行政管理(2016年3月23日1) 新 (1)Word

　　办公室统筹管理主讲人：王燕

　　中国高等教育学会秘书学会专业委员会培训师

　　王燕 中国社科院经济学硕士； 美国ALAMO(阿拉莫)公司认证培训师 ，国际人力资源管理(IMHR)资格认证 培训师 ； 先后担任过央企人力资源总监、某咨询公 司执行总经理、上市公司人事行政副总、 外资企业行政总监等职务，二十五年的企 业高级管理和培训管理经历，参与和主持 过多家企业人力资源管理咨询项目。

　　课程内容一、

　　办公室工作概述办公室日常事务管理 办公室人员职业素养与能力提升

　　二、三、

　　四、五、 六、 七、 八、

　　媒体公关与危机管理会议服务与管理 公文、商务文书写作与管理 办公室的绩效管理 新时期办公室领导艺术

　　Yes or No 办公室工作“加班没完没了，材料没多没少，下班没晚没早， 吃饭没饥没饱”,却很难做出轰轰烈烈的成绩。 有人形容在办公室工作的同志是“疾驰的马、温顺的羊、吃 草的牛、看门的狗”。 办公室管理就是吃力不讨好、没完没了的杂事。 办公室管理很难做出亮点，却很容易被批评。 谁都可以对办公室人员頣指气使，我们就是个受气包。 办公室可要可不要，并不是最重要的职能部门。

　　他人眼里的办公室 办公室 核心机构 窗口脸面 办公室工作 千头万绪 重点重要

　　办公室人员 “红太阳身边的人”

　　不是领导的领导 是领导更是领导 是领导的眼、手、耳、 腿、脑、心

　　第一部分： 办公室工作概述

　　办公室工作概述LOGO

　　办公室 办公室是党政机关、企事业单位、社会团体等组织 设置的辅助领导管理和综合服务的办事机构。 作用：承上启下，协调左右，沟通内外，传递信息， 研究政策，辅佐决策。 办公室的灵魂人物--办公室主任

　　办公室的地位中心:管理运转中心、信息处理中 心、文档管理中心、会议管理 中心、综合统计中心、信访接 待中心。 枢纽： 联结决策层与执行层的纽带。 联结各职能部门的纽带。

　　窗口：经常与外界接触，办事效 率和工作质量及其工作人员的 礼仪风范、精神面貌，代表着 本单位的形象。

　　办公室的主要职能1、沟通信息 2、参谋咨询 办公室： 沟通上下的咽喉， 3、协调关系 联系左右的纽带， 4、督促检查 传递信息的中枢， 5、掌管公文 协助领导决策的“外脑” 和处理日常事务的“手足” 6、处理事务 7、提供服务 立足点：办文、办会、办事

　　办公室工作特点

　　辅助性

　　综合性

　　办公室的主 要特点服务性

　　办公室工作的主要特点 综合性： 事务性工作：文件收发、 送往迎来、会议安排。 专业性工作：

　　档案管理、 统计管理、调查研究。 政务性工作：公文撰写、 调查研究、机要保密。

　　辅助性：不能代替决策者、要向决策者提供信息、 不能擅自指挥全局、协助 领导处理好日常工作。

　　服务性：为上级领导服务、 为同级领导服务、为下级 和基层群众服务。

　　办公室工作的主要特点：1.政策性强→要吃准 2.事务繁杂→要理清 3.工作标准高→要严格 4.业务跨度大→要学习 5.工作强度大→要调节 6.被动多于主动→要服从

　　经营理念、管理策略、 企业精神、企业文化、 用人政策等重大问题

　　管理是 主干

　　组织中枢

　　协调是 核心

　　沟通桥梁

　　办公室的三 大功能服务是 根本

　　行政工作的理想境界 是润物细无声。

　　幕后英雄

　　办公室的基本任务 1.参与政务——调查研究、提

　　2.协调业务——协调、沟通各 供信息、提供方案、拟办意见、 部门业务，主要是抓好纵向协 调、横向协调和内部协调。 提出建议，即给领导出主意， 提意见，拟方案。 协调信息、协调关系、协调政 策、协调计划。

　　3.掌管事务——业务方面的事务， 4.搞好服务——为上级分忧， 后勤方面的事务， 党 为同事解难，为全员 服务。 务方面的事务，干部方面的事 务，工团方面的事务，宣传方 面的事务。

　　办公室管理工作的关键点 制度/文书档案管理 公关/接待管理 会议/活动管理 设备/设施管理 行政费用管理 危机管理 跟踪、监督、检查、反馈

　　办公室的业务范围(表一)工 作 具 体 内 容

　　辅助决策 信息工作 文书工作 会务工作

　　决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决 策过程中，要发挥辅助作用。管理人员要建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，善于广泛 地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储 存。 文件收发、起草文件、办理公文等。文书是单位行使职权、进行指 挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工 作。 凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由办公室承办。 大型会议则可设专门的会议机构，而办公室常成为会务机构的组织 者。

　　公关工作

　　这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待， 对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。17

　　办公室的业务范围(表二)工 作 具 体 内 容单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的 文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。包括印章管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管 理、车辆管理及接待工作。跟踪制度执行过程，监督政

　　策执行情况，反馈执行过程中出现的问题 和信息，提升公司执行力。 带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料 ，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临 时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。18

　　档案工作行政事务工作 跟踪、监督、 检查、反馈 上司交办的 其他工作

　　忙乱是管理中的大忌，工作持续忙乱的原因： 工作没有主次 做事没有条理 分工不明确 领导者的工作方式

　　不同层次人员的工作重点类别例行工作

　　基层70%遵守规定

　　中层20%对例行工作的验收

　　高层10%检查终端的符合性

　　20%

　　60%分析、查找根源，提出解 决方案及需要的资源

　　20%批准方案 提供资源

　　问题工作

　　发现，并报告

　　10% 创新工作在新的例行工 作中创新方法

　　20%

　　70%

　　新的思路、方向、路 不走样的复制创新工作， 线，否定自己过去， 并转化为可操作的程序 并试验

　　新时期办公室工作面临的挑战与机遇 统筹企业行政管理 参与重大事项的决策 谋划企业的运营与发展……

　　我们面临新的形势 外部：经济全球化、多元化，企业之 间的竞争加剧，科技发展日新

　　内部企业内部不断调整的组织架构、 随时有可能进行的业务重组；85、

　　月异，互联网应用的无边界变化，经济新常态、科技创新、 智能科技成果的大量运用。

　　和90后新员工的工作观念变化，员工不断提升的需求水平；领导 要求大家努力营造良好工作环境

　　等等。

　　我们面临新的形势

　　我们现有的管理观念、管理方式、程序、队伍建设和管理水平方面跟时代要求存在一定差距，企

　　业在这种复杂的局面情况下，不断地调整、改革，作为参谋部门——办公室,公司的各项工作需要

　　通过我们办公室去传达、布置、实施。

　　我们面临新的挑战

　　工作量 更大

　　节奏 更快

　　要求 更严

　　效率 更高

　　结果 更好

　　如何应对面临的挑战与机遇 要求办公室人员要胸怀全局想问题。 一要把握时代背景。要对国内外风云变幻了如指掌，对时代大背景非常 清楚。

　　二要熟悉大政方针，所谓“大政方针，就是党、国家、企业的路线、方 针、政策、法规、法则、制度。 三要清楚参谋的内容，由于各级办公室的地位、职能不同，各办公室掌 管的业务范围不同，谋划的内容也不尽相同。 四要掌握谋划方法，譬如“船”和“桥”,过河没有船和桥不行，办公 室工作人员出谋划策，不掌握正确方法也不行。 首先要围绕中心工作搞谋划；其次要围绕主要矛盾搞谋划；再次要围绕 棘手问题搞谋划。

　　如何应对面临的挑战与机遇—

　　—增强三个意识

　　增强大局意识 增强服务意识

　　增强责任意识

　　1.增强大局意识

　　增强大局意识 找准定位，谋划全局。

　　树立围绕中心、服务大局、统筹安排的中心意识。 对战略性、全局性、宏观性的关键问题，要增强敏感 性，主动参与，积极谋划，要紧跟领导思维节奏，紧跟重 大决策进程，重点协助领导抓好信息咨询和决策落实。

　　找准工作关键环节，及时提出相关建议。

　　2.增强服务意识

　　增强服务意识热心 热心 诚心 耐心

　　要有一付热心肠 满腔热情地服务 自学自愿地服务

　　要有一颗真 诚的心 真诚对人 实在干事 不弄虚作假 不推诿懈怠

　　不怕麻烦

　　不辞辛苦谦虚谨慎

　　尽心尽力地服务

　　不急不躁

　　2.增强服务意识

　　增强服务意识脑勤 热 心 嘴勤 手勤 腿勤

　　勤于动脑

　　善于思考

　　请示工作 汇报情况 征求意见 及时得到 领导的指 示、支持 和帮助。

　　动手动笔 写文章 工作总结 情况汇报 调研文章 领导讲话 典型经验等

　　迈开双腿

　　不辞辛苦上跑下跑

　　3.增强责任意识

　　增强责任意识办公室工作无小事。 确切地说，干好了都是小事，干坏了则都是大事，任何一件事出

　　了纰漏都会事关大局。严谨 按规定办事 按程序办事 按规则办事 按职责办事 准确 理解意图准 掌握情况准 反映问题准 处事站位准 迅速 急事急办 特事特办 日清月结 细致 大事不糊涂 小事不马虎 熟事不大意 生事不慌张

　　如何应对面临的挑战与机遇——提高四个素质

　　提高政治素质 提高品德素质

　　提高心理素质提高知识素质

　　1.提高政治素质

　　政治就是“管理众人之事” ---孙中山

　　1.提高政治素质

　　政治素质是办公室人员的首要素质； 要坚持不懈地学习党的各项理论、国家的各

　　项政策、企业的各项制度；在思想上、行动上与党中央保持高度一致；

　　坚持原则，实事求是，忠于职守。

　　2.提高品德素质

　　服从组织，顾全大局； 光明磊落，脚踏实地； 公道正派，谦虚谨慎； 关心他人，助人为乐； 严以律已，廉洁奉公。

　　3.提高心理素质

　　稳定的情绪、良好的性格、广泛的 兴趣和坚强的意志；

　　急而不躁，怒而不形，喜而不亢； 随和而不盲从，自信而不固执； 忍让而不窝囊，直率而不粗暴；

　　多思而不多疑，谨慎而不圆滑。

　　3.提高心理素质

　　心小了，小事就大了；心大了，大事都小了；

　　看淡世间沧桑，内心安然无恙。 大其心，容天下之物； 虚其心，爱天下之善； 平其心，论天下之事； 定其心，应天下之变。

　　大事难事看担当，逆境顺境看胸襟；有舍有得看智慧，是成是败看坚持。 “宠辱不惊，闲看庭前花开花落；

　　去留无意，漫随天外

　　云卷云舒”。

　　4.提高知识素质——养成终身学习的习惯

　　积淀深厚的理论功底

　　精通的专业知识

　　宽广的基础知识

　　4.提高知识素质——腹有诗书气自华 要有选择地读一些古今中外的文学名著，这些文学名著不仅有精彩的故 事，让你读到各个时代的人文历史，更重要的是那些细腻准确的描写特 别能够加深人对生活、对人性的理解。 读几本经典的心理学著作。如果有一些心理学知识，对人的心理规律有 所认识，那么，在出现问题比如抑郁、焦虑时，就会有正确的应对，知 道如何适当地自我调整。 读一些经济学教科书。懂一点经济学，在日常生活和工作中，起码会明 白社会与个人的成本与收益的核算问题。

　　读一点中国传统文化经典。比如《史记》、《论语》、《道德经》、《庄子》,《中国通史》等。 增加文学修养：《古文观止》、《余秋雨散文》、《读者》。

　　出世入世、排解心情，读《菜根谭》、《围炉夜话》、《小窗幽记》。

　　如何应对面临的挑战与机遇——提升五个能力

　　提升办文能力 提升协调能力

　　提升办事能力提升应急能力 提升创新能力

　　1.提升办文能力

　　公文办理是办公室的一项重要工作。要做好公文办理工作， 必须抓好两个方面：保证公文质量，提高运转效率。

　　文种要正确标题要准确 结构要合理 层次要清楚

　　用语要得体表述要一致

　　要 素

　　文字要简练 措辞要得当

　　2.提升协调能力既坚持原则又善于变通；原则：

　　既不回避问题又不激化矛盾； 既要把握时机又不急于求成。

　　领导班子内 部的协调

　　本单位内部各 部门之间的协 调

　　上下级之间 的协调

　　办公室内部的 协调

　　办公室要着力加强四个方面的协调

　　3.提升办事能力

　　世事洞明皆学问

　　人情练达即文章

　　气不和时少说话，有言必失；心不顺时莫做事，做事必败； 事莫虚应，应则必办，不办便结怨。 愿莫轻许，许愿必还，不还便成债； 万物都在说法，看你如何着眼； 一切皆是考验，试你如何用心。

　　办事做到滴水不漏

　　办事是办公室工作的重要职能，在办公室工作 必须锻炼自己的办事能力，无论办任何事情，上级 指示的、领导交办的、下级请办的、同事委托办的， 都要办得明明白白，不能办得稀里糊涂，都要雷厉 风行，不能拖拖拉拉，都要严谨细致，不能粗枝大 叶，都要有始有终，不能虎头蛇尾，都要严格有序， 不能杂乱无章，总之一句话，办事要滴水不漏，做 到“快、准、细、严”。

　　“快、准、细、严”。 (一)快——急事急办，特事特办，有事速办。(二)准——理解意图准，掌握情况准，反映问题

　　准，处事站位准。 (三)细——大事不糊涂，小事不马虎，熟事不大 意，生事不自我。 (四)严——按法规办事，按程序办事，按规则办 事，按职责办事。

　　4.提升应急能力

　　从容应对

　　急事急办、特事特办。急事、特事都是超 常规之事，按常规办法办不好，也办不了，

　　当“明白人”,用特别的措施、特别的手段来办理应急事项。

　　沉着冷静、镇定自若

　　能够把原则性与灵活性有机地统一起来， 做到忙中求快，忙而不乱。

　　5.提升创新能力

　　超越传统思维方式和既定的习惯做法; 培养创新思维，增强创新意识; 要敢于探索，勇于突破; 主动性、创造性地开展工作。

　　提升五个能力——技能要求

　　提笔能写

　　能参会谋

　　开口能讲 吃透两情 有事能办

　　提升五个能力

　　参谋得力 协调到位

　　总体要求

　　督办及时服务周到 表率要正

　　六点建议

　　对外要 文本 大气

　　结果要 文本 提气

　　对内要 文本 和气

　　建议

　　团队有 文本 士气

　　文本 办事有 灵气

　　文本 自身有 正气

　　六点建议——把握好六个字

　　刚：骨宜刚； 柔：气宜柔； 大：志宜大； 小：胆宜小； 虚：心宜虚； 实：言宜实。

　　最 后

　　高山仰止，景行行止； 虽不能至，心向往之。以上体会与大家共勉。

　　第二部分：

　　办公室日常事务管理

　　办公室日常事务管理 一、接待工作 1、原则 2、程序 3、标准 二、信访工作 1、处理群众来信、来访 2、建立信访制度 登记、办理、举报案件立案、查 处、督办、保密、回访制度 五、外事工作1、特点 2、原则 3、礼仪 4、接待 5、陪同出访

　　三、日常事务管理

　　1、值班管理 2、领导活动安排 3、保密管理 4、办公室资源管理 5、后勤事务管理(环境、设备

　　四、商务活动 1、参观 2、典礼仪式 3、展览招商 4、商务谈判与签字仪式 5、商务宴请

　　日常事务管理-保密管理 保密管理 指从国家、企业的安全利 益出发，将国家、企业秘 密控制在一定范围和时间， 防止泄漏以及被非法窃取 利用所采取的一切必要的 防范措施与手段。 保密管理体系：保密管理 主体、管理客体、管理工 具或手段、管理目标与管 理绩效等

　　保密范围： 国家秘密：国家事务重大 事项、国防建设和武装力 量、外交和外事活动、国 民经济和社会发展、科技、 国家安全等涉密事项 企业秘密： 商业秘密、科技秘密、公文秘 密、会议秘密、信访秘密、通 信秘密、领导秘密等

　　日常事务管理-保密管理 密级划分及保密期限： 绝密：最重要的，30年； 机密：重要的，20年； 秘密：一般的，10年

　　保密工作的要求： -收文保密：签收农牧民件要履 行签收手续，要事事有手续，件 件有落实。 -阅文保密：阅件人的范围、时 间、地点。 -制文保密：注意印发数量 -传递保密：要有手续 -携带保密 -保管保密 -交接保密 -归档保密 -清查保密 -销毁保密

　　办公室保密工作要求： -牢记保密范围 -按章办事 -弄清身份 -以礼拒绝

　　日常事务管理-接待工作

　　日常事务管理-接待工作 接待对象不同： 内宾接待、外宾接待 接待规格不同： 高规格接待、对等接待、 低规格接待

　　对来访者给予相应 的服务和活动 来访意图不同： 会议、视察、参观、 公务的接待等 来访形式不同： 计划性接待、随机性接待

　　接待工作流程示意图

　　受领接待 任务

　　了解来宾 情况

　　提出接待 预案

　　接待预案 审批

　　接待后续 工作

　　接待任务 实施

　　实施前 检查

　　着手前期 准备

　　接待工作-接待预案接待预案包括： 1、接待对象的主要情况 2、参与接待的领导及相关人员名单 3、来宾主要活动和日程安排 4、接待任务涉及的有关工作文件、资料及负责部门 5、主要接待活动安排有： (1)礼仪安排，包括迎接、领导会见、陪同活动、欢送等； (2)食宿安排：包括房间安排、客房布置、就餐方式、地点、伙食、宴请和陪餐 人员安排等； (3)车辆安排，包括来宾主车、工作车、行李车、备用车等 ； (4)其它安排，包括安全保卫、交通疏导、卫生防疫、天气预报、新闻报道等； (5)陪同人员的住房、乘车、就餐安排； (6)责任分工。根据接待任务要求，明确各相关部门的责任及责任人。 (7)联系电话，包括主陪领导、接待人员、驻地值班电话等。

　　接待工作-迎客、送客程序

　　程序：成功亮相与曲终奏雅 迎客程序：准备-欢迎-安排生活 送客程序：准备-欢送

　　日常事务管理-信访工作来信来访处理

　　信访：来信、来访。信访活动工作是指社会成员通过写信、 访问等 形式向社会组织管理者反映个人或集体意愿的一种 社会政治交往活动。 做好信访工作的目的：接受监督、化解矛盾、维护社会稳定。 来信处理：阅信、登记、统计、转办、复信、反映情况和摘 报请示、查处情况反映、审查处理结果。 来访处理： 原则：分级负责、谁主管、谁负责，依法、及时、就地解决 问题与疏导教育相结合。 目标：件件有落实，事事有回音。

　　日常事务管理-信访工作处理群众来访

　　1、登记 2、接谈：听取记录来访人员反映的问题及要求，走访过程及 有关单

　　位受理、办理情况。 3、维持来访秩序： 4、告知：受理告知、不予受理告知、不再受理告知 5、转送：对上级信访部门或单位领导转送的来访事项，在收 到转送来访事项之日起15日内将该事项转送有权处理的单位 或部门，填写转送单。 6、交办：对重大、紧急来访事项及上级信访部门或单位领导 要处理结果的来访事项，应及时交办，并要上报办结报告。

　　日常事务管理-信访工作建立信访制度 1、来信来访电话举报登记、办理制度 2、接访制度 3、信访举报案件立案、查处、督办、上报制度 4、信访举报统计制度 5、信访档案归档、保管制度 6、回信回访制度 7、保密制度

　　日常事务管理-值班管理 值班主要任务 1、办理领导交办的事项 2、上传下达，沟通内外 3、认真处理来涵来电 4、文电处理 5、接待来访 6、临时性、突发性事务的 处理

　　日常事务管理-领导商务与外事活动的安排

　　领导活动安排 1、活动安排的原则 -适当分担，各就其宜 -需要为准，能少则少 -社会活动，老人、德高望重者宜多参与； -业务活动任务重，年轻领导人、第一线领导人应多 安排； -自愿为主，商谈为辅，决不强请。 要布局恰当，各乐其行。

　　日常事务管理-领导商务与外事活动的安排 2、活动安排方法 ①、制定详细的活动计划 活动时间、地点、参加人 员的范围、人数等项，要 有活动前和活动后的具体 安排。 ②、搞好协调 重要活动要把事前把有关 单位请来，召开协调会， 落实有关事项。 ③、查看场地 凡有重要活动一定要亲自 查看场地，要考虑周全， 做到万无一失。 3、注意事项 ①、要为领导制定日计划、 周计划 ②、事情要按照轻重缓急 来安排 ③、要注意每个活动之间 要留有充足的缓冲时间， 几个活动之后要给领导一 定的休息时间，安排活动 之前要和领导沟通一下， 安排完后要和领导再次确 认下。最后要根据实际情 况再灵活地调整安排表。 把关与协调相结合

　　日常事务管理-档案管理1.档案工作的内容和原则 档案工作的内容 ——档案的收集 ——档案的鉴定 ——档案的整理 ——档案的保管

　　——统计和提供利用 档案工作的基本原则 ——集中统一 ——维护档案的完整与安全 ——便于各项工作的利用

　　日常事务管理-档案管理2、企业档案的分类与管理 分类 ——人力资源档案(员工资料、人才数据库) ——行政文秘档案 (行政文件、制度规范、公司发展历史记录) ——财务档案(帐务、票据、金融) ——技术档案(工艺设计图纸、新技术开发等) ——产品档案(

　　生产系统的其它文件) ——市场客户档案(供应商、销售商、直接用户) 管理 (机构、制度、人员，分类、清理、用活档案)

　　日常事务管理-档案管理 遵纪守法、忠于职守、具有 专业知识。 部门负责人应具有中级以上专 业技术职称或大学本科以上学 历。

　　档案人员应具备大学专科以 上学历或同等学识水平。

　　档案人员应定期接受档案业务 培训

　　案例-某公司档案管理类目体系规章制度(01) 公务文件(02) …… 质量管理(07) 其它文件(08)

　　行政人事类(XZ)经营管理类(JY) 产品科研类(CP) 工程项目类(GC)

　　( 归 档 范 归档 围 件文 类目 )

　　实物档案类(SW)图书资料类(TS)

　　一级类目

　　法规标准(01) 行政人事(02) …… 样本资料(05) 其它

　　荣誉类(01) 纪念品(02) 印信类(03)

　　二级类目

　　文件归档时间档案类别 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党 群工作中形成的文件 归档时间 办理完毕后的第二年一季度

　　科研开发、项目建设文件产品生产及服务业务文件 电子文件逻辑归档 外购设备仪器或引进项目的文件 会计核算专业材料 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权 等文件；更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部 职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动 过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，

　　项目鉴定、竣工验收前;周期长的可分 阶段、单项归档定期或按阶段 定时 开箱验收或接收后即时登记归档 会计年度终了后由会计部门整理归档， 保管一年后向档案部门移交。 工作结束后或与相应内容的纸质载体 归档时间一致。 应随时归档。

　　档案鉴定工作1 企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委 员会(或小组),负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。2 档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭 证作用，以及历史研究价值确定。

　　3 档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管 理办法》。4 永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社 会有长远利用价值的文件，列为永久保管。 5 定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有 参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用 价值分为30年和10年。 6 企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续 保存的

　　档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册， 填写销毁清册(参见附录B表B.3),经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销 毁清册永久保存。

　　日常事务管理- 文件催办的艺术与技巧 催办工作主要包括催领导、催同级部门、催下级三大类 。 催办，是办公室的一项经常性工作，主要是对领导的批示、 公文的处理进行督促。就其实质而言，它是办公室推动决策 实施、落实领导意图的一项重要手段。做好催办工作，对提 高工作效率、解决实际问题，克服官僚主义，有着不可忽视 的重要作用 据史料记载，我国早在唐代贞观年间，就对文书的办理时限 做过严格的规定“,小事五日程，中事十日程，大事二十日 程”。如果办理过程中拖延时间，耽误了公事，经办者要受 到“一日笞十，三日加一等”的处罚。

　　如何催 一、催领导——巧妙提醒 一是呈批时巧强调，二是变方式妙提醒，三是闲聊时问 一下，四找领导催领导 。 二、催同级部门——直截了当 一是重要事项按程序办理 ，二是小疏忽谈笑中解决 。 三、催下级——理解体谅 要注意换位思考，即要坚决抓好有关事项的落实，也要充 分体谅和理解基层工作的难处，本着具体问题具体对待的精 神去催办。基层往往由于力量和时间所限没有完成交办的任 务，在催办过程中根据情况给一些必要的帮助，把催办和帮 办结合起来，帮他们尽快完成任务。

　　日常事务管理-印信管理

　　日常事务管理-印信管理 介绍信的使用与管理

　　日常事务管理-邮件、包裹、快件的 处理

　　日常事务管理-后勤管理办公环境管理良好办公环境五大标准温度：22-26度 湿度：40-60% 空气清新、无异味

　　办公室布置的环境要求空气环境 安全环境光线环境

　　舒适 美观和谐 便利 环保 健康颜色环境

　　实用、方便

　　声音环境

　　设备环境绿化环境

　　气派 个性

　　办公室环境布置要求：

　　1、空气环境： ①空气清新，无异味，有流动； ②温度：22℃-26℃; ③湿度：40%-60%。

　　公文的组成： ◆ 公文拟制(起草、审核、签发) ◆ 公文办理(收文、发文、整理归档) ◆ 公文管理(密级、印发传达、翻印复印汇编、撤销废止、清退销毁等全过程管理)

　　三者之间相互关联、衔接有序、有机统一。

　　公文的特点：

　　权威性和政策性 ◆针对性和指导性 ◆规范性和约束性 程序性和严密性 对应性和定向性