第一讲 时间管理的四个发展(上)
上传者:贾棋|上传时间:2015-04-15|密次下载
第一讲 时间管理的四个发展(上)
时间管理
第一讲 时间管理的四个发展(上)
时间管理概述
时间管理的必要性
时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性,所以时间是最不为人们理解和重视的,也正因为如此,时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍,也更为严重。
因此,当人们无所事事,或者忙得晕头转向却不见成效时,应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率,审视一下自己在时间中所处的角色,寻找一条更为合适的途径,实现自己的目标,追求自己的人生价值。
在经理人的所有管理技能中,时间管理最容易被忽略,对中国的经理人而言,这又是一个急需解决的问题。初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位,比较容易忽略管理的角色和时间管理的技能,而中、高级管理者的工作时间更忙碌,工作任务更多,时间效率的管理也就显得更加重要。
【案例1】
非洲大草原的狮子和羚羊
非洲大草原上的羚羊和狮子,每天都要展开一场生命的竞赛,也可以看作是一场生命的奥运会,如果竞赛赢了就有东西吃,输了就可能遭受灭顶之灾。因此,每天早晨,羚羊和狮子醒来时,它们的脑子里都闪过同样一个念头,那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了,它就没有羚羊吃,它就可能会活活饿死;如果羚羊跑慢了,它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。
【案例2】
冠军和亚军的区别
在赛场上,速度是决定用时多少的重要参数,例如香港的赛马,冠军和亚军的区别,也就是第一匹马和第二匹马之间的差别,可能相当微小,往往用肉眼看不出来,要借助电脑等先进设备的帮助,两匹马之间的时间差距可能仅为0.05秒。但是,头马和第二匹马的奖金却是不一样的,要差到几十万港币。 对于比赛结果,人们关心和记住的从来都是冠军,很少记住亚军,例如中国奥运,打破冠军零记录的是许海峰,而第二位得金牌的则很少有人记得,这就是第一和第一之外的区别,奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强”,其含义所追求的也就是速度。
【案例3】
三枚硬币—财富、健康、时间,哪一个更重要?为什么
假设一个人的生命中有三枚硬币,一枚硬币代表财富,一枚硬币代表健康,还有一枚硬币代表时间,这三枚硬币哪一个最重要呢?
通常人们都趋向于追求财富,如果在这三枚硬币中,把代表财富的硬币拿掉,则表示这个人有足够多的健康,也有足够多的时间,他有可能重新去创业,赢得财富,把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。 如果在这三枚硬币中,把代表健康的硬币拿掉,这表示这个人有足够多的财富,也有足够多的时间,则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病,至少可以拖延一定的时间,或借助高科技手段来延长生命,他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。
如果把代表时间的硬币拿走,让一个人没有自己的时间了,这时候,即使他有无数的财富,有很强壮的身体,可是生命留给他的只有一刹那,他无法用1亿美元去换10分钟,这就好比无数的0前面没有了1,是没有任何意义的,他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生,而且财富和健康对他也变得毫无意义了。
点评:对于所有的人,尤其是经理人、企业家,他们有大量的金钱,可是他们感到最缺的还是时间,所以对时间的要求就更高,这就需要良好的时间管理。
时间管理的内涵
1.时间管理
时间管理
那么什么是时间管理呢?在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法,组织管理好自己生活的方方面面,最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间,这就是时间管理。
时间管理不仅仅是工作的管理,也包含着业余时间的管理;不仅仅是在企业里的管理,同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说,时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。
2.主管在时间管理中存在的误区
很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区:
? 宁愿去做事情,而不是去做正确的事;
? 宁愿去解决问题,而不是有创意地去选择解决方法;
? 宁愿去保持原来的做法和手段,而不是去优化、优选工作的流程和方法;
? 宁愿去被动地执行服从和遵守职务,而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果; ? 宁愿去节约成本,而不愿意主动地增加利润,尤其是在投资理财的观念方面,国人习惯开源节流,但实际是比较喜欢节流,比较喜欢勤俭节约,而忽视要去更多地增加收入。
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3.传统的时间管理观念
从节约和增加收入这两方面进行比较,传统的观念喜欢节约,时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容:
强调时间的重要。古人曰“一寸光阴一寸金,存金难买寸光阴”,这里强调了时间的价值和重要性。
强调时间流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫!”看到滔滔不绝的江水,想到时间也如流水一样,不断地、快速地流淌,强调了时间的无法失而复得性。
强调时间管理的计划性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性,俗语常说“预则立,不预则废”,也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划,强调了计划的重要性。
俗语常说“一年之计在于春,一日之计在于晨”,放到当今的竞争激烈的社会中,这句俗语在依然实用的同时,可以稍加变通,改成“一年之计在于去冬,一日之计在于昨夜”,因为到了春天再开始做计划已经来不及了,而要在去年的冬天就要做第二年的计划,同样,一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划都要提前做。
时间管理的四个发展
(一)竞赛以快趋强
竞赛以快趋强,军事以先下手为强,在市场环境急剧变化和动荡的今天,商界讲究“快鱼”策略,过去的竞争规则是大鱼吃小鱼,比资本量,比规模,以实力论胜负。今天是比速度,比学习的速度,比反应的速度,比创新的速度,速度快者方能取胜。
【案例】
时间管理
中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快
中华武术秘籍讲究“百法有百解,唯快招无解”,也就是说任何招数,都是有接招的套路的,但是,快招无解,因为速度太快时,对方来不及作出反应。
跆拳道也讲究三快,要求心快、眼快、手快,且只有快者才可以胜于对方,才可以保持优势。
(二)你有多少资本
如果问一个人有多少资本,他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产,而容易忽略掉自己的时间财富。
50岁的中年人与20岁的年轻人,怎么去衡量他们所拥有资本的多少呢?通常情况下20岁的年轻人不会拥有50岁的中年人同样多的有形财产,但是,在这两种人的资产表中,时间一栏的优势则属于年轻人。俗话说少年不怕穷,因为时间就是财产,时间就是一个少年最大的优势。
爱因斯坦说过:“一切与生俱来的赠品中,时间最宝贵!” 时间不仅宝贵,而且时间最公平,无论一个人多么富裕或多么贫穷,上天给予的时间是绝对公平的,每人每天24小时,一分一秒都不差,时间不会对任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的,因为每个人的时间价值是不一样的,成功人士单位时间的价值非常高,而一般的普通人,时间的单位价值就比较低。
但是,不管现在的情况如何,只有利用好当前的时间,才能让“这一刻”不被浪费,才能为下一刻的精彩做好铺垫。台湾有句俗语,只有今天才真正属于你。强调要在最短的时间内,更多的学习,更多的行动,获得更多的资讯。
(三)72岁人的一生
一个人的时间到底是怎么度过的,每个人一生的时间是怎样被利用的,时间哪里去了?为了回答这些问题,科学家对人群的时间利用做了科学的研究,将统计的结果进行汇总,从而得出了如下的结论。
假设一个人的生命时间是72岁,则他的时间使用情况可以用表1-2来表示:
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(四)效率与效能
人们重视生命,乐于理财,却疏于时间管理。例如,一个人伤风感冒咳嗽了,他会到医
时间管理
院去治疗;一个人丢了200块钱或股票损失2000块,他会很着急和懊恼;可是如果他无谓耗费了2个小时的时间,浪费了1个小时,1个小时无所事事,他却不会着急,因为时间太无形了,如空气,看不见,摸不着。
鲁迅先生说,“时间像海绵里的水,想挤的话,总还是有的”,鲁迅先生本人之所以有伟大的成就,就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了,这说明了时间有很大的弹性。
【案例】
装瓶实验
有一位教授做过一个装瓶实验,他拿出一个瓶子,拿来了好多石子,又拿来好多沙子,很多水,然后他把石头往瓶子里装,装到瓶口的时候,教授问学生“这个瓶子装满了没有”,学生们说“装满了”。于是教授又往这个瓶子里面倒沙子,沙子倒到瓶口时,教授问学生,“这次满了没有”,学生们说“满了”。教授又把水往瓶子里倒,当水倒到瓶口后,教授再一次问学生,“满了没有?”,学生们不知道教授接下来还会有怎样的措施,但想到前两次的错误回答,于是都不敢回答了。
点评:这个装瓶实验就揭示了时间管理的启示,大石头之间会有空隙,沙子之间还有空隙,水里面可能还有空隙。同理,时间之间也存在空隙,珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。
此外,工作任务的完成要有程序和顺序,装瓶实验中如果先往瓶子里面装水,再往里面装沙子,然后再往里面放石头,就一定放不进去了。做事情也是一样,一定要有优先顺序,不能捡了芝麻丢了西瓜,要抓最核心、最重要的、最有价值的事情,而不是抓鸡毛蒜皮的事情,这样生活的意义才能彰显出来。
【案例】
口袋书
在香港地铁里,口袋书很畅销,口袋书只有巴掌大,在上、下班坐地铁的时间,好多年轻人都在看口袋书,或者利用这段时间休息,也有很多人在看报纸,他们都在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙,有效地利用好这些零星时间,天长日久,就可以积少成多,使这些零头时间为个人生活增添魅力。
时间管理的三大观念
时间管理有三大观念,第一是时间观念,第二是效率观念,第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握,是时间管理的关键。
1.时间观念:1小时与3年的关系
建立时间观念很重要,有了时间观念,才能利用琐碎的时间,才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的理解中,3年是一个很大的时间单位,而1小时则是一个常被忽略的时间单位,实际上,如果每天能节约出1个小时,则在人生70年的岁月中,就可以节约出3年的时间,时间观念的重要性由此可见一斑。
2.效率观念:速度能使石头漂起来
所谓效率观念,就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上,如《孙子兵法》所言“疾也”,也就是速度很快的原因。
3.效能观念:始终不偏离终极目标和结果,与人生奋斗方向相吻合
效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢,还要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量事物,而不常论效能,人们常常夸奖一个人做事很有效率,却很少夸这个人非常有效能。
效能的概念,用毛主席的话来说,效率是代表“快”,效能代表“多、快、好、省”,即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约,也就是说,仅仅速度快不行,还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低,所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中,时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。
时间管理
效率与效能的关系犹如价格和性价比,效率就好比价格,而效能好比是性价比。效率是指“快”,而效能是指“多、快、好、省”;效率高就是价格便宜,即买这个货物所花的货币数量比较少,效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大,即当人们去买大宗的物件,例如买电脑、买汽车、买家具的时候,不仅要注重价格因素,更看重性价比因素,不是越便宜越好,而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。同样的,在单位时间内,所获得的产值大小就是效率,而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。
【案例】
龟兔赛跑
乌龟跟兔子赛跑,第一场赛跑乌龟赢了,兔子输了。因为兔子骄傲自满,在树根下面睡了一大觉,等它睡醒以后,发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说:“兔子,你这样不行,不可以骄傲自满,要脚踏实地,要勤奋努力,懂不懂啊?”兔子说,“我懂了,我要求再比第二回,我不相信,我跑不过乌龟。”
于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响,兔子像离弦的箭一样窜了出去,一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬,爬了很长时间,乌龟终于爬到了终点,却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处寻找,终于在很远的地方找到了兔子,兔子耷拉着脑袋光顾着跑,却忘了看方向了。
点评:兔子没有看准方向,它跑得越快离目标就越远,所以兔子的效率很高,但是效能很低。同理,在做事情的时候,尽管做事可以做得很快,效率很高,可是如果偏离了方向,最后也不会有正确的结果。
效能的重点是不但要完成任务,而且要求速度要快、正确率要高、成本要低,效能和效率相均衡。21世纪的经理人,不但要意识到时间很重要,要去抓点点滴滴的时间,要注意做事情的数量和速度,同时还要追求价值,要多、快、好、省。
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