行政办公室管理制度汇编

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　　金钥世行集团

　　行政办

　　主导部门：金钥世集团行政办部

　　编制： 行政办公室 日期： 2012年3月 审核： 日期： 批准： 日期：

　　发布日期：2012年3月 日 实施日期：2012年3月 日 1

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　　目 录

　　规章制度制定程序管理规定 .................................................................................. 4

　　第一章 总 则 ......................................................................................................................................................... 4

　　第二章 制度计划的编制 ........................................................................................................................................ 4

　　第三章 制度草案的起草 ........................................................................................................................................ 5

　　第四章 制度草案的送审 ........................................................................................................................................ 6

　　第五章 制度草案的评审 ........................................................................................................................................ 6

　　第六章 生效制度的印发 ........................................................................................................................................ 6

　　第七章 制度修订与废止 ........................................................................................................................................ 7

　　第八章 附 则 ......................................................................................................................................................... 7

　　会议管理办法 ........................................................................................................... 8

　　第一章 总 则 ......................................................................................................................................................... 8

　　第二章 会议类型................................................................................................................................................... 8

　　第三章 会议准备、服务 ........................................................................................................................................ 9

　　第四章 会场管理 .................................................................................................................................................. 10

　　第五章 会议纪律 .................................................................................................................................................. 11

　　第六章 附 则 ....................................................................................................................................................... 12

　　办公环境与秩序管理规定 .................................................................................... 13

　　第一章 总则 .......................................................................................................................................................... 13

　　第二章 办公区域环境管理要求 .......................................................................................................................... 13

　　第三章 办公区域安全管理要求 ......................................................................................................................... 14

　　第六章 附则 ........................................................................................................................................................ 17

　　办公用品管理制度 ................................................................................................ 18

　　第一章 总 则 ....................................................................................................................................................... 18

　　第二章 管理职责 .................................................................................................................................................. 18

　　第三章 办公用品的购置 ...................................................................................................................................... 18

　　第四章 办公用品的使用和管理 .......................................................................................................................... 19

　　第五章 附 则 ....................................................................................................................................................... 20

　　车辆管理规定 ......................................................................................................... 22

　　第一章 总 则 ....................................................................................................................................................... 22

　　第二章 车辆的使用管理 ...................................................................................................................................... 22

　　第三章 车辆的保养维修 ...................................................................................................................................... 23

　　第四章 专职驾驶员工作规则 .............................................................................................................................. 24

　　第五章 附 则 ....................................................................................................................................................... 25

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　　公文处理办法 ......................................................................................................... 26

　　第一章 总 则 ....................................................................................................................................................... 26

　　第二章 公文种类................................................................................................................................................. 26

　　第三章 公文格式................................................................................................................................................. 27

　　第四章 排版、印刷格式 ..................................................................................................................................... 30

　　第五章 行文规范 .................................................................................................................................................. 30

　　第六章 发文办理 .................................................................................................................................................. 31

　　第七章 收文办理 .................................................................................................................................................. 32

　　第八章 公文归档 .................................................................................................................................................. 33

　　第九章 公文管理................................................................................................................................................. 33

　　第十章 附 则 ....................................................................................................................................................... 34

　　报刊资料管理规定 ................................................................................................ 35

　　保密管理制度 ......................................................................................................... 37

　　第一章 总 则 ........................................................................................................................................................ 37

　　第二章 保密范围和密级划分 .............................................................................................................................. 37

　　第三章保密措施 .................................................................................................................................................... 38

　　第四章 附则 .......................................................................................................................................................... 40

　　档案管理办法 ......................................................................................................... 41

　　第一章 总 则 ....................................................................................................................................................... 41

　　第二章 档案类别 .................................................................................................................................................. 41

　　第三章 文件的整理与归档 .................................................................................................................................. 44

　　第四章 归档、编号、立卷 .................................................................................................................................. 45

　　第五章 档案的保管 .............................................................................................................................................. 46

　　第六章 档案的调阅与利用 .................................................................................................................................. 46

　　第七章 档案的销毁 .............................................................................................................................................. 46

　　第八章 附 则 ....................................................................................................................................................... 47

　　（完）

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　　规章制度制定程序管理规定

　　第一章 总 则

　　第一条 为使公司各项规章制度的制定有据可依，根据国家法律、法规和公司实际，

　　特制定本规定。

　　第二条 本规定中的规章制度，是指由公司制定的、在公司内普遍适用的、具有约束

　　力和强制力的规范性文件。

　　第三条 公司人资部负责组织起草并审核公司各类规章制度草案，负责组织修订各类

　　规章制度；各职能部门负责与本部门职能相关的管理制度草案的起草。

　　第四条 制定公司规章制度必须以国家相关法律、法规为依据，并结合公司实际，不

　　得与国家法律、法规和公司《章程》相抵触。

　　第五条 本制度适用于公司本部，其他关联板块参照执行。

　　第二章 制度计划的编制

　　第六条 公司制定规章制度应编制《年度规章制度订立计划》。

　　第七条 公司各职能部门因工作需要制定制度的，应在每年年末订立计划并提交人资

　　部。人资部对各部门上报的计划进行汇总，编制年度规章制度制定计划的草案，逐级上报，

　　经公司领导审定后实施。

　　第八条 承担制度起草任务的公司各职能部门必须按照年度计划要求完成起草任务，

　　因特殊情况不能按时完成的，必须向人资部作出书面说明。

　　第九条 因特殊情况需要调整年度计划的，由人资部再报经公司分管领导审定后组织

　　落实。

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　　第三章 制度草案的起草

　　第十条 规章制度的草案应当由提出计划的相关部门负责起草；内容涉及两个以上部

　　门的，应当由提出计划的部门会同相关职能部门共同起草；综合性的制度由人资部

　　组织有关部门起草。

　　第十一条 规章制度的起草可以组织专门小组，也可指定专人，人资部对起草工作及

　　时进行指导。

　　第十二条 各部门起草规章制度，必须符合下列要求：

　　（一） 起草的规章制度不得与国家法律、法规和公司各《章程》相抵触；

　　（二） 起草的规章制度必须符合公司实际和发展情况，切实可行；

　　（三） 起草的规章制度应结构规范、条文清晰、逻辑严密、概念准确、语言精练。

　　第十三条 制度起草过程中，起草部门应当充分征求相关部门的意见，做好沟通协调

　　工作，对意见分歧较大的内容，应在上报制度草案时予以说明。

　　第十四条 制度草案拟定后，各起草部门应写出草案的起草说明。起草说明一般包括

　　以下内容：

　　（一）制定的必要性。主要说明某方面的管理现状、存在问题，制定这方面管理规

　　范所要达到的目的。

　　（二）制定的依据。主要说明所依据的法律、法规、政策及公司现行的相关制度、

　　规范等。

　　（三）起草的过程。主要说明起草过程中征求意见、调查研究和沟通协调的情况。

　　（四） 主要内容说明。

　　（五） 相关部门意见。

　　第十五条 各职能部门所起草的制度草案，须经本部门分管领导审阅后，交人资部统

　　一审核，合同资产部参与配合审核。

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　　第四章 制度草案的送审

　　第十六条 人资部收到制度草案后，应及时审核、修改并征求有关部门意见并报送领

　　导批阅；对不符合本规定要求的制度草案应予以退回，并要求其按规定重新起草。

　　第十七条 对在意见征询中无原则性分歧意见的制度草案，经人资部经审核并协调后

　　仍未能取得一致意见的，人资部应提出审核意见的说明，报请公司领导审议后决定。

　　第五章 制度草案的评审

　　第十八条 制度起草、修订须由起草部门负责人或起草人员作起草、修订说明；由人

　　资部经理或审核人员作审核意见的说明。

　　第十九条 制度需由人资部报送公司领导审批，并组织由各部门领导参加的制度讨论

　　会，由起草部门按会议提出的要求进行修改。

　　第二十条 制度草案经修改后逐级上报，经公司领导签发后生效。

　　第六章 生效制度的印发

　　第二十一条 经评审通过，并经公司领导签发的规章制度，须由行政办公室印发。

　　第二十二条 制度文本应根据制度的适用范围随公司通知性文件印发至年相关部门

　　和人员，文件的领导签发之日即为制度的正式印发之日。

　　第二十三条 尚待进一步补充、完善的规章制度，可采用“暂行”或“试行”方式印

　　发，其效力与其他制度等同。

　　第二十四条 制度的生效日期应在制度附则中予以明确。

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　　第七章 制度修订与废止

　　第二十五条 制度印发后，负责起草并组织实施的部门应当每年依照法律、法规、政

　　策以及公司实际情况进行一次清理，如与现行的规定不符，应提出修改或废止的意见并报

　　人资部。

　　第二十六条“暂行”或“试行”制度印发后，负责起草并组织实施的部门应根据制度

　　实际运行情况，适时进行修订。

　　第二十七条 规章制度的修订或废止应按制度制定程序办理；人资部应及时对各部门

　　修改的部分内容报批报审，并每年一次对公司增订和修订的规章制度进行综合汇编。

　　第八章 附 则

　　第二十八条 本规定由行政办公室负责解释和修订。

　　第二十九条 本规定自印发之日起施行。

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　　会议管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为规范公司会议的操作程序，确保各类会议有序、高效、圆满地举行，特制

　　订本办法。

　　第二条 本办法中会议，是指公司领导及各部门举行得各类会议。本办法中会议室，

　　是指公司专用的大、小会议室。行政办公室为会议管理的归口管理部门，其他相关职能部

　　门为协办部门。

　　第三条 本办法适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。

　　第二章 会议类型

　　第四条 一类会议，指由最高领导组织召开的重要会议或公司集大型会议：

　　(一)年会；

　　(二)员工大会；

　　(三)行政办公会，指公司召集各部门领导每周（每月）定期召开的行政办公例会；

　　(四) 中高层培训会，指公司每周日定期举办的中高层培训会（包括内训和外训）；

　　（五）其他重大会议。

　　第五条 临时会议是指领导临时召集的相关会议。

　　第六条 年会等各类员工大型会议由行政办公室和相关职能部门拟订会议方案，报分

　　管领导审核，总经理或以上领导审批后实施。并根据拟召开会议性质、重要程度确定并进

　　行相关安排、准备及服务。

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　　第三章 会议准备、服务

　　第七条 参会单位和部门应按会议要求进行相关准备。参加定期行政办公会议各部门

　　必须将周工作完成情况、工作计划以及会议议题分别在当周五前，以电子邮件的方式发至

　　公司行政办公室，由行政办公室统一汇编制作会议PPT。

　　第八条 行政办公室或相关职能部门应按照会议性质、标准，拟订具体实施方案，方

　　案应包括以下内容：

　　(一)会议名称、时间、地点、主题、主持人及议程等；

　　(二)拟邀请嘉宾；

　　(三)用餐标准；

　　(四)交通工具安排；

　　(五)娱乐活动安排；

　　(六)会务人员；

　　(七)费用预算；

　　(八)其它根据会议性质须明确的事宜。

　　第九条 行政办公室或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工作：

　　(一)安排专人负责会务工作；

　　(二)拟发会议通知，确定会议人数；

　　(三)确定会议场地；

　　(四)准备会议资料：包括参加会议人员名单、议程安排及其他会议资料；

　　(五)会场布置：包括会场导引牌、领导席桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、

　　投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备；

　　(六)用餐安排：包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等；

　　(七)娱乐活动安排：包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安排，

　　由相关部门协办；

　　(八)邀请嘉宾，各相关部门配合；

　　(九)车辆安排；

　　(十)采购礼品或果品；

　　(十一)摄影、录音安排；

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　　金钥匙投资控股集团 行政管理制度汇编 第五十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政办公室负责人批准，

　　可以销毁。

　　第五十八条 部门或各关联板块撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交行政

　　办公室存档。员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归

　　还。

　　第十章 附 则

　　第五十九条 本办法由行政办公室负责解释和修订。

　　第六十条 本办法自印发之日起施行。

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　　报刊资料管理规定

　　第一条 为加强公司的报刊资料管理工作，本着“合理节约、有效利用”的原则，特

　　制定本规定。

　　第二条 报刊资料管理包括报刊资料的订阅、分发、利用、清理等工作。

　　第三条 行政办公室为公司报刊资料的归口管理部门。

　　第四条 报刊资料的订阅

　　(一)各部门应根据工作需要适量订阅，在每年11月底前将需要订阅的报刊资料名称

　　报行政办公室。

　　(二)行政办公室将各部门需订阅的报刊资料名称汇总，提出初步意见报总经理审批。

　　(三)根据总经理审批意见，行政办公室指定专人负责办理公司报刊资料的订阅工作。

　　(四)公司报刊资料订阅清单须一式两份，一份留存行政办公室，另一份反馈给各部

　　门。

　　第五条 报刊资料的分发

　　公司订阅的报刊资料由行政办公室指定专人负责统一展出、存档。前台人员应认真

　　检查每日报刊资料分送情况，避免错送漏发。

　　第六条 报刊资料的整理

　　公司的所有报刊资料应及时上架，装订整齐。装订夹上报纸不多于10天不少于5天，

　　杂志保持2期。过期的报刊应根据利用情况进行整理并区别摆放，专业性期刊应存放整齐。

　　第七条 报刊资料的保管与利用

　　报刊资料是公司了解市场信息的重要途径之一，各部门应对公司经营管理有参考价值

　　的报刊资料妥善归类并加以利用，对于有保存价值的报刊资料应及时剪辑整理成册。

　　第八条 报刊资料的借阅

　　借阅报刊资料应经管理人员同意，并及时归还。管理人员对借出的报刊资料应及时

　　催要，避免期刊数量不全，信息查找困难。

　　第九条 报刊资料的清理

　　非专业性报刊资料应及时清理，专业性报刊资料可一个月进行一次清理。专业性报

　　刊资料中有长久保存价值的应另行存放。

　　第十条 本规定适用于公司本部，各关联板块照执行。

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　　第十一条 本规定由行政办公室负责解释和修订。

　　第十二条 本规定自印发之日起施行。

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　　保密管理制度

　　第一章 总 则

　　第一条 为维护公司利益，保障公司合法权益不受侵害，特制定本制度。

　　第二条 本制度中的公司秘密，是指关系公司利益和权利，依照特定程序确定，在一

　　定时间内只限一定范围的人员知悉的事项；保密是指对公司秘密加以保护，使之在一定时

　　间和范围内不外泄的行为。

　　第三条 行政办公室为公司保密管理工作的归口管理部门，负责保密制度、措施的具

　　体检查与落实工作。公司各单位、部门和员工均负有保密管理的责任。

　　第四条 本制度适用于金钥世集团，其它公司板块可参照执行。

　　第二章 保密范围和密级划分

　　第五条 公司保密范围包括生产、经营、管理的各个领域，主要有以下方面

　　(一)公司中层管理人员以上会议、各类专题会议讨论内容和决定事项中不宜公开的内

　　容及其会议记录、纪要；

　　(二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方针、经营规划及经营决策；

　　(三)不宜公开的公司行政文件、档案，内部掌握的合同、协议、各种内部程序文件、

　　规章制度等；

　　(四)公司内部各类财务资料、统计资料、帐册、凭证等；

　　(五)项目产品策划书、可行性报告、成本核算书、规划设计方案、图纸、景观设计方

　　案、图纸等；

　　(六)招标项目的标书、合作条件等；

　　(七)公司内部局域网数据库密码、网站管理程序密码、计算机程序文件、计算机终端、

　　微机输入的秘密内容等；

　　(八)人事档案、劳动合同和员工薪酬资料等；

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　　(九)其他尚未对外公开的各类信息和公司确定应当保密的事项。

　　第六条 公司保密内容的密级应依据秘密事项一旦泄露对公司利益损害的程度进行

　　划分，一般应划分为“绝密”、“机密和“秘密”三级，其中：

　　(一)绝密级为：直接影响公司权益和利益的重要文件资料和信息，如：集团公司董事

　　会正在研究的经营计划、投资计划及其他决策方案，网站管理维护程序密码、招标项目的

　　标书、合作条件，公布前的商品房调价信息等。

　　(二)机密级为：公司的财务、统计资料，重要会议记录、计算机程序文件和密码以及

　　不宜公开的内部文件资料、信息等。

　　(三)秘密级为：公司人事档案、劳动合同、员工薪酬资料和其他不宜公开的资料、信

　　息。

　　第七条 公司保密文件资料(包括电子文件、声像资料等)，均应按规定标明密级，并

　　根据实际情况酌情确定保密期限。

　　第八条 保密范围内文件资料的密级，由主办部门拟定，公司领导确定。

　　第三章保密措施

　　第九条 在秘密文件资料制作过程中应采取如下保密措施：

　　(一)禁止在起草文件、编制报表或设计技术图纸的场所会客；

　　(二)对于作废的草稿应及时作碎纸处理；

　　(三)文件起草或制作人员离开岗位时，应将正在起草或制作的保密文件妥善

　　收存；

　　(四)打印文印资料要明密分开，秘密文件资料专机处理，设置加密口令，严

　　格按规定份数印制，废页应及时销毁。

　　第十条在查阅、复制、收发、传递和保管秘密文件资料时，应采取以下保

　　密措施：

　　(一)凡查阅、复制绝密级文件、资料的，必须经公司领导或授权人批准：凡查阅、复

　　制机密级和秘密级文件、资料的，必须经公司领导批准。

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　　（二）行政办公室文书收发人员在对秘密文件的收发、传递中，应作登记，避免误发

　　误传，未经批准不得扩大传阅范围；秘密文件不得通过普通邮政传递；绝密文件不得通过

　　计算机传输。

　　(三)密级文件资料形成后应及时整理，单独组卷，妥善保存。

　　(四)各部门保管的过期文件资料不得自行处理，应在每年3月份交行政办公室统一处

　　理。

　　第十一条 在对外交往与合作中需提供公司保密资料的，须经公司领导批准。

　　第十二条 在安排涉及公司保密内容的会议和活动时，主办部门应采取如下保密措施：

　　(一)根据工作需要，限定与会人员范围；

　　(二)选择具备保密条件的会议场所；

　　(三)印制涉密的会议书面材料时应编号，发放时应登记，如属会议讨论稿，应在会后

　　收回；

　　(四)会议开始时，应宣布会议保密纪律；

　　(五)确定会议内容是否传达及传达范围。 。

　　第十三条 公司员工不得在与人交往和通信中泄露、传递公司秘密，不得在公共场所

　　谈论公司秘密，不在无加密措施的计算机网络上传递秘密信息，不私自携带秘密文件出入

　　公共场所。

　　第十四条 一旦发现公司秘密被泄露或可能被泄露时，公司员工应立即采取补救措施，并告知行政办公室，行政办公室应会同相关职能部门立即作出处理，并提出对责任人的处

　　罚意见。泄露公司秘密，给公司造成经济损失的，应按公司有关奖惩规定承担相应经济责

　　任；情节严重的，公司予以除名，并责令赔偿经济损失。

　　第十五条 文件收发室、档案室、计算机控制机房等重要工作场所，属机要重地，无

　　关人员不得随意入内。

　　第十六条 行政办公室可视工作需要不定期地组织召开保密管理工作会议，了解保

　　密制度执行情况，改进保密工作，并于每年的长假日前进行保密安全检查。

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　　第四章 附则

　　第十七条 本制度由行政办公室负责解释和修订。

　　第十八条 本制度自印发之日起施行。

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　　档案管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强公司的档案工作，实现档案的科学管理，充分发挥档案在公司经营管

　　理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定

　　本办法。

　　第二条 本规定中的档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查

　　考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

　　第三条 档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不

　　得擅自处理或长期积压文件资料。

　　第四条 行政办公室为公司文书档案的归口管理部门，负责档案的收集归档、整理编

　　号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责档案管理工作。

　　第五条 本办法适用于公司本部，各关联板块参照执行。

　　第二章 档案类别

　　第六条 行政类

　　（一）执照

　　（1）公司的工商登记资料、税务登记资料，所属公司报送的工商登记备案资料；

　　（2）公司各类资质、权属证书；所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料；

　　（3）公司《章程》及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案文件。

　　（二）收文、发文

　　1、收文

　　（1）政府机关或行业管理部门(简称职能部门)召开的有关房地产工作的会议文件、

　　贯彻执行的文件、重要指示及讲话、职能部门对公司各类请示事项的批复等；

　　（2）各公司业务往来收文及收函文件；

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　　（3）公司各部门报告、计划、总结等文件。

　　2、发文

　　（1）公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；公司控股、

　　参股的项目公司、关联板块的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料；

　　（2）公司领导办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料;

　　（3）公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿。

　　（三）其他行政类文件

　　（1）公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等；

　　（2）公司各类调研工作形成的文件材料；

　　（3）公司调查处理的违纪、违规事件材料；

　　（4）公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；

　　（5）公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；

　　（6）公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；

　　（7）公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等。

　　第七条 法律类

　　（1）各类投诉处理材料；

　　（2）公司经济纠纷处理材料。

　　第八条 合同类

　　1、商务类合同

　　公司重要的各类协议合同；所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料。

　　2、工程类合同

　　公司及所属公司项目工程合同。

　　(三)非隶属单位的文件资料

　　非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

　　第九条 工程类档案文件

　　（一）工程前期

　　1、可行性研究资料

　　（1）项目建议书及批复；

　　（2）可行性研究报告及批复；

　　（3）项目评估意见；

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　　（4）环境影响报告书（表）；

　　（5）计任务书、计划任务书；

　　（6）选址意见书。

　　2、基础、设计、施工前准备资料

　　(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘察记录、试验报告、重要土、岩

　　样及说明；

　　(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录；

　　(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

　　(4)初步设计文件资料：总平面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步

　　设计；

　　(5)技术设计：建筑、给排水、采暖、通风设备等图样，说明书、工程预算、计算书、

　　材料表等；

　　(6)施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算；

　　(7)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。

　　(8)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治等部门审查意见书及认

　　可文件资料；

　　（二）施工技术文件资料

　　1、开工报告，停工、复工报告；

　　2、施工组织设计、施工方案；

　　3、图纸会审纪要；

　　4、工程技术、质量、安全措施交底；

　　5、工程定位放线、测量记录、验线记录；

　　6、土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣

　　工总平面图；

　　7、地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录；

　　8、基础、主体中间验收记录，构件吊装记录；

　　9、混凝土施工日记；

　　10、技术复核记录；

　　11、隐蔽工程验收记录(包括安装工程)；

　　12、工程沉降观测、变形观察记录；

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　　13、主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告；

　　14、构件合格证；

　　15、砂浆、混凝土试块试验报告；

　　16、水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录；

　　17、工程变更设计联系单；

　　18、混凝土缺陷修补记录、补强记录；

　　19、工程质量事故及处理材料；

　　20、单位工程竣工验收记录；

　　21、单位工程质量综合评定表；

　　22、竣工报告；

　　23、设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料；

　　24、工程竣工验收会议纪要、备案表；

　　25、工程决算、决算审计。

　　（三）竣工图文件

　　l、各类建筑、结构专业图；

　　2、各类电气专业图；

　　3、电信专业图；

　　4、煤气专业图；

　　5、各类给、排水工程专业图；

　　6、供热、冷专业图；

　　7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

　　8、地下管线工程总平面图、纵断面图、横断面图、结点详图、构筑物结构图等；

　　第十条 特种档案资料，主要指一些声像、光盘、电子等档案。

　　第三章 文件的整理与归档

　　第十一条 公司实行各版块分级立卷的制度，由档案人员全面负责该项工作。

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　　第十二条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：行政办公室收集公司

　　各部门文件资料，按年代——类别分类法立卷。第二层级：行政办公室对各版块已经整理

　　归档的移交材料按照年代——机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，

　　并用编制案卷目录（附表1）的方式固定下来。

　　第十三条 归档文书的整理要求

　　（一）归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　（二）在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、多种文字形成的同一

　　文件，分别放在一起，不得零散分开。

　　（三）归档文件应按照年限、公司、文件类别逐级分开整理，不得。并详细录入电

　　子档案。

　　（四）案卷目录中必须与电子目录一一对应，详细录入各项电子表格信息。

　　（五）各版块必须上交档案原件，并备份复印件存档。

　　（六）特种档案资料必须严格封存并制作物品标签，以备保存。

　　第四章 归档、编号、立卷

　　第十四条 归档时间是指各版块将需要归档的文件向行政办公室移交的时间，该时间

　　定为每周四。

　　第十五条 各部门须按时向行政办公室部移交档案，同时填写案卷移交清单一式两份，

　　由双方经办人签字,各自保留一份。交接双方根据移交目录清点核对。

　　第十六条 排列编号

　　（一）卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。

　　（二）案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序。案卷编号按照年限、序列号、机

　　构、类别的方式编制排列。例如：2011-001，优纳，合同类。

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　　第五章 档案的保管

　　第十七条 档案室系机要重地，非经公司领导同意，严禁入内。

　　第十八条 档案库房物品未经许可，不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生，防止尘

　　埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化，档案存放始终有序。

　　第十九条 档案库房内严禁火源，禁放易燃易爆品，配备消防器材，定期检查。

　　第二十条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作，保证档案材料的完整和

　　安全。档案如有破损应及时修补或复制。

　　第六章 档案的调阅与利用

　　第二十一条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况，配合各公司、各部门对档案的

　　需求。

　　第二十二条 调阅、借离或复印档案时，必须严格履行登记审批手续(见附表2)，由

　　机要员协同借阅人办理业务完毕后立即收回档案，如果特殊情况需长时间借离档案需书面

　　申请由最高领导签字获批后方可执行。除公司本部各部门外，各关联板块不得借阅档案复

　　印件，行政办公室机要员有权对复印件借阅者开罚单。

　　第二十三条 借阅档案人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损,不得抽换、

　　涂改、勾画、拆卷，如造成档案资料损坏的，视情况进行处理。

　　第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作，多渠道、多形式地开展利用工作。

　　第七章 档案的销毁

　　第二十五条 公司行政副总经理、行政办公室负责人和有关部门负责人、业务人员及

　　档案管理人员组成档案鉴定小组，每5年1次对文书档案进行检查鉴定工作，对失去保存

　　价值的档案提出意见，登记造册，经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附表3)。

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　　第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清册上签字。

　　第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。

　　第八章 附 则

　　第二十八条 本办法由行政办公室负责解释和修订。 第二十九条 本办法自印发之日起施行。 附表1：

　　档案案卷目录

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　　金钥匙投资控股集团 行政管理制度汇编 附表2

　　档案借阅申请表

　　档案员签字： 日期

　　（完）

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