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T+业务管理操作手册

上传者:陈汉武
|
上传时间:2015-04-21
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T+业务管理操作手册

沧州全鑫食品有限公司

畅捷通T+管理软件

操作说明

版本号:V1.0

编制单位:山东德州远景信息科技有限公司

2015年4月

一、采购相关业务

流程图:

请购单——〉采购订单——〉采购入库单——〉进货单——〉采购发票——〉付款

内容需要下载文档才能查看

1、正常采购:

1)企业根据部门内实际请购、根据预测、根据门店要货或销售产生的需求分析等,结合请购单、要货单、采购分析、销售订单、目前的库存量以及销售预测等因素,制定采购计划;

2)根据制定的计划,在系统中可以手工填制“请购单”,也可以根据销售订单或采购需求分析,生成“请购单”,主管审核;

3)根据制定的采购计划,在系统中可以手工填制“采购订单”,也可以根据销售订单、请购单、采购需求分析,生成“采购订单”,主管审核。

4)采购员将审核过的采购订单打印或导出文件,通过传真或电子邮件等方式传递给供应商;

5)供应商按采购订单准备货物,并按照要求发货;

6)企业核对并检验所采购的货物,验收入库(验收入库时,可采用扫描枪,扫描存货的条码);

7)根据采购订单号,生成采购入库单;

8)审核并打印“采购入库单”,签字后一份给供应商做结账凭证,一份留底备查,一份财务报销;

9)货物收到入库后,供应商将开具发票或收据。收到发票或收据以后,企业人员将发票与“采购入库单”进行核对存货以及存货数量,核对正确以后,采购员、库管员在发票上签字,并把发票和采购入库单送到财务;

10)采购过程中发生的运费,如果需要同采购单据同单显示的话,可以在采购单据上录入“劳务费用”属性的存货行,用来记录运费。劳务费用行金额可正可负,支撑不同场景;如果不需要同采购单据同单显示的话,可做“费用分摊单”,将费用分摊到相应入库单;

11)配比采购或请购单流转到采购订单后,可按存货档案的默认供应商自动将采购订单拆单保存,以解决自动将货物按默认供应商采购。

操作:

1)采购需求分析:

采购员在【采购管理】中,可根据销售订单或预测单的需求情况,通过分析现存量,进行填制采购需求分析,完成后根据采购建议生成采购订单。

2)请购单:

采购员在【采购管理】中,通过手工录入或选销售订单生成请购单,请购人、存货、数量为必填项,完成后由采购主管审核。

3)采购订单:

采购员在【采购管理】中,通过手工录入采购订单,也可以引用销售订单、请购单、采购需求分析、要货单等,生成采购订单,供应商、存货、数量、单价为必填项,完成后由采购主管审核。请购信息由不同的供应商供货的情况,可由采购订单的“分单保存”处理。

订单上的订金可以手工在表头上录入,订金子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。

4) 采购入库单:

当供应商送货到企业,库管人员根据采购订单,在【库存核算】中生成采购入库单。如无采购订单,可以直接填写采购入库单。业务类型、供应商、仓库、存货、数量为必填项。库管人员点验货物后,依实际情况修正存货、数量,主管审核采购入库单。

5)进货单:

收到供应商开具的发票或收据时,采购员进入【采购管理】中,根据采购订单或采购入库单选单,生成进货单,业务类型、发票类型、供应商、付款方式、存货、数量、单价为必填项。采购主管审核进货单。 若进货单立账,进货单与入库单核算确定损耗数量,并确认采购的实现,形成应付账款。

结算方式为“全额现结”时,表头的现结金额自动计算(整单含税总额-使用预付),而且可以手工在表头上录入,现结子表中会根据上一次的记忆值自动赋值。

6)付款单:

实际付款时,财务人员在【业务往来】中,录入付款单,并选择立账单据进行核销处理。结算金额录入后,点击“分摊”,自动分摊到核销单据中。

7)采购发票:

若进货单立账,采购发票只起到记录、保存作用,数量可以超过来源单据的可开票数量;若采购发票立账,采购发票起到确认应付账款、核算确定入库成本并确定损耗数量、与往来单位核销等作用,不可以超过来源单据的可开票数量开票。

红蓝对冲开发票的业务,可以通过选择红、蓝进货单来合并开票处理。

2、采购退货:

1)企业针对使用或存放中发生质量问题的存货,以及商业企业中滞销商品,进行退货处理;

2)与供应商协商退货,同意后准备退货;

3)将退货存货发给供应商;

4)供应商接收货物;

5)企业填制并审核“采购退货单”或红字的入库单;

6)打印“采购退货单”或红字入库单,请供应商签字,一份给供应商作为结账凭证,一份留底备查,一份财务做账用;

7)供应商根据实际情况开具红字采购发票,或者进行补货。

操作:

1)红字采购入库单:

当供应商同意退货,库管员根据采购订单生成业务类型为“采购退货”的采购入库单,如无采购订单,可直接填写红字采购入库单,主管审核;

2)退货单:

分两种情况:

(1)供应商根据退货情况开具红字发票

收到供应商的红字发票时,采购人员进入【采购管理】中填制业务类型为“采购退货”的退货单,可以引用进货单或者入库单生成,同时进行核算。采购主管审核退货单。

(2)供应商接收退货后直接送新货给企业

采购人员进入【采购管理】中填制业务类型为“普通采购”的进货单,将退回的货物在进货单上红字录入,将换回的新货篮字录入;或者引用红蓝采购入库单生成进货单,若进货单立账时,同时进行核算并确定损耗数量。由采购主管审核进货单。

3、特殊业务:

1)现结采购,使用预付:

采购进货过程中如果直接付款,就在立账单据上,直接填写现结金额。不仅实现全部现付,也可以实现部分现付的处理。

若企业有预付款在供应商中,则在立账单据上可以直接录入或选择使用预付,与立账单据进行核销。

现结金额超出当前单据扣掉使用预付后的金额部分,自动转为预付款。

2)先进货后付款:

如果是先进货后付款,立账单据上的现结金额就不要填写,等到真正付款时,再填制付款单,选择单据进行核销。

3)冲抵进货:

先进货再入库的流程中,因为供应商发错货、严重的途损、目视检查不合格等原因造成的退货,在已立账但未入库时,可直接拒收,不需再换货或补货时,只在进货单上处理即可,进货单上选择业务类型为“采购退货”,选择所需要冲抵的进货单,选中单据表头选项“冲抵进货”,保存单据以后,所选择的进货单上被冲抵的存货数量,将不会再进行办理入库和开票。

二、销售相关业务

流程图:

报价单——〉销售订单——〉销售出库单——〉销货单——〉销售发票——〉收款

内容需要下载文档才能查看

1、正常销售:

1)接到客户的订单要求;

2)根据客户订单要求,查看库存,确定可发货数量及报价,并且和客户最终确定销售事宜;

3)根据与客户最终确定的结果,编制并审核销售订单;

4)企业根据销售订单准备货物,进行配货;

5)销售订单传递到仓库,库管员发货并制定销售出库单;

6)企业根据发货情况制定销货单,并审核;

7)客户收货入库后,返回签字的发货单;

8)企业根据客户实际收到的货物,为客户开具发票。可根据销货单生成发票;

9)企业收到客户款项,填制收款单;

10)销售过程总发生的费用,如果需要和销货单据同单显示,可以在销货单据上录入“劳务费用”属性的存货,来记录费用。劳务费用金额可正可负,支撑不同场景;如果不需要和销货单据同单显示的话,可做“费用分摊单”,将费用分摊到相应出库单;

操作:

1)报价单:

业务员在【销售管理】中,可查看历史报价,手工填制报价单,存货、数量、单价为必填项,录制成功后,由销售主管审核。

2)预测单:

业务员在【销售管理】中,手工填制预测单,存货、数量为必填项,录制成功后,由销售主管审核。

3)销售订单:

业务员在【销售管理】中,手工录入销售订单或选择报价单生成,客户、存货、数量、单价为必填项,费用率手工录入,录制成功后,由销售主管审核。

4)销售出库单:

根据销售订单,仓管员准备货物,当发出货物时,仓管员在【库存核算】中,填制销售出库单,可直接引用销售订单生成,业务类型、客户、结算客户、仓库、存货、数量为必填项,录制成功后,由仓库主管审核。

5)销货单:

确定发货以后,业务人员在【销售管理】中,填制销货单,可直接引用销售订单或销售出库单生成,业务类型、票据类型、客户、收款方式、存货、数量、单价为必填项,录制成功后,由销售主管审核。

6)销售发票:

确认客户收到货物以后或者发货的同时,财务人员在【销售管理】中,根据销货单录入销售发票,可根据开票的总额选销货单生成,在选销货单时可以看到销货单的累计开票额、未开票额作为参考来选择,而且可以看到所选明细的总含税金额,与开票总额进行比对。

销货单立账时,数量可以超过来源单据的数量开票;销售发票立账时,不可超过来源单据数据开票。 红蓝对冲开票的业务,可以通过选择红、蓝进货单合并开发票处理。

7)收款单:

收到货款时,财务人员在【业务往来】中录入收款单,并选择立账单据进行核销。

2、销售退货:

1)客户由于质量原因或其他原因退货;

2)符合企业退货要求的,业务员根据客户所退的货物数量,填制退货单;

3) 库管根据退货单及退回的货物,办理退货入库手续,在退货单上签字;

4) 库管根据退货情况,填制红字出库单;

5) 企业根据实际情况,开具红字销售发票。

操作:

1)销货单:

确定退货以后,业务员进入【销售管理】中,填制业务类型为“销售退货”的退货单,可引用之前的销货单或销售出库单生成,由销售主管审核。

2)销售出库单:

根据退货单,库管接收货物时,进入【库存核算】中填制业务类型为“销售退货”的销售出库单,由主管审核。

3)销售发票:

如果需要开红字销售发票,那么财务人员在【销售管理】根据销货单录入红字的销 售发票。

销售发票立账时,销售发票有确定应收账款、核销、费用分摊、生凭证功能,同时 销货单失去与立

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