档案管理

济南市融资担保有限公司担保业务

档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 本办法的制定旨在通过加强担保业务档案的科学管理，促进担保业务操作的规范化和提高担保业务管理水平，有效防范担保业务的操作风险，提高本公司担保资产质量。

第二条 担保业务档案是指在办理担保业务过程中形成的，用以记录和反映担保业务申请、调查、审查、审批、发放、管理和收回全过程及与担保客户相关的重要文件、凭据和图表、声像等资料。

担保业务档案主要由借款人的基本资料、担保业务中的相关契约和担保管理资料等组成。凡是本公司在管理和直接经办的各类担保业务中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的担保材料，均属于担保业务档案的归档范围，均应按照本办法建立担保业务档案。

担保业务档案管理是指担保业务档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。

第三条 本办法所称的担保业务是指企（事）业法人客户、自然人客户和其他组织在本公司办理的表内外、本外币所有担保业务。

第二章 担保业务档案的分类

第四条 担保业务档案按照客户和业务记录建立，主要由相关契约及凭据、借款人的基本资料、借款人的担保业务资料、本

公司综合管理等资料组成。

第五条 根据担保业务档案形成和利用特点，担保业务档案分为三大类，包括：

（一）客户信息类。该类资料以“无变化不更新”为原则进行保管。如果客户信息在业务存续过程中发生变化，则需及时更新档案库中的客户资料证明文件。主要包括以下内容：

1．《企业法人营业执照》副本复印件； 2．《事业单位登记表》副本复印件； 3．《特种经营许可证》复印件；

4．《税务登记证》（国税、地税）复印件； 5．《外商投资企业批准证书》复印件； 6．《外商投资企业外汇登记证》复印件；

7．《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件；

8．法人代表、负责人或代理人的有效身份证明复印件； 9．企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料；

10．企业当期及前三个会计年度的财务报表（不足三年的应提供成立以来的报表，担保业务对财务报表有特殊要求的，从其规定）；

11．自然人贷款或作为担保人的，应包括本人及配偶的有效身份证件复印件、户口簿复印件、婚姻状况证明、财产及收入状况证明；

12．企业章程、联营协议复印件；

13．签章样本；

14．贷款卡证明材料复印件；

15．企业变更登记有关文件的复印件； 16．企业转制、改组等重大行为的相关资料； 17．有关审计和稽核报告；

18．其他必要的客户信息类归档资料。

（二）放款流程类。该类资料以“业务发生及时更新”为原则进行保管。保管时按照业务发生顺序归档。该类担保业务资料主要包括以下内容：

1．担保业务批复书； 2．担保业务申请书； 3．担保业务调查报告；

4．担保业务呈报表或审查审批表； 5．担保业务主从合同或协议；

6．借款人或担保人有权机构（股东会/董事会等）同意申请授信业务或提供担保的决议、文件；

7．经办人授权委托书及其身份证复印件； 8．提款申请书或法人单笔支用申请审批表； 9．抵（质）押物评估报告或作价依据；

10．抵（质）押物所有权或使用权证明文件复印件； 11．办理抵（质）押登记的有关证明文件复印件；

12．权利质押中的各种有价单据或应收账款确认书复印件； 13．抵（质）押物保险单；

14．抵（质）押公证书；

15．抵押房产权属查询授权书及查询情况；

16．贸易背景证明材料；

17．交易合同、货物单据等贷款用途证明材料复印件； 18．相关声明与承诺函；

19．征信查询授权书及征信报告； 20．相关业务管理办法要求的其他资料； 21．其他必要的业务流程类归档资料。

（三）保后管理类。保后管理以“定时更新，即时补充”为原则，根据保后管理的频率要求，定期将保后管理的有关资料进行存档管理，特殊情况下需要进行临时保后检查或进行贷款诉讼、执行、核销的可以随时更新资料存档保管。保管时按照业务发生顺序归档。资料主要包括以下内容： 1．企业财务报表；

2．证明贸易背景真实性的税收证明等相关材料（承兑业务）；

3．风险预案或相应说明； 4．贷款催收通知书回执；

5．贷款起诉状、受理案件通知书、开庭传票原件； 6．法院判决书、调解书、裁定书原件；

7．强制执行申请书、债权凭证、法院执行裁定书原件； 8．以物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议等其他必要资料复印件；

9．被兼并企业实施兼并前与贷款行的全部担保业务关系原始记录，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约复印件及相关兼并证明材料复印件；

10．有关利息减免、企业改制等方面的批复文件复印件；

11．呆账核销申报材料，包括申请核销报告、债权或股权证明材料、债权或股权损失证明材料，上级行批复文件，破产终结后需要继续追偿本行债权的有关文件和材料复印件；

12．呆坏账核销后收回债权的重要凭据、账务处理凭据和相关材料复印件；

13．其他必要的保后管理类归档资料。

第三章 担保业务档案的管理

第六条 担保业务档案管理实行统一集中管理。全套担保业务档案，包括客户信息、担保业务流程、保后管理资料由综合部集中保管。

第七条 各部门应按照本办法要求实施担保业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁等各项管理活动，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保担保业务档案的完整与安全。

第八条 综合部应指定专人担任（兼任）担保业务档案管理员。担保业务档案管理员应具有一定担保专业知识、责任心强、仔细认真、严守秘密。负责对接收档案的完整性和规范性进行检查，负责担保业务档案移交、立卷的管理。

第九条 综合部负责定期或不定期进行担保业务档案管理自查工作。

第十条 综合部对辖内担保业务档案资料的收集、整理、立卷归档和保管、销毁等工作承担相应的管理责任。

第十一条 担保业务档案的移交

（一）客户信息资料由担保业务主办客户经理收集整理，在