行政管理制度(修改)

建筑装饰工程有限公司

行政管理制度

目录

第一章 员工行为准则

第二章 出差管理制度

第三章 文书管理制度

第四章 公司印章、执照复印件、合同管理制度

第五章 办公用品管理制度

第六章 库房管理制度

第七章 车辆管理制度

第八章 安全保卫制度

第九章 会议管理制度

第十章 保密制度

第十一章 档案管理制度

第十二章 离职管理制度

第一章 员工行为准则

第一条 员工仪表仪容

1、为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，公司员工应着装整洁干净、

举止大方、言语温和。

2、员工保持头发整洁，不留怪异发型，不化浓妆，首饰佩戴得当。

3、员工须注意个人清洁卫生。

第二条 员工行为规范

1、遵守国家法律法规，不做有损国家民族利益的事情。

2、忠于职守，不做有损公司利益和形象的事情。

3、与人交往，要信守承诺，遵约守时，树立良好的企业和个人形象。

4、工作场所讲普通话，不得大声喧哗，影响他人办公。

5、要尊重他人的工作和生活。进他人的办公室要先敲门。

6、要注意自己的言谈、举止，要做到语调温和、用词准确礼貌。

7、不要在工作场所吸烟、喝酒。不得寻衅滋事、打架斗殴。

8、随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。

9、妥善保管办公用品，桌面物品摆放整齐有序，下班前应讲文稿放置妥当，防止遗失、

泄密。

10、注意防火防盗，发现事故隐患或异常情况应立即报告相关部门处理。

11、不得随便动用消防器材，应主动学习使用消防器材，了解相关灭火及逃生知识。

12、不得将无关人员带入工作场所，不得在值班时间留宿外来人员。

13、发现形迹可疑或不明身份的人及时报行政部。

第二章 出差管理制度

第一条 公司正式员工出差可向财务部借款，填写“借款单”，“借款单”上必须有借款

人、部门负责人、财务负责人、分管副总经理、总经理审批签字。

第二条 员工出差外地差旅费报销，需填写“差旅费报销单”， 上必须有报销人、部门

负责人、财务负责人、分管副总经理、总经理审批签字

第三条 借款人在返回公司后须在1周内报销冲抵借款，并返还余款，超期转为个人借

款，从借款人当月工资中扣除。

第四条 每周二各部门报销当月相关费用。

第三章 文书管理制度

第一条 文书包括：业务工作上往来公文、会议决议、规定、合同书、许可证书、各种

帐簿等。

第二条 全部文书为公司所有并保存、任何个人不得私自占有。

第三条 必须严格保守文书的秘密。

第四条 文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。

第五条 各部门向公司的上行文件必须使用规定形式和格式。

第六条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交。如果事情紧急，允许

直接以非文书形式请示，但事后须尽快书写请示提案文书上报。请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。

第七条 文书按内容进行整理后，分两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归

档的文书。

第八条 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行

整理和编辑，并在“文书保存簿”上做好等级，归档保存；重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第九条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，

由行政部填写“重要文书目录”后，予以保存。

第十条 必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。

第十一条 公司各部门下发执行的各项规定、制度、文件需在行政部存档，并注明与原

有相关规定、制度、文件的关系。

第十二条 各有关部门需定期检查下发文件是否存在冲突问题。

第四章 公司印章、执照复印件、合同的管理规定

第一条 公司印章的定义：印章是指在公司或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务

相关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第二条 公司印章的刻制、改制与废止议案由总经理提出，董事长批准。公司印章的刻

制由行政部负责人负责；同时，需要更换或废止的印章由管理人及时将旧印章

交还行政部。

第三条 行政部统一购买和发放合同，协助总经理统一管理和审批使用印章、执照复印

件；公司印章、执照及相关证件由会计保管（其中人名章由出纳保管）。

第四条 凡以公司名义呈报上级机关的正式文件，对平行单位的行文以及公司名义对各

部，室发布的各种通知、命令等文件，必须经总经理审批并签字后，方可加盖

公司印章。

第五条 凡以公司的名义对外签订的协议，合同等（不含经济合同），须经部门经理批准

并逐级报总经理审批签字，方可加盖公司印章。

第六条 公司各部门工作需要对外联系业务，或职工出具有关证明，需经行政主管副总

批准，在印章登记本内详细登记，方可加盖公司印章。

第七条 下列情况必须经总经理批准后方可盖章并登记备案：

1.空白的信纸、介绍信等。

2.办理私人事宜开具的任何相关证明。

3.有空项的文件、合同。

第八条 各部门合同保管人须签订《合同保管责任书》，公司内部各部门用章由各部门经

历负责保管，签订《印章保管责任书》。

第九条 作废合同如数交还，月底统计填写《合同使用登记表》，将当月合同使用情况交

行政部。

第十条 禁止使用盖好章的合同及补充条款，私下与客户签合同、设计、协议；合同及

补充条款之外的约定，须有总经理同意方可签约。

第十一条 印章、执照复印件的使用须按规定填写《公司印章、执照复印件使用登记表》。 第十二条 其他对外协议经董事会授权人批准后签订，须填写《协议登记表》。

第十三条 发现丢失或乱用印章、证件等行为，公司将追究责任人法律、经济责任。

第十四条 违反公司规定对外签订合同及协议者，公司将准就其法律及经济责任。 第十五条 各部门须保证合同正确使用及备份。

第五章 办公用品管理制度

第一条 办公物资的采购及发放原则：保证供应、方便工作、节省开支。

第二条 采购从实际需要出发，严格按照预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜

爱护，杜绝破坏和浪费。

第三条 办公物资包括：

1、文具、纸张等文案用品。

2、办公桌椅、档案柜等家具器具。

3、电话机、传真机、计算机等办公机具设备。

4、空调等家电设备等。

第四条 非消耗性办公用品管理

1、公司电脑由办公室统一管理，并指定专人维护软件、硬件系统，任何人无权改变

计算机配置，删除或添加软件，禁止个人VCD，禁止玩电脑游戏。

第五条 办公用品采购

1、公司办公用品由申请人填写《月办公用品领用申请》，并上交行政部，由公司总

经理审批预算。

2、未经行政部或总经理许可，私自购买的办公用品不予报销。

3、实行定期计划批量采购供应。即：每月15日前各部室向行政办公室提报当月所

需用品计划，由行政部统一采购。

4、各部门若临时急需采购办公用品，由各部门填写《办公用品采购预批单》，并在

备注栏内急需采购的原因。分管副总和总经理批准后，交财务方可实施采购任务。

5、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

6、结算办法：行政办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，申请单经确认后

报财务划转。

7、办公用品验收，须具体办事人员同办公用品管理人员共同验收。

第六条 办公用品的分发领用

1、各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公

用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。接到各部门的《办公用品领用单》（两份）之后，行政办公室进行核对，并做好登记。

2、行政办公室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。

3、用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等，各部门需领取人签名。

第七条 办公用品管理

1、新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政办公室请领办公用品，人员

离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。

2、印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公

室统一印刷、保管。

3、部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。

第八条 公物使用管理

1、各部门固定资产、物品、文具用品等由各部门经理负责，行政部统一管理；如有

丢失损毁，须按价赔偿。

2、物品调拨时须填写《物品调拨单》交行政部。

第九条 电话管理

1、电话由行政部 ，各部门经理负责监督与使用。

2、通话时应简明扼要。应用语礼貌。

3、禁止用公司电话拨打特别收费电话。

第十条 办公用品的维修

1、办公用品出现需要维修等问题，由行政部统一安排进行维修。发生的费用报主

管部门经理签字审核后，总经理审批后由财务部门报销。

第六章 库房管理制度

第一条 仓库管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。

第二条 采购员在办理入库手续时，仓库管理员应根据采购合同进行认真核对，仔细检

查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并监

督办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”，办理入库手续，并登记库存材

料帐簿。

第三条 仓库管理员应确保库房及库存物资的安全完整及库容整洁，要做到“八防四检：

1、八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。

2、四检：

上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失；

下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其他不安全隐患；

经常检查库内温度、湿度，保持通风；

检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。

第四条 仓库管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐

有序。

第五条 仓库管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。

1、严禁在仓库内吸烟、用明火；