文件，一般以数据库的形式存在。 (3)图形文件，指运用计算机辅助设计或绘图等手段生成的静 态图形文件。 (4)图像文件，指借助视频设备获得的动态图像文件，如使用 扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 (5)声音文件，指采用音频

　　设备录入或用编曲软件生成的文件。 (6)多媒体文件，指借助计算机多媒体技术制作的由文本、图 像、影像、声音等若干种文件合成的多种媒介的文件。 (7)命令文件，指为处理各种事务用计算机语言编写的程序， 是一种计算机语言。

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　　2.按照电子文件功能划分为： (1)主文件，指表达作者意图、行使职能的文件。 (2)支持性文件，主要指生成和运行主文件的软件，如文 字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。 (3)辅助性、工具性文件，主要指在制作、查找主要文件 过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件 往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附 带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。 3.按照电子档案产生的环境划分为：一般办公室工作中产 生的文件，计算机辅助设计和制造中产生的文件。 4.按照电子文件的属性划分为：普通文件、只读文件、隐 含文件、加密文件和压缩文件等。

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　　[小实例]某大学实现了办公自动化，在学校办公自动 化网上发布文件和通知，产生了大量的电子档案。 为了便于档案的利用，学校档案室还将原来纸质 的《学校管理制度专题文件汇编》、《教师获奖、 考核、评优统计》、《精品课、教学成果奖》等 转化成电子文件，挂在校园网上供学校师生查阅。 现在教职工在办公室就可以利用学校的电子档案， 不必到档案部门查阅文件。

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　　第二节一、电子文件的收集

　　电子文件收集与鉴定

　　(一)电子文件收集形式 1.收集电子文件的原文。 2.收集电子文件元数据。 电子文件的收集需要依托电子政务系统的整体环境， 对于已经建立起完善统一的电子公文交换平台的地 区，通过数据接口方式，直接捕获电子公文从起草 到形成、流转全过程中形成的电子文件和元数据， 实现电子文件从办公系统到电子文件管理系统的无 缝链接。

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　　对于不具备统一电子公文交换平台的单位，其 电子文件往往在各个单位的办公自动化系统、档案 管理系统中产生，通过制定开放的电子文件数据交 换标准，实现电子文件的收集。 目前，一般采用XML语言作为电子文件元数 据的描述工具，统一的基于XML的电子文件数据交 换标准，可以解决不同系统和软硬件平台的数据收 集困难等问题，并通过计算机技术对电子文件原文 和元数据进行封装，确保电子文件的真实性、完整 性和有效性，实现跨平台、异构系统的电子文件收 集。

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　　(二)电子文件收集要求

　　1.记录了重要文件的主要修改过程和办理情况， 有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应 被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已

　　开 始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件 定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据 实际条件或需要，确定是否保留。

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　　2. 当公务或其他事务处理过程只产生电子 文件时，应采取严格的安全措施，保证电子 文件不被非正常改动。同时应随时对电子文 件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

　　3.对在网络系统中处于流转状态，暂时无 法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获 措施，集中存储在符合安全要求的电子文件 暂存存储器中，以防散失。

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　　4.对用文字处理技术形成的文本电子文件，收 集时应注明文件存储格式、文字处理工具等， 必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电 子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

　　5.对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格 式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用 格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

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　　6.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得 的图形电子文件，收集时应注明其软硬件 环境和相关数据。 7.对用视频或多媒体设备获得的文件以及 用超媒体链结技术制作的文件，应同时收 集其非通用格式的压缩算法和相关软件。 视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通 用格式。

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　　8.对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其 属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频 电子文件以WAV、MP3为通用格式。 9.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软 件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资 料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成 通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同 专用软件一并收集。

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　　10.算机系统运行和信息处理等过程中涉及 的与电子文件处理有关的参数、管理数据等 应与电子文件一同收集。 11.对套用统一模板的电子文件，在保证能恢 复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用 模板进行存储，被套用模板作为电子文件的 元数据保存。 12.定期制作电子文件的备份。

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　　电子档案系统

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　　二、电子文件的鉴定(一)电子文件鉴定的概念电子文件的鉴定工作，是指鉴别档案的价值， 确定其保管期限，删除已收集积累但无保存价值 的电子文件并予以销毁。包括对电子文件的真实 性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范 围和划定保管期限。是保证归档电子文件准确、 完整、系统，确定档案属性的工作。

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　　(二)电子文件的鉴定内容：1.对归档电子文件的原始性、准确性、完整性鉴 定：即是否是形成时的，或通过审批更改的电子 文件；是否是产品定型技术状态或经过事务处理 并有结果的电子

　　文件，是否是组成完整的系统的 电子文件。 2.确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决 于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需 要，要根据国家关于档案保管期限表确定其保管 期限。

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　　3 .对归档的电子文件内容进行鉴定。电子文件 鉴定是在归档前，电子文件形成部门在档案部门 的协助下，鉴别电子文件的价值，同时对其记录 的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作 出说明，并根据电子文件的内容价值划分保管期 限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。

　　4.对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定， 把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

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　　归档的电子文件鉴定，要特别注意：一是确定电子文件的原始性、真实性。电子 文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电 子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以， 在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时 的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的 原始性、真实性则是首要任务。若电子计算机网 络上有记录系统，可与记录系统所记载的形成、 修改、批准时间等方面对照来鉴别原始性、真实 性。如载体传递，要用有无登记、记录等管理制 度来确认原始性、真实性。

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　　二是鉴定和检测要相结合。电子文件是电子文件的内 容、电子文件内容的记录载体和对电子文件内容显示的电 子计算机软、硬件平台的组合。有了这个组合，我们才知 道电子文件的内容是什么。电子文件的记录载体若有病毒、 损坏，就不可能知道电子文件的内容；软件与硬件平台不 一致，载体所载电子文件内容是什么也不可能知道；记录 载体不能被电子计算机软、硬件平台确认，也不会知道电 子文件的内容。这些，只有通过检测才能够确认。所以， 鉴定和检查、检测是联系在一起的。归档说明中说明的电 子文件生存的软、硬件平台环境能否准确读出归档的电子 文件内容，存储载体和软、硬件平台技术条件的一致性， 均应进行检查。因为这是保证电子文件内容在保管期限内 存在、显示的首要技术条件。

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　　第三节 电子文件归档管理办公自动化(以下简称0A)的实施为管理工作 注入了前所未有的活力，并取得了极大的成效。 然而伴随着OA电子文件的大量产生，其后期的归 档工作如何应对和运作，为档案部门提出了新的 挑战性任务。0A电子文件的归档，涉及到许多以 前纸质文件时代从未遇到过的难题，要妥善、有 效地处理好这些问题，档案部门必须在归档思路、 流程、模式上有所创新、有所突破。本节以办公 自动化(OA)信息系统为例介绍电子文件归档管 理。

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　　一、电子文

　　件归档流程0A电子文件在线归档的流程，需要把收、发文登记 和档案元数据管理整合在一起，还要考虑其它纸质卷宗 的管理，先由档案员对本单位等待归档的0A文件进行检 查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项 后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部 文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核， 正确无误后正式接收归档，并按照预先设定的编目方案 自动生成档号等即完成在线归档任务，与0A系统电子文 件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。

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　　二、电子文件归档的内容0A系统运作的基本功能包括发文、收文、呈 文管理。发文从拟稿、修改、审定、签发、打印 输出都在网上进行；收文(纸质来文),目前通常 的做法是将其数字化、上传并加著相关信息后在 网上完成传阅、批示、办理等；呈文为单位内部 工作请示和工作报告，由各部门在网上完成拟稿、 会签、提交、审核和领导批阅。除了电子全文和 上述流转处理信息外，0A系统中还记载了各种 文件的记录信息，有些是系统自动产生的，有些 是文件管理员手工录入的。

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　　0A电子原文、流转处理信息和文 件记录信息三部分数据构成了0A电子 文件需要归档的主要内容，其中文件记 录信息起着描述、关联文件所有信息的 作用，电子全文和流转处理信息从属于 文件记录信息。

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　　电子档案管理系统一般采用数据库型管理系 统在管理机制、数据结构等方面与0A系统运行 的环境和要求有本质性差异。0A文件归档数据 转换接口的任务就是要将0A系统中的上述三类 信息内容转换为数据库系统中能识别的档案数据 记录及关联附件。这种转换既要考虑0A来源系 统信息构成，还要考虑档案系统采用的管理平台 与数据结构，两者遥相呼应。设计人员就要根据 各种文件的字段信息，设计出合理、可靠的数据 对接或转换关系，完成两个系统之间的数据的平 稳迁移。

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　　三、电子文件归档的方法电子文件的归档方式主要是：逻辑归档和物 理归档。 (一)逻辑归档：具有稳定、可靠的网络环境和严 密的安全管理措施以及对内容重要的电子文件 制作纸质版本的单位可实施逻辑归档。

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　　1.电子文件逻辑归档的基本要求是：(1)档案人员会同计算机系统管理人员要设定 查询归档电子文件的权限。 (2)电子文件归档操作由具体经办人员完成， 办理完毕的电子文件要根据单位编号方案进 行分类、编号并确定保管期限，以做到实时 归档。

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　　(3)网络管理人员要把电子文件的物理地址存放 在指定的服务器上，同时网络管理员应对该服务 器采用磁盘镜像备份措施。 磁盘镜像

　　备份：是在两个硬盘之间建立完全的 镜像，即所有数据会被同时存放到两个物理硬盘 上，当一个磁盘出故障时，仍可从另一个硬盘中 读取数据，因此安全性得到保障。 (4)在归档过程中，档案人员要检查归档的电子 文件是否有该电子文件产生及运行过程的元数据， 文件的上下文关系和结构。

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　　(5)局域网内部要有可靠的安全防范措施，网络系统 设备更新时，必须制定严密的数据转换措施，确保数 据准确无误运行于新系统。局域网安全防范措施： ①通过漏洞扫描(主机、数据库、网络等)发现系统漏 洞，进行安全配置，达到系统加固目的。 ②通过物理隔离、防火墙、VLAN等划分网络安全域， 建立基于网络的访问控制机制。 ③建立全网内的防病毒体系。 ④数据转换措施：原数据备份、新系统环境搭建完成。(6)档案人员在设备更新时应参与数据转换工作，并 记录在案。

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　　(二)物理归档：使用单机和局域网条件有限的单位， 其电子文件的归档宜采用物理归档方式。

　　1.物理归档基本要求是：(1)制定电子文件物理归档管理制度，明确归档实施 的责任岗位，防止电子文件正本被修改、替换和删 除等。具有永久和长期保存价值文本或图形形式的 电子文件必须制成纸质文件同时保存，保证电子文 件正本和归档纸质文件完全一致。

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　　(2)以物理归档方式时，一般应及时把电子文件送 档案部门归档。 (3)记录电子文件形成过程中出生的有关背景信息、 元数据信息，应与电子文件一起归档，以证明电 子文件的真实性。 (4)对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检 测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有 效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

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　　(5)所有物理归档的电子文件须定期制作备份，并存 储到耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管， 一套供查阅使用，一套异地保存。备份制作和存储载 体应按照规定执行。(6)应将注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保 管期限、存入日期、软件环境等内容，存入名为 “biaoshi.txt”文件中，并存储于同一载体。也可 将同一载体的电子文件目录存入名为“mulu.rtf”文 件中，存储于同一载体。 (7)特殊格式电子文件，应在存储载体中同时有相应 的运行软件或查看软件。

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　　(三)两种归档方式的差异OA电子文件无论是采用逻辑归档和物理归档 都决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问 题。 1.物理归档，方式简单、直接，不需要前期很大 的投入和专门系统的支撑，直接将数据拷贝到光 盘等物理载体上，便可完成归档。但物理归档后 的电子文件，由于没有了原来系统的支持，再要 实现快速查

　　询和即时利用，几乎是不可能的，而 只能将其作为原始数据的积累和备份，或通过一 些简易的二次开发，对此进行查询和利用。

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　　2.逻辑归档，能实现OA电子文件的 在线归档，效率高，能适应不断增加 的电子文件的管理和利用，但前期配 套工作复杂，需要有完整的元数据和 接口标准。

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　　四、元数据技术0A系统中的记录项是档案管理系 统中的需要的项目，因此可以通过接 口程序自动引用过来，既免去归档人 员的重复输入，又确保数据的原始性 和准确性。

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　　(一)元数据捕获技术 元数据捕获技术是根据电子文件内容自动确定捕 获内容的过程。 元数据捕获系统，是指从电子文件的形成环境或 形成过程中，对电子文件进行捕获。要求在捕获电 子文件的同时，也要一并捕获与文件相关的背景、 内容和结构元数据。捕获是决定制作并保留记录的 过程。捕获的对象包括立档单位形成和收到的文件。 捕获前应以对机构的业务和责任所进行的分析为依 据，决定捕获条件。立档单位应利用系统提供的工 具来决定文件的取舍，不符合条件的文件不需要正 式捕获。同时也要授权哪些人可以利用这些文件以 及这些文件应该保留多长时间。

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　　(二)系统捕获电子文件的主要内容：1.来源信息：文件号、全宗号、全宗名称、组织沿革、 类别号(自动获取)、类别名称、分类号(均自动获取); 案卷号、案卷名称(自动获取或补充著录)、档号(自 动获取或补充著录)。 2.时间信息：形成(自动捕获)、处理(补充著录)、归 档时间(自动获取)。

　　3.背景信息：机构名称、操作者名称、电子签名、文 种、稿本、紧急程度、文件大小、文件页数、文件份 数(均自动获取)、重要程度(自动捕获或补充著录)。

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　　4.内容信息：题名、语种(自动捕获);时间范围、 内容描述、行政区域范围(自动组织)、主题词(自 动组织或自动捕获)、描述附件(自动组织或补充著 录)。5.结构信息：文件类型描述、文件格式及版本、 模板、载体类型、载体规格、操作系统名称和版 本、信息处置平台、配置要求、硬件环境(均自动 获取)。 6.期限和条件：密级、公开范围、使用条件、数 字水印、加密方法(自动捕获)、保管期限、处置行 为、预处置时间、是否公开(补充著录)。

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　　7.日志信息：保管日志(事件类型、事件时间、 事件描述(自动获取);预期行为、时间(补充著 录);使用日志、类型、使用者、时间、使用描 述(自动获取)

　　8.说明：(其中日志信息部份的保管日志以归档 时段为准，使用日志为管理系统中的功能)。 9.自动捕获：是根据电子文件的内容自动捕获 相关信息。

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　　10.自动获取：是根据系统配

　　置参数，自动获 取到相关的值。 11.自动组织：是根据电子文件的内容自动组 织为相关的简洁明确的语句。 12.补充著录：系统提供相关操作界面给用户 添加或修改信息。

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　　(三)主要生成的数据包括：1、电子目录，目录采用XML交换格式，具体 格式定义参照《广东省电子文件归档与管理 办法》中的相关说明，XML文件中的数据要 素按照上节捕获内容的要求定义。在数据上 传前，系统能自动根据归档文件的信息生成 目录的XML文件。

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　　2、自动转换电子原文，电子原文数据包括扫 描型全文数据和文字型全文数据，扫描型全文 数据支持TIFF、JPEG等图片格式，文字型全 文数据须支持XML、TXT、DOC、ItrPS、 PDF和CEB格式。 在数据捕获过程中，提供自动汉字识别生 成TXT格式的文件、自动压缩转换XHL和CEB 等格式功能。音频档案资料采用MP3、AVI和 WAVE交换格式，视频档案资料的采用MPEG、 ASF等交换格式，接收中如有其他格式，本系 统提供自动转换功能，系统能自动打印转换结 果报告，显示转换是否成功。

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　　3.基础数据标准和与其它系统数据交换， 按照广州市《电子文件档案资源管理规 范》进行设计，主其总体框架如下表121所示：

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　　(一)以“件”为单位进行归档 归档电子文件以“件”为单位进行整理，简化了传 统的“卷”整理方法，适应了使用计算机管理的特点。 按照DA/T 22规定和《文件材料归档改革方案》的要求 整理。同一全宗内的电子文件按照“保管期限一年度一 机构(问题)”或“年度一保管期限一机构(问题)”等分类方 案分类。按电子文件的保管期限一年度一机构(问题)顺序， 相对集中组织存储归档电子文件。电子文件著录项目参 照DA/r18和电子文件基本数据信息规定的项目进行著 录，采用以“件”为单位整理，每件归档文件编制的档 号是：全宗号+归档年度+保管期限代号+盒号+ 件号，档 案实体按档号装盒排列上架，其中盒号是在全宗号+归档 年度+保管期限代号之下生成的的流水号(三位数),件 号是指文件在盒内的流水排序号(三位数)。

　　五、电子文件归档整理

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　　例如2007年永久第l盒中的第1至20文件， 保管期限是永久(代号为1),档号标识为 OOZ-2007-l-001-020。这样的档号原则使整 理工作尽量变得相对简单化，按保管期限装盒 也有利于日后鉴定工作的开展，同时便于“插 件”工作。

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　　(二)归档范围 在办公自动化条件下电子文件数量与日俱增。 电子文件除了本身内容信息外，还存有与内容信息有 关、便于阅读、保存、转换的背景信息和软硬件相关 信息。纸质文件只是电子文件中的一部分，但不是所 有的电子文件的都归档，具有利用

　　价值和凭证作用的 电子文件才要归档。需归档电子文件的归档范围应参 照纸质文件的归档范围。 (三)保存空间 电子文件的归档可以消除纸质文件归档时“胀库” 的顾虑。纸质文件的归档，以价值鉴定为主，价值鉴 定又以文件内容重要性为主要依据。

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　　但是，在确定哪些文件归档，哪些文件不归档时， 都不得不考虑到一个严峻的现实：浩如烟海、堆 积如山且与日俱增的档案文件，与保管库房的保 管设备的限制以及查找利用的困难是一对突出的 矛盾。解决这一矛盾的传统观念，就是在归档时， 确保有保存价值的文件归档，剔除那些被认为没 有保存价值的文件。于是归档文件只是占所有形 成文件中的一部分，许多文件没有被保存下来， 这是受到客观条件限制的一种无奈之举。但在电 子时代，人们保存电子文件，与保存纸质文件所 处的环境和条件已发生了根本性变化，人们不再 担忧保存的空间问题了。

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　　(四)归档时间 电子文件归档可根据单位网络建设的不同，可采 用逻辑归档的实时归档，也可以采用物理归档的 指定时间归档。 (五)电子文件归档手续 1.电子档案在归档时要进行技术鉴定，包括：档案 的技术状况是否完好，支持软件以及配套的纸质 文件和登记表格是否完整等。检验的结果应填写 “电子档案接收检验登记表”。 2.采用介质归档方式的电子档案，在对归档检验合 格、清点无误后，交接双方应在“归档电子文件 登记表(见附件表1)”、“归档电子文件移交接收检 验登记表”(见附表2)上签字盖章。移交文件一式 两份，交接双方留存备查。

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　　3.采用逻辑归档或网络归档方式的电子档案， 由文件形成部门为文件赋予归档标志，提交给 档案部门；档案部门再给已经归档的文件赋予 档案管理标志。归档时，计算机系统可自动生 成“归档电子文件登记表”,打印输出后，移 交双方签字盖章、留存备查。 4. 采用“双套制”归档的纸质文件履行与纸质 档案相同的归档手续。 电子文件的整理

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　　归档电子文件整理可应用计算机档案管理软件，以件 为单位进行整理，按照DA/T 22规定和《文件材料 归档改革方案》的要求进行。同一全宗内的电子文件 按照“保管期限一年度一机构(问题)”或“年度一保管 期限一机构(问题)”等分类方案进行分类。按电子文件 的保管期限一年度一机构(问题)顺序，相对集中组织 存储归档电子文件。电子文件著录项目参照DA/r18 和电子文件基本数据信息规定的项目进行著录，可以 根据本单位电子文件的特点进行增减，但必须满足保 证电子文件真实性、完整性、有效性的基本要求。将 著录结果制成机读目

　　录和纸质目录。

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　　附件 2 表1 档 号 形成 部门 文 完成 件 日期 特 征 载体 编号 硬件环 境(主 机、网 络服务 器号、 制造厂 商等) 软件 环境 (型 号、版 本等) 记录结 构(物 理、逻 辑) 记录字 符及图 形音 频、视 频文件 格式 文件 载体 归档电子文件登记表(首页) 保管 期限 联系 电话 联系 人 载 体 类 型

　　设 备 环 境 特 征

　　操 作 系 统 数 据 库 系 统 相关软件(文 字处理工具、 文字浏览器、 压缩或解密软 件等)

　　文 件 记 录 特 征

　　记 录 类 型

　　□定长 □可变 长 □其他

　　记录 总数 总字 节数

　　注：1、以盘为单位移 交填写此表，由各部门 填写。 2、一式二份，一份随 电子文件机读目录、相 关软件、其他说明等一 同存放，一份随案卷目 录一并装订备查。

　　文

　　型号： 数量： 备份数：

　　□一件一盘 □一件多盘

　　□多件一盘 □多件多盘

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　　归档电子文件登记表(续页)形成时 间 文件版 本 保管期 限 载体编 号

　　文件编号

　　题

　　名

　　备注

　　注：以件为单位填写此表，一个载体一份，附在相关的首页后。

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　　表2 归档电子文件移交、接收检验登记表类别 来源性 项 目 移交部门 接收部门：档案馆

　　是否属归档范围是否是归档文件的合法生成者 电子文件信息内容 电子文件元数据

　　□是 □否□是 □否

　　□是 □否□是 □否

　　□完整 □不完整 □完整 □不完整 □完整 □不完整 □完整 □不完整 □完整 □不完整

　　□完整 □不完整□完整 □不完整 □完整 □不完整 □完整 □不完整 □完整 □不完整

　　完整性

　　电子文件版本信息 电子文件模板信息 电子文件附件信息 电子文件内容

　　真实性

　　电子文件真实性保障措施

　　保障电子文件真实性元数据

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　　载体 存储格式 技术性 病毒检测 有效性鉴定 填表人(签名) 审核人(签名) 部门(印章)

　　□合格 □不合格 □合格 □不合格 □合格 □不合格 □合格 □不合格

　　□合格 □不合格 □合格 □不合格 □合格 □不合格 □合格 □不合格

　　年

　　月

　　日

　　年 月 日

　　注：1、此表一式二份。由移交部门填写，每一载体(或每一内容)填写一张，经移交和接 收双方签字后复印一份，各存一份。 2、自编号=本部门归档年代+该载体在归档年中所排列的顺序号。 3、档号先空着，待档案馆编号后再填写。 4、各检验内容须填写清楚检验情况，若无特别说明，填上“验”字即可。 5、填表人为各部门兼职档案员，审核人为各部门分管档案工作负责人，接收人为档案馆人 员。

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　　表3 归档电子文件管理登记表 处理设备更新情况 检验日 期 档 号 读取情况 新设备兼容性检 验 检验人

　　磁性载体转存登记

　　注：磁性载体每满2年，光盘每满4年

　　进行一次不低于10%的抽样机读检验。

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　　表4 归档电子文件迁移登记表档 号

　　载体 名称

　　源系统设备 情况

　　硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：

　　目标系统设 备情况

　　硬件系统： 系统软件： 应用软件： 存储载体：

　　被迁移归档 电子文件情 况

　　记录数： 迁移时间： 操作者：

　　字节数：

　　填表人(签名) 年 月 日 审核人(签名) 年 月 日 注：对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

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　　第四节电子档案的管理利用 一、电子档案的含义 电子档案是归档的电子文件，是在计算机系统中形成 的、具有查考利用价值的、归档的电子文件记录。 二、电子档案的管理模式 (一)单位内部的文档一体化管理模式 单位内部的电子文档一体化管理主要是通过计算机管 理软件来实现。这样的文件和档案管理软件通常是一 个包括文件发文处理环节、收文处理环节、分类、鉴 定、立卷、归档、接收、著录、标引、检索、调阅、 登记、统计等全部文书处理与档案管理环节的系统。 该系统在运行时，单位日常管理和经营活动中生成的 数据、文件、表格、单据

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　　等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理； 同时，电子档案的目录、索引自动生成，并可以实现 即时归档。各种信息的用户及管理者通过身份验证系 统得到使用权限的确认后，才能进入系统进行操作。 (二)档案馆电子档案的管理模式 档案馆管理阶段的电子档案管理模式有两种： 1.“集中保管的模式”,即立档单位失去现行效用，将 具有长远保存价值的电子文件移交给档案馆集中保管 2.“分布保管的模式”,即电子文件始终由立档单位自 己负责保存，档案馆对电子文件具有一定的控制权利 ，并对其管理进行指导。

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　　管 理 电 子 档 案

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　　(三)数字档案馆的管理模式

　　数字档案馆是利用计算机网络远程获取文件信息并进 行管理的一种档案机构。它是运用网络技术在逻辑上 组织存储于不同地址的电子档案信息，构成档案信息 资源共享的环境，为用户提供便利的利用服务。数字 档案馆的信息源是各个机构的电子档案。数字档案馆 对电子档案实行的是虚拟的管理方式，即电子档案可 以存储在立档单位的地址中，也可以存储在档案馆指 定的地址中，档案馆对电子档案的管理和存取都在计 算机网络上进行。

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　　三、电子档案管理原则和要求 我国档案工作的原则对于电子档案的管理仍然具有 宏观指导作用。根据电子文件的特点，电子档案的 管理还应遵循以下原则： (一)电子文件备份原则 由于系统的不稳定性、载体的不稳定性、病毒的破 坏、黑客的

　　恶意破坏等不安全因素的存在，对电子 文件进行备份是电子文件(档案)管理的重要原则。 1.备份的内容：数据库、电子文件(物理文件系统)、 应用程序 2.备份的方式： (1)数据库：采用增量备份应用程序。 (2)电子文件(物理文件系统)采用完全备份和累 计增量备份。 (3)应用程序：采用完全备份。

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　　3.备份时间： (1)定时备份。如设定一个指定的时间，例在晚1点 到6点期间(每天定量进行备份，有时总的数据传输时 间超过了备份的时间间隔)进行备份。这样用户在备份 数据时就不会对其他服务造成干扰。在进行历史数据 完全备份后，增量备份的时间间隔很短，不限量的备 份。 (2)实时备份。对数据库和电子文件可采取实时备 份。 4.备份设备。磁带机、光盘、硬盘。 5.备份制度。电子档案应制作三套，一套封存，一套 提供利用，一套异地保存。封存的那套一般只用于与 拷贝件的对照校验，不能对外提供利用，以保证电子 文件的原始性。对外提供利用的电子文件应为只读件 文件。

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　　(二)“只销不毁”原则 电子文件经过鉴定同样也会有失去保存价值而以待 销毁。但它与纸质文件销毁的方式存在着差异。纸质 文件的销毁，其物质形态将被彻底性毁灭，虽然也有 一个待销毁阶段，但不能长期搁置。这种一步到位的 不可逆转的档案物质销毁，一旦发生失误，将造成无 法挽回的损失，因而在档案部门慎而又慎，久而久之， 成为档案管理上的一种“敢言而不敢为”的一个工作 环节。而电子文件的归档管理及其鉴定和销毁将打破 这一僵局，可以先于纸质档案在鉴定与销毁上作尝试 和探索。电子文件经过鉴定，对确无保存价值的可以 在时间上实行“永久性”销毁，但在技术上可以把它 们从“前台热门”打入到“后台冷宫”,在物质形态 上继续存在而又不影响系统正常运转，一旦需要，即 可恢

　　内容涉及信息工作,文书的种类、体式和稿本,文书的撰制,文书组织工作,文书处理与管理,档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用与编研,专门档案与特殊载体档案,电子档案。

　　复重新利用。这种销毁，可以称为系统的“逻辑销 毁”,而非物质销毁，只是脱机保存。这对系统来说， 实际是“销而不毁”,对利用者来讲，被销毁的电子 文件，只不过是被“冻结”的电子文件。 (三)齐全完整原则 在介质上存储的电子文件信息和产生电子文件的计算 机操作系统、软件及纸质文件，应当齐全完整地归档 保存。机关的电子文件是由机关的各个部门甚至是由 机关的个人独立制作的， 比纸质文件的形成具有更 广泛的分散性，因此在电子文件管理的各个环节上都 需要采取措施以确保电子档案的齐全完整。

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　　(四)识读原则 电子文件在存储和识读方面对电子技术系统有较强 的依赖性，电子文件在不兼容的电子技术系统中

　　就 变成了无法识读的“死文件”。目前，电子计算机 的硬件和软件类型繁多，又不断地更新换代，电子 技术系统的不兼容性比较突出，给电子文件的归档 存储和识读利用带来了困难。为了保障电子文件为 机关工作服务，应当采取措施解决电子技术系统不 兼容的问题，以确保电子文件的可识读性。

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　　(五)可靠性原则 可靠性是档案发挥凭证和参考作用的生命。电子文 件易于更改并不留痕迹的特点，使人们对电子文件的 可靠性产生了疑虑。在电子档案的管理中，应当采取 多方面的措施保障电子档案的可靠性，提高电子档案 的利用价值。应当采用多种技术措施，制定并严格执 行鉴定电子档案的规范和管理电子档案的规章制度， 以防止电子文件信息的失真和丢失。 (六)电子档案的文件格式要求： 1.长久性，能满足档案长期保管的需要。这要求选 用的电子文件格式具有良好的向下兼容性。 2.设备无关性，具备良好的跨平台运行能力，无 需依靠特定的软硬件环境。 3.高保真性，能反映文档的原始面貌。

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　　4.抗篡改性，文档一旦形成后，应不能轻易被修改。 5.具备相宜的存储容量，早期一般追求使用高压缩比例的 文件格式，但是，随着存储技术的不断发展，存储成本不 断降低，各种多媒体档案文件的不断出现，目前已经不对 文件的存储容量提出过高的要求。但是，考虑到网络传输 的因素，还应该将文件容量的大小控制在适当的范围内。 (七)软件系统要求 1.兼容性要求 (1)操作系统：系统至少保证可以运行在Linux、Windows 操作系统平台上。 (2)数据库系统：充分考虑数据库兼容性，将来系统升级 或扩充时只要提供增加少量软件即可与其他数据库连接。 (3)数据标准：遵循国家电子档案标准，在系统升级或数 据迁移时不会因数据问题而无法正常使用。

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　　2.系统平台要求 (1)服务器端 ①操作系统：系统保证至少可以运行在Linux、Windows 2000 Advance Server和Windows server 2003操作系统 平台上。 ②中间件系统：中间件服务器严格遵循J2EE规范和标准， 能够提供消息服务、事务处理、组件、负载均衡、安全 性、应用支持等方面强大的功能，支持E郧、S ervlet、 JSP、JMS、JNDI、JCA、JACC、HTML、Web Services、XML等技术标准。 ③数据库系统：系统透明支持ORACLE、SYBASE等主 流数据库系统。

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　　(2)客户端 ①系统必须在以下环境下正常运行，并且无需任何客 户端维护或设置。 ②操作系统：Window全系列。 ③防病毒软件：金山毒霸、瑞星、诺顿等。 (3)安全性要求 ①保证系统数据安全、远程访问安全、数据备份和恢 复、系统无毒化。 ②系统支持7*24不间断连续工作，故障恢复时

　　间在30 分钟内。 ③系统平台能支持记录级加密、字段级加密等多种安 全保障机制，即使系统管理员及开发人员不经授权应 无法查看他人的文档。

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　　四、电子档案的保护 电子档案保护的内容涉及载体、信息内容及其支持 体系等方面。 (一)电子档案载体的保护 电子档案的载体主要可分为磁性载体和光学载 体两种。磁性载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘等。 软盘不能作为长期保存数据记录的介质。光学载体 包括只读光盘、可写入光盘、可擦写光盘。 电子档案载体的保护方法见第十一章专门档案 保护。

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　　(二)电子档案信息的保护 电子档案信息的保护措施： 1.信息安全规范。信息安全是由安全的软硬件技 术和完善的管理规范、安全法律提供保障的。它包括技 术行为的安全规范和人员行为的安全规范。 信息安全依赖于计算机系统安全。计算机安全是指 硬件、软件、数据受到保护，不因偶然或恶意的原因而 遭到破坏、更改、泄露，使系统保持连续正常运行的状 态。信息安全保护是属于计算机系统安全的有机组成部 分，不能抛开计算机系统而空谈信息安全。因此，电子 文件的安全要求对整个计算机系统制定安全规范。

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　　2.信息加密技术。电子文件归档是必须解密的文件， 文件必须以明文的形式归档。对有密级限制的电子文件， 网络传输中应当使用加密技术。在实际通信中通常采用 公钥加密体制，发送者使用公开的加密密钥对文件加密， 收文方使用严格保密的解密密钥对收文解密。

　　3.信息认证技术。主要有三种技术： (1)数字签名技术：数字签名是以数字形式存储并 能在通信网络中传输的方法，是公钥加密算法的一种用 法。 (2)身份识别技术：常采用通行字口令方式。 (3)消息认证：接收者能够检验收到的消息是否真实 的方法。

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　　4.防治计算机病毒。 5.信息备份。备份设备有磁带机、光盘、硬盘；备份 技术有拷贝、磁盘镜像、磁盘双工、镜像站点、服务器集 群技术、灾难恢复方案，制订备份管理制度。 6.网络安全。包括防火墙、漏洞扫描技术、入侵检测 技术。 7.电子档案长期可存取技术。包括仿真、迁移、载体 转换保护技术。 五、电子档案的利用 电子档案提供利用以网络利用为主，因为网络利用可以充 分发挥电子文件数字信息的特性，可以提供跨时空，全天 候的利用。电子档案利用要充分利用数字信息的特性，利 用网络技术的特性，根据电子文件开放元数据值域，在公 众网、局域网、专网分别提供不同的利用，实现信息公开、 共享，做到高效、高质。

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　　【小实例】当前档案信息化的几种模式案例佛山档案局佛

　　山市现行文件查询中心(一、二、三、四期),与 电子政务公文交换平台无缝衔接，实时接收现行文件、实时在互 联网上发布，一市五区文件、档案数据整合，TRS全文检索，信 息固化、存用分离，现行文件超过10万份，利用人次超过10万。 番禺信息中心番禺区数据中心(一、二期)项目内容：多系统(电 子政务交换平台、0A、业务)无缝衔接，多数据格式(结构和非结 构)统一利用，集文本、视频、GIS、BI于一体，建立全区数据的 大集中和大统一，联岛成陆，数据共享。 广州市档案局电子政务内网电子文件归档管理系统。项目内容： 与电子政务内网无缝衔接，实现对广州市电子政务内网上流转的 各种现行电子文件的集中归档管理和统一利用。 珠海市档案局电子档案数据中心(一、二、三、四期)项目内容： 电子档案实时进馆，利用周期提前9年，建立全市档案数据统一 规范，300万数字化加工，工作流审批，元数据自动捕获，分散 管理，集中存储，各基层档案室分别利用权属范围内文件档案。

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　　(一) 电子档案查找利用途径 1.公众网络 档案网站或电子文件中心提供电子档案公众网在线利用， 其可利用的范围不仅是国内而是全世界。 (1)网站形式提供利用。全国各省档案馆都建设有档案网 站，许多档案网站可以检索到开放的档案的条目信息或全 文信息。许多国家档案馆的网站上也有可以查阅的档案信 息，有文本信息，也有图像信息等。 (2)电子文件中心 【小实例】电子文件(档案)数据管理中心网址：

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　　在公众网向社会公众提供电子文件利用是档案信息化建设 发展的重要工作，2002年广东提出在电子文件利用价值 的“峰值期”提供“一站式”利用，建设“电子文件(档 案)数据管理中心”的构想。档案管理部门把档案信息化 建设纳入当地政府信息化建设工作的重要组成部分，由档 案管理部门向社会公众提供本地各党政部门开放的电子文 件，社会公众在档案管理部门的网站上可以查看到所有党 政部门的开放的电子文件。实现信息共享，政府公开。 国家档案局网址：http://www.wendangwang.com 广东省档案局网址：

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　　珠海市文件管理中心网址：http://www.wendangwang.com 佛山市现行文件、档案目录查询中心网址： http://www.wendangwang.com 韶关市电子文件数据中心网址：http://www.wendangwang.com 惠州市电子文件中心网址：http://www.wendangwang.com在这些电子文件中心的网站上可以查阅当地党政部门 各个单位开放的电子文件，已经为当地信息化建设作 出了贡献。并且其提供利用的优势已经显现，在珠海、 佛山档案馆自开通2004年电子文件利用服务以来，检 索、查阅电子文件累计已达上百万人次，如

　　此高的利 用率是纸质文件、档案利用不能做到的。

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　　2.局域网络 局域网络通常是提供限制开放电子文件信息利用。电子文 件信息管理系统中产生的电子文件在局域网内利用，这是 电子文件信息管理系统发挥基本功能，系统可以根据利用 者的利用权限和电子文件可以利用的范围，提供不同开放 范围，不同利用方式的限制开放电子文件利用。如，电子 文件目录信息在局域网内开放，全文信息需要授权利用。 局域网内的利用者，通过电子文件目录信息查找到需要查 看的电子文件后，向档案管理部门提出利用申请，档案管 理部门根据利用者的权限和电子文件开放限制元数据，确 定是否可以授权利用，或利用的时限等。档案馆藏限制开 放的电子文件信息中有的是可以在档案馆局域网内提供利 用，利用者办理好利用手续可以查阅档案馆局域网开放的 电子文件信息。

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　　局域网内电子文件利用可以有多种形式，电子文件 信息管理系统根据利用需求和相关管理制度设计、 实现电子文件利用功能。开放操作按照开放审核操 作规程，依据电子文件有关开放的元数据完成各项 审核程序，开放电子文件利用。与公众网采取逻辑 隔离的局域网，限制开放的电子文件应当严格遵守 有关涉密电子文件管理的规定，不能在局域网中利 用的涉密电子文件坚决不能提供利用。与公众网采 取物理隔离的局域网，限制开放的电子文件同样要 严格遵守有关涉密电子文件管理的规定和信息安全 管理措施，按照利用权限、开放范围、时间等元数 据进行严格管理，避免发生泄密事件。

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　　3.单机利用 电子文件信息单机利用则失去了数字信息的优势，对 于没有网络系统的应用环境，可以实施电子文件单机 利用，但同样需要严格的电子文件开放、利用的管理 制度，保证信息安全。 (二)电子档案利用方式 1.通过全文检索、跨库检索、模糊检索、高级检索等 检索方式检索电子档案。 2.下载或打印电子文件，下载文件需自行携带移动存 储工具。 3.部分电子文件需要浏览权限时，可根据网站提供的 “查阅申请”进行申请登记。

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　　电子档案查询系统

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　　【资料阅读】鼠标看档案：电子文件档案馆，开往春天的地铁 作者： 春风秋水 2009-1-29  2005年9 月8 日，美国国家档案文件管理局(National Archives and Records Administration,NARA)局长艾伦 韦恩 斯坦(Allen Weinstein)在新闻发布会上宣布，经过世界级的 信息技术承包商哈里斯公司(Harris Corporation)与洛克希 德 马丁公司(Lockheed Martin Corporation)一年的设计竞 争，洛克希德 马丁公司最终获得为美国国家档案文件管理局 (NARA)建立电子文件档案馆

　　系统的 3.08 亿美元、为期六年的 合同。这标志着美国国家电子文件档案馆系统项目的正式启动。 为了应对电子文件管理的挑战——收集的电子文件档案数量越 来越庞大、范围越来越广泛、类型越来越繁多，美国国家档案 文件局早在1998 年就提出了“电子文件档案馆(electronic records archives,ERA)”方案，并进行了为期 6 年的对永久 保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求的全 面论证和试验。经过近三年努力，2008年6月27日，电子文件

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　　档案馆(ERA)系统实现了初步开通(Initial Operating Capability,IOC),即基本模块(Base System)已经完成，但是 该系统的全面开通(Full Operating Capability)要到2011年， 到那时社会公众将可以访问该系统。 电子文件档案馆(ERA)是未来档案馆。它是美国第一个全面管 理电子文件的系统，能捕获并保存联邦政府产生的各种类型、格式 电子文件，且独立于原形成时的任何软件环境与硬件平台，从而为 具有合法权利的政府部门及公众在任何地点、任何时间提供电子文 件信息的查询与利用。电子文件档案馆(ERA)能接收如下七大类文 件：①Flat File Data Bases(平面文件，即没有特殊格式的非二 进制文件，如properties和XML文件等);②E-mail messages with attachments(带附件的电子邮件);③Scanned images of textual records(文本记录的扫描图片);④Portable Document Format (PDF) records(PDF文件);⑤Digital photographic records(数码照片文件);⑥Digital geospatial data records

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　　(数字地理空间数据文件);⑦Web content records(网络 内容文件)。所有电子文件同时采取双重保存，一是以比特流 (bitstream)的方式保存在电子文件档案馆(ERA),一是保存 在电子文件档案馆(ERA)的专门软件里以便将来读取和进行数 字转换。电子文件档案馆(ERA)将使美国国家档案馆在未来 能 够履行接收、保存和利用政府机关、国会、法院形成的各种形 式、格式电子文件的使命。 电子文件档案馆(ERA)建立在六个核心项目上：开放档案 信息系统(Open Archival Information Standard,OAIS), 永久保护真实的电子文件国际研究计划(International Research On Permanent Authentic Records in Electronic Systems,InterPARES),分布式目标计算平台(Distributed Object Computation Testbed,DOCT),全国高级计算机基础 设施建设合作项目(National Partnership for Advanced Computational Infrastructure,NPACI),总统电子文件操 作系统(Presidential Electronic Records Pilot System, PERPOS),档案工作平台(Archivist’s Workbench Project)。

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　　电子文件档案馆(ERA)的启动，标志着美国电子文件管理 国家战略的全面展开。该系统建成后联邦政府生成的所

　　有 具有档案价值的电子文件将移交到国家档案文件管理局的 电子文件档案馆(ERA)系统中集中保存。这一举措不仅迎 合了现实对电子文件信息资源整合、长期保存以及开发利 用的需要，而且将为电子文件移交、长期保存提供切实可 行的技术解决方案，是真正地用电子技术手段管理“电子” 的文件。正如艾伦 韦恩斯坦所称，电子文件档案改革的目 标非常简单明了，就是要建立能够接收、保存、利用任何 类型电子文件的面向未来的系统，而电子文件档案馆(ERA) 系统将使其成为可能。过去所保存的羊皮纸、纸张、照片、 地图档案使人们能了解国家和人民历史和过去；而 21 世 纪的美国人，将能够利用联邦政府今天、明天所形成的电 子文件，来研究、著述、了解我们时代的历史。资料来源： http://www.wendangwang.com/publicforum/content/no100/1/3 9544.shtm

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　　【思考与训练】 一、思考题 1.什么是电子文件?它有何特点？ 2.电子文件有哪些类型？ 3. 电子文件收集有什么要求？ 4. 电子档案的归档方式有哪些？ 5.电子档案管理应遵循哪些原则？ 6.如何查阅电子档案? 7.电子档案利用途径有哪些？ 8.电子档案利用方式有哪些？