刘晓-行政工作的统筹管理

　　如何正确认识行政管理工作

　　刘晓

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　　通过学习本课程，你将能够：

　　●了解现代企业的运行模式；

　　●明确行政管理工作的目标；

　　●提升行政管理工作的绩效价值；

　　●知道行政管理工作的内容和特点；

　　●把握行政管理工作的发展趋势。

　　如何正确认识行政管理工作

　　一、现代企业的运行模型

　　现代企业要想健康运作、保持生存，有五个不可或缺的重要模块：

　　1.战略目标

　　企业要有明确而清晰的战略目标。

　　2.企业组织

　　企业的战略目标清晰后，就要进行企业组织内部结构建设，根据组织目标的战略定位，建立企业的组织机构和组织部门。

　　3.岗位角色

　　组织部门定位好后，各个组织部门的职能和各个岗位的职责就确立好了。

　　4.业务流程

　　明确定位后，要重点考虑规范业务流程工作。

　　5.企业文化

　　业务流程规范化之后，营造团队文化和团队氛围成为保持企业正常运作的最重要模块。

　　总之，在保持现代企业健康运行的过程中，行政管理起着非常重要的作用。行政管理是企业管理和行政管理的统称，在企业生存和发展过程中为企业提供各种战略性支撑和服务。

　　二、行政管理工作的目的

　　行政管理工作有四个基本目的：

　　1.整合行政架构

　　行政管理工作集合了整个行政架构，梳理企业内外部的各种关系，使组织健康稳定地发展。

　　2.提供有效支持

　　行政管理为企业管理工作提供人力、财力、物力等最基础的支持和服务。

　　3.进行监控保护

　　行政管理工作要监控企业运营管理过程中出现的新问题、新现象，及时提出改善管理的措施和意见，保持企业健康有序地运行和发展。

　　4.建立文化支撑

　　行政管理工作首先是倡导一个有序的文化氛围，然后监控和引导企业在良好有序的发展过程中建立健康有序的企业文化。

　　三、行政管理工作的绩效价值

　　行政管理工作的绩效价值主要体现在以下方面：

　　1.深度

　　企业所有的工作都离不开行政管理，行政管理工作关系到企业的方方面面，为各个部门的持续、健康、有序发展提供最基础的支撑。

　　2.广度

　　行政管理工作从企业内部辐射到外部，实现各部门间有效联系的同时，保证企业和各外部单位的关系良好而健康。

　　3.重要性

　　行政管理工作是领导和员工、部门与部门进行有效沟通的桥梁。

　　4.敏感性

　　行政管理工作中的各项政策和制度牵涉到每一个员工的自身利益，可能会牵一发而动全局。 这四个方面的绩效价值，体现了行政管理的不可或缺性，及其在企业管理中的重要地位和作用。

　　四、行政管理工作的内容

　　行政管理日常工作主要包括三个方面：

　　第一，行政事务管理；

　　第二，办公事务管理；

　　第三，人力资源管理。

　　五、行政管理工作的特点

　　行政管理工作的特点主要有四个：

　　1.服务性

　　服务性体现在“三办”和“三务”：“三务”即参与政务、处理事务、办理会务，“三办”即办事、办会、办文。

　　2.综合性

　　其他部门不分管的工作，行政管理工作都需要分管，行政管理部门需要关注和处理企业内部方方面面的事务。

　　3.动态性

　　行政管理部门是企业管理工作的前沿部门，会随时关注企业管理和运营过程中的新问题、新现象，随时为管理者做出预警性的决策。

　　4.前沿性

　　行政管理部门是连接组织内部领导与员工，以及组织外部公司与其他单位的桥梁，会将组织外部的政策信息、组织内部的问题和现象进行及时反馈和灵活处理。

　　六、行政管理工作的发展趋势

　　无论任何公司涉猎任何行业，行政管理部门是不可或缺的最重要的部门。随着企业内部管理水平的提高和现代化管理技术手段的运用，行政管理工作的发展趋势体现为以下方面：

　　1.管理工作由事务型转为智能型

　　过去，大部分行政管理工作属于事务型管理，行政管理更多地被定义为服务部门。今后，随着行政管理部门地位以及行政管理人员管理水平的提高，尤其是办公设备现代化水平提高，行政管理会由事务型向智能型过渡。

　　2.行政管理工作日益专业化

　　行政管理工作日益专业化不仅要求管理人员具备专业经验，同时管理工作也更精细化、专业化。

　　3.行政管理人员的高学历化以及行政工作的永业化

　　随着管理工作的日益精细化和分工的专业化，这项工作对行政管理人员的要求越来越高，具备多年管理经验的人更易上手。行政管理工作的永业化体现在，无论企业发展到何种状态，行政管理部门永远不会被其他部门所取代。

　　总之，行政管理工作的发展趋势和特点给行政管理人员带来更多的挑战。

　　行政管理人员如何做好自我管理

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　　通过学习本课程，你将能够：

　　●正确执行行政管理人员的核心职能；

　　●了解行政管理人员的素质要求；

　　●增强行政管理人员职业道德规范的水平；

　　●学会做好行政管理人员的自我管理。

　　行政管理人员如何做好自我管理

　　一、行政管理人员的核心职能

　　一般来说，行政管理人员有五大核心职能：

　　1.管理

　　行政管理人员的日常管理一般侧重以下方面：

　　第一，管理企业内部基础制度和管理规则的建立与推行，以及进行有效的监控和监督；

　　第二，管理企业内部各项有效资源，如人、财、物、技术、市场、信息、员工士气等，提高企业内部工作效率；

　　第三，管理企业内部各种基本设备和设施；

　　第四，管理企业文化。

　　2.协调

　　行政管理人员的协调控制职能主要体现在：

　　第一，协调组织内部各种人际关系，如上下级之间的关系、平级之间的关系、各部门之间的关系等；

　　第二，协调组织内部和组织外部的各种人际关系。

　　3.控制

　　行政管理人员的控制职能主要体现在以下环节：

　　第一，控制成本。成本控制不仅是财务部具有的意识，也是行政管理部门必须树立的第一意识。在企业内部管理过程中，小到基本的办公设施，大到办公厂房，都需要行政管理部门进行统一采购。

　　第二，控制内部开支。

　　4.服务

　　服务是行政管理工作人员的宗旨，是贯穿于整个行政管理工作的第一项职能，也是最基础的职能。

　　5.公关

　　行政管理人员的公关职能，主要是树立和梳理组织内部和组织外部各种关系，包括危机公关。 在这五项职能中，管理是主干，协调是核心，服务是根本。行政管理人员应该树立五大基本意识，培养这方面的管理职能。

　　二、行政管理人员的素质要求

　　1.行政管理人员需具备的基本素质

　　行政管理人员需要具备的基本素质包括：

　　思想素质

　　行政管理人员的思想素质要过硬，要有坚忍不拔的工作品质，还要有克己奉公、为公司为工作奉献的意识。

　　心理素质

　　行政管理人员要有百折不挠、坚忍不拔的心理素质。

　　能力素质

　　行政管理部门对行政管理人员能力素质的要求非常强，尤其是沟通和协调能力。

　　知识素质和专业要求

　　行政管理工作岗位虽然对从业人员的专业没有太严格的要求，但是对知识素养方面有更多的要求。行政管理人员不仅要懂得日常规范和礼仪，还要懂得办公设备的实际应用和操作。今后随着企业要求日益严格，行政管理人员还需懂得财务、战略决策、法律法规等方面的知识。

　　身体素质

　　面对庞大的工作压力，行政管理人员需要有健康的体魄，也是保证其他工作得以有效实施的最基础的关键和核心。

　　2.行政管理人员的职业素质特征

　　行政管理人员的职业素质特征主要表现为：

　　复合性

　　行政管理的重要作用和重要地位，要求行政管理人员一专多能。

　　层次性

　　行政管理工作有四个明显的特点：反、忙、杂、乱。虽然行政管理人员都从事行政管理工作，但是对自己的定位不同、要求不同、投入不同，最后可能形成三个层次，即初级的行政管理人员、中级的行政管理人员和高层的行政管理人员，最后享有的机会、被企业重视的程度、得到的东西也各有千秋。

　　动态性

　　行政管理部门是一个前沿部门，是企业的窗口和形象部门，是领导与群众联系最频繁的部门，因此具有动态性和前沿性。所以，对于行政管理人员而言，对自己学习能力的投资日益重要。

　　3.行政管理人员的品质要求

　　行政管理人员的品质要求主要包括：

　　第一，礼貌而不居高临下；

　　第二，诚实而不弄虚作假；

　　第三，参谋而不越权行事；

　　第四，谦虚而不傲上凌下；

　　第五，谨慎而不唯唯诺诺；

　　第六，公正而不见风使舵；

　　第七，敬业而不妄自尊大；

　　第八，敬重而不阿谀奉承；

　　第九，慎言而不论是道非；

　　第十，本分而不炫耀示人。

　　4.行政管理人员的能力要求

　　企业对行政管理人员的能力要求主要包括两个方面：

　　办事能力

　　行政管理人员的办事能力包括：操作能力、写作能力、阅读概括能力、编辑校对能力、统计分析能力、决策能力和沟通协调能力等。

　　沟通能力

　　行政管理人员的沟通能力包括：交际能力、口头表达能力、协调能力和组织能力等。

　　三、行政管理人员的职业道德规范

　　1.行政管理人员的职业态度

　　行政管理人员的职业态度主要包括：

　　主动性

　　行政管理人员的主动性主要表现为：

　　首先，永远比上司和同事多想一步、多做一步；

　　其次，沟通要主动，因为行政管理部门不仅是服务部门，更是管理决策部门，强调主动沟通。

　　适应性

　　行政管理人员的适应性主要表现为：

　　第一，适应团队的基本工作；

　　第二，适应公司的严要求和高标准；

　　第三，适应与不同上司沟通。

　　团队精神

　　在今天，小成功或许可以依靠个人魅力，而大成功永远基于团队的合作，行政管理部门更是如此。行政管理人员不仅要带头提倡和推广团队精神，更要把每一个部门的团队荣誉感和士气激发调动起来。

　　尊重他人

　　尊重是了解和沟通的前提，是支持与配合的前提。

　　创新精神

　　行政管理如果沿用以往的老办法，不仅繁琐而且出力不讨好，因此行政管理人员要有创新的思维和举措。

　　坚持原则

　　任何事情如果缺乏坚持，都没有效果，行政管理工作也是如此，做事不仅要有韧性更要秉持原则。

　　服务与贡献

　　服务与奉献是当今社会的要求。

　　认同与分享

　　认同上司，才能读懂上司，才能准确理解其真正意图。

　　双赢与相互依存

　　让别人赢的过程中，自己也收获许多，这种双赢的思维和心态非常值得提倡。

　　温柔的心和自省

　　每天反省，每天总结，才会获得循序渐进的进步。

　　要点提示

　　行政管理人员的职业态度：

　　①主动性；

　　②适应性；

　　③团队精神；

　　④尊重他人；

　　⑤创新精神；

　　⑥坚持原则；

　　⑦服务与贡献；

　　⑧认同与分享；

　　⑨双赢与相互依赖；

　　⑩温柔的心和自省。

　　2.行政管理人员的工作原则

　　行政管理人员的工作原则主要包括：

　　准确原则

　　准确原则主要体现为：

　　第一，准确理解国家对本行业的相关政策和制度；

　　第二，准确理解上司的意图和具体操作意见；

　　第三，准确传达给下属或其他执行部门的指示。

　　及时原则

　　工作要及时进行，如果滞后，就没有执行的必要了。

　　严谨原则

　　严谨原则体现在对人和对事上：

　　第一，思维缜密，不漏项，不混乱；

　　第二，说话和办事细致周到。

　　同步原则

　　同步原则主要表现为：

　　第一，与组织效率同步；

　　第二，与上司工作效率同步；

　　第三，思维同步。

　　保密原则

　　保密原则要求行政管理人员具有一定的法律意识和法律观点，该说则说，不该说则一个字都不泄漏。

　　3.行政管理人员的“七”高

　　行政管理人员的“七”高主要包括：

　　综合素质高

　　当今时代，唯有变化是不变的，综合素质高才是职位安全和稳定的保证。行政管理人员不仅要具备专业知识，还要具备财务、战略决策以及法律法规等方面的知识。

　　权大责高

　　行政管理部门的直接权利比较大，其次隐形权利比较大。所以权大责高，行政管理人员一定要谨慎。

　　薪水高

　　薪水高是有前提的，取决于行政管理人员自身综合素质、管理水平以及定位的高低。

　　说服本领高

　　行政管理人员要具备很强的沟通协调能力。

　　发展愿望和前景高

　　今天很多行政总裁和CEO都是出身于行政管理。

　　道德水平高

　　能力非常强但道德品质有问题的人，所处的职位和岗位越重要，对企业的杀伤力越大。所以，行政管理人员道德水平一定要高。

　　成就感高

　　行政管理人员顺利地处理了一个内部甚至与外部的纠纷时，获得的愉悦感和价值感是无法用金钱和物质衡量的，这就是行政管理人员的高成就感。

　　行政部门如何做好事务管理

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　　通过学习本课程，你将能够：

　　●学会做好行政事务管理工作；

　　●明确行政事务管理的范围和原则；

　　●掌握行政事务管理的方法；

　　●提升行政事务管理的技巧。

　　行政部门如何做好事务管理

　　一、行政事务管理的范围

　　行政管理工作，尤其是在事务处理方面，事无巨细，范围很广。除了行政事务处理、办公事务处理、人力资源管理三大模块外，行政管理工作还有一些具体的事务：

　　第一，电话、复印机、传真机管理；

　　第二，文书资料管理；

　　第三，办公用品管理；

　　第四，车辆管理；

　　第五，食堂管理；

　　第六，员工宿舍管理；

　　第七，办公室布局管理等。

　　二、行政事务管理的原则

　　行政事务管理有三个基本原则：

　　第一，目标统一，责权一致；

　　第二，分工协作，指挥统一；

　　第三，利益原则，精干高效。

　　三、行政事务管理的方法

　　行政事务管理的方法主要包括：

　　1.制度先行

　　面对细碎庞杂的事务性工作，可以用制度统一规范。首先要有制度，制度先行，而不是出了问题再定制度。

　　2.流程管理

　　在进行事务管理时，除了用制度管理外，还可以用流程化、标准化进行管理。

　　3.会议管理

　　行政部门要定期举办例会，通过会议进行管理，可能会做得更高效。

　　四、行政事务管理的技巧

　　1.电话、复印机、传真机管理

　　对于电话、复印机、传真机等最基本的办公设备的管理，要注意以下方面：

　　第一，指定专人负责；

　　第二，建立台账；

　　第三，遵守操作规程，定期维修和维护；

　　第四，仅限业务使用，严禁挪作它用；

　　第五，重视安全保密，防止泄密和信息丢失；

　　第六，具有成本意识。

　　2.文书资料管理

　　文书资料管理包含四部分：公文写作与保存、档案管理、信件管理、印章管理。

　　档案管理

　　档案的种类。档案包括文书档案、技术档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

　　档案的定义。档案是企业在经营和发展过程中，过去已经形成的具有保存价值的文字、图表、音像等各种形式的资料。

　　档案的特点。档案的特点主要有：第一，客观真实性，它是已经发生过的事实，因此客观真实；第二，原始性，档案为第一手资料，没有经过篡改；第三，知识存储性。