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QG002-2011文书格式规范

上传者:马保政
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上传时间:2015-04-22
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QG002-2011文书格式规范

文书格式规范

文书格式规范

1. 目的

为进一步加强文书工作管理,规范文件的撰写、行文的处理、文件的收发等,提高工作效率和办文效率,充分发挥文件上传下达的作用,确保集团政令畅通,特制定本管理规范。

2. 适用范围

2.1 本规范规定了文书的格式规范要求和行文、收文管理以及相关事项。

2.2 本规范适用于集团范围内各部门及各分子公司制发的公文。其它文书材料可以参照执行。

2.3 本规范参照国家行政机关公文格式的有关标准制定,使用本规范时如因国家标准进行修改可探讨采用最新版本。

3. 文书格式规范

3.1 制度类

3.1.1制度类用纸一般使用规格为A4型纸,即幅面尺寸为210mm×297mm。

3.1.2 制度类文件章、条、款的编排规则

3.1.2.1 根据文件内容的编排划分,章就是一个章节,包括条和款,条是章的一个部分,款就是章或条的一个层次。

3.1.2.2 章用阿拉伯数字表示,第一章就用“1”表示,以下按顺序依次类推。“章”应左起顶格书写,右侧空一格写该章的标题,该标题一行书写不够,可另起一行,仍为左起顶格书写。章与章之间应空一行编排。

3.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示,分开章的标题另起一行,左起顶格书写,书写该条所处章的编号,后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序,如第“4”章第一条,就用“4.1”表示,右侧空一格书写该条的标题内容。一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条,

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其编号表示方法同上,如第4章第2条,再分3小条,则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”,如果“4.2.1”再分为2个小条,则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”。条一般只划到第三层次,即只以4位数字表示为限,下一层次的内容用“款”的形式进行叙述。一章的各条和下一层次再分的条有无标题,原则上应一致,条一般要求都有标题,“款”没有编号,可用大写英文字母等表示,如A、B、C、D。

3.1.2.4 “章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点,“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写,第二行起均应顶格书写。

3.1.3制度类文件的字体、排版

3.1.3.1 制度类文件标题为三号宋体加粗、正文为小四号宋体字体。在标题与正文之间插入如下表格

3.1.3.2 A4型纸页边距为上页边距为25mm、下页边距为25mm、左页边距为20mm、右页边距为20mm,普通文件上下行距为1.5倍行距。

3.1.3.3 页眉、页脚编排格式

A、页眉:在左上角插入集团LOGO,在右上角标注此项制度的名称,二者位于同一行中。 例:

会议管理制度

B、页脚:插入页码并居中。

3.1.4 正文所涵盖内容一般包括但不限于:目的、适用范围、术语和定义、原则、职责权限、工作内容、工作程序、其他等。

3.1.5 规范附则及支持性文件

3.1.5.1制度的倒数第二项为附则,格式如下:

X.附则

X.X本管理制度(办法、规定)由XXX部负责起草与修订并负责解释;

X.X 本管理制度(办法、规定)的制定、修订、颁布、执行须经集团总裁批准;

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X.X 本管理制度(办法、规定)颁布执行后,集团原相关管理制度、管理办法、管理规定中与本制度内容有差异的,按本制度执行。

X.X 本管理制度(办法、规定)自发布之日起执行。

3.1.5.2制度的最后一项为支持性文件,及将制度中所需表格类文件名称统一列出,格式如下:

X.支持性文件

X.X《XXXXXXX》

X.X《XXXXXXX》

3.1.6 制度编制完成后,应将其中所需表格一并编制。

3.2 公文类

3.2.1 公文用纸一般使用规格为A4型纸,即幅面尺寸为210mm×297mm。

3.2.2 页面边距设置为:上留空白31mm、下空白25mm,订口空白30mm,切口空白27mm,即版心尺寸为153mm×240mm。

3.2.3 排版规格及印刷装订要求

3.2.3.1 正文原则上采用四号宋体字,一般每页面排25行(即行间距设置为固定值27磅),每行32个汉字。可根据实际应用情况可适当更改,遵循实用、经济、美观原则。

3.2.3.2 正文结构层次序数一般用如下方式处理:第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

3.2.3.3 正文中的数字除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略法、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其它数字包括日期等应当使用阿拉伯数字。

3.2.3.4 版面应干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不倾斜。双面印刷应套正,两面误差不能超过2mm。

3.2.3.5 装订应于文书左侧,不掉页。包本文书的封面与书芯不脱落,后背平整不空。骑马订或平订的钉位纵向距上下各1/4处,平订的钉位横向距书沿3~5mm处,要求无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。

3.2.4 文件要素标识规则

3.2.4.1眉首:置于公文首页红色反线(4.25磅)以上各要素的统称。

A、发文机构标识:居中置于文件眉首反线上方,以机构全称或规范简称相应文种名称,采用红色宋体60号字。标识上边缘至版心上边缘距离15mm,如是上行文则标识上边缘至版心上边缘距离25mm。秘密等级和保密期限、紧急程度等应顶格位于版心的右上角第一行。

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以上要素为选择要素,非特殊要求一般无需标识。

例:“青岛政建集团” 、“青岛政建投资集团有限公司”

B、发文字号:发文字号由发文机构代字、年份和序号组成,居中排列于发文机构标识下空一行位置,采用三号红色宋体字。年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全,用括号()括入,序号编虚位加 “第”字。正确的使用方法如:青政建人字(2010)第001号

C、发文字号之下空一行处印一条与版心等宽的红色反线,可以根据文件性质使用中间带“★”标记或不带该标记。

D、签发人:签发人标识是选择要素,仅在上报的公文中须标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧空1字位置。

3.2.4.2 主体:置于红色反线下至主题词之间各要素的统称,包括文件标题、主送机构、正文、附件注明、成文时间、公文生效标识、附注等要素。

A、公文标题:公文标题位于红色反线下空1行,用2号小标宋字体,可分一行或二行居中排布,回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。标题应准确、简要地概括公文的主题内容。

B、主送机构:标题下空一行,左侧顶格用3号宋体,用全称或规范化简称,后标全角冒号。如向上行文的请示、报告等公文,一般只列一个主送机关,以免责任不明。需同时送其他单位,可用抄报、抄送形式。

主送机构也可视文件内容移至版记中予以标识。

C、正文:正文是文件的主要内容,在主送机关标识下一行,每自然段左空2字,排版规定参照5.2.3。内容要求文字精炼、语言简洁易懂。

D、附件:是正文的补充说明或有关参考资料。附件在正文下空一行用3号宋体标注“附件”,后标全角冒号和名称。如有多个应用阿拉伯数码编顺序号,名称后不加标点。附件应与公文正文一起装订,左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时应标识序号。

E、成文时间:用汉字将年月日标全,“零”应写为“〇”。成文日期以最高领导最后签发日为准。

F、公文生效标识:包括印章和落款。有固定发文单位标识的在落款处不署发文机构名称,只标识成文时间,右空4字。加盖印章应上距正文2~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

联合行文须加盖3个印章以上时,应在落款处署发文机构名称,每排最多3个印章,最后一排如余一个或两个印章,须居中排布,印章之间互不相并或相切,成文时间在最后

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一排印章之下右空2字标识。

文件排版后所剩空白不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的方法使印章和正文内容同处一页,不得采用“此页无正文”的方法解决。

G、附注:文件如有附注用4号宋体字加圆括号标识在成文时间下一行。

3.2.4.3版记:置于主题词下各要素的统称,包括主题词、抄报抄送、印发机构和印发时间等要素,各要素之间均用一条与版心等宽的黑色反线。版记应置于公文最后一页,最后一个要素置于最后一行。

A、主题词:反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组。“主题词”三字用小三号黑体字居左顶格标识,后标全角冒号,词目用4号宋体字,词目之间空3字。

B、抄报抄送:是指在主送机构外需要执行或知晓公文的其他组织机构(上级用抄报,平级和下级用抄送),应当使用全称或规范化简称。标识在主题词之下,左顶格标识用4号宋体字,词目之间空1字。

C、印发机构和印发时间:位于抄送机构之下一般是指公文印发的主管部门,集团以此区别行文部门。

4. 附则

4.1本管理规范由集团行政人事部负责起草与修订并负责解释;

4.2 本规范的制定、修订、颁布、执行须经集团总裁批准;

4.3 本规范颁布执行后,集团原相关管理制度、管理办法、管理规定中与本制度内容有差异的,按本制度执行。

4.4 本管理规范自发布之日起执行。

青岛政建集团 二〇一一年九月十五日

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