QG002-2011文书格式规范

文书格式规范

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1. 目的

为进一步加强文书工作管理，规范文件的撰写、行文的处理、文件的收发等，提高工作效率和办文效率，充分发挥文件上传下达的作用，确保集团政令畅通，特制定本管理规范。

2. 适用范围

2.1 本规范规定了文书的格式规范要求和行文、收文管理以及相关事项。

2.2 本规范适用于集团范围内各部门及各分子公司制发的公文。其它文书材料可以参照执行。

2.3 本规范参照国家行政机关公文格式的有关标准制定，使用本规范时如因国家标准进行修改可探讨采用最新版本。

3. 文书格式规范

3.1 制度类

3.1.1制度类用纸一般使用规格为A4型纸，即幅面尺寸为210mm×297mm。

3.1.2 制度类文件章、条、款的编排规则

3.1.2.1 根据文件内容的编排划分，章就是一个章节，包括条和款，条是章的一个部分，款就是章或条的一个层次。

3.1.2.2 章用阿拉伯数字表示，第一章就用“1”表示，以下按顺序依次类推。“章”应左起顶格书写，右侧空一格写该章的标题，该标题一行书写不够，可另起一行，仍为左起顶格书写。章与章之间应空一行编排。

3.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示，分开章的标题另起一行，左起顶格书写，书写该条所处章的编号，后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第“4”章第一条，就用“4.1”表示，右侧空一格书写该条的标题内容。一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，

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其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”。条一般只划到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述。一章的各条和下一层次再分的条有无标题，原则上应一致，条一般要求都有标题，“款”没有编号，可用大写英文字母等表示，如A、B、C、D。

3.1.2.4 “章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。

3.1.3制度类文件的字体、排版

3.1.3.1 制度类文件标题为三号宋体加粗、正文为小四号宋体字体。在标题与正文之间插入如下表格

3.1.3.2 A4型纸页边距为上页边距为25mm、下页边距为25mm、左页边距为20mm、右页边距为20mm，普通文件上下行距为1.5倍行距。

3.1.3.3 页眉、页脚编排格式

A、页眉：在左上角插入集团LOGO，在右上角标注此项制度的名称，二者位于同一行中。 例：

会议管理制度

B、页脚：插入页码并居中。

3.1.4 正文所涵盖内容一般包括但不限于：目的、适用范围、术语和定义、原则、职责权限、工作内容、工作程序、其他等。

3.1.5 规范附则及支持性文件

3.1.5.1制度的倒数第二项为附则，格式如下：

X.附则

X.X本管理制度（办法、规定）由XXX部负责起草与修订并负责解释；

X.X 本管理制度（办法、规定）的制定、修订、颁布、执行须经集团总裁批准；

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X.X 本管理制度（办法、规定）颁布执行后，集团原相关管理制度、管理办法、管理规定中与本制度内容有差异的，按本制度执行。

X.X 本管理制度（办法、规定）自发布之日起执行。

3.1.5.2制度的最后一项为支持性文件，及将制度中所需表格类文件名称统一列出，格式如下：

X.支持性文件

X.X《XXXXXXX》

X.X《XXXXXXX》

3.1.6 制度编制完成后，应将其中所需表格一并编制。

3.2 公文类

3.2.1 公文用纸一般使用规格为A4型纸，即幅面尺寸为210mm×297mm。

3.2.2 页面边距设置为：上留空白31mm、下空白25mm，订口空白30mm，切口空白27mm，即版心尺寸为153mm×240mm。

3.2.3 排版规格及印刷装订要求

3.2.3.1 正文原则上采用四号宋体字，一般每页面排25行（即行间距设置为固定值27磅），每行32个汉字。可根据实际应用情况可适当更改，遵循实用、经济、美观原则。

3.2.3.2 正文结构层次序数一般用如下方式处理：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。

3.2.3.3 正文中的数字除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略法、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字包括日期等应当使用阿拉伯数字。

3.2.3.4 版面应干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不倾斜。双面印刷应套正，两面误差不能超过2mm。

3.2.3.5 装订应于文书左侧，不掉页。包本文书的封面与书芯不脱落，后背平整不空。骑马订或平订的钉位纵向距上下各1/4处，平订的钉位横向距书沿3～5mm处，要求无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

3.2.4 文件要素标识规则

3.2.4.1眉首：置于公文首页红色反线（4.25磅）以上各要素的统称。

A、发文机构标识：居中置于文件眉首反线上方，以机构全称或规范简称相应文种名称，采用红色宋体60号字。标识上边缘至版心上边缘距离15mm，如是上行文则标识上边缘至版心上边缘距离25mm。秘密等级和保密期限、紧急程度等应顶格位于版心的右上角第一行。

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以上要素为选择要素，非特殊要求一般无需标识。

例：“青岛政建集团” 、“青岛政建投资集团有限公司”

B、发文字号：发文字号由发文机构代字、年份和序号组成，居中排列于发文机构标识下空一行位置，采用三号红色宋体字。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全，用括号（）括入，序号编虚位加 “第”字。正确的使用方法如：青政建人字（2010）第001号

C、发文字号之下空一行处印一条与版心等宽的红色反线，可以根据文件性质使用中间带“★”标记或不带该标记。

D、签发人：签发人标识是选择要素，仅在上报的公文中须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧空1字位置。

3.2.4.2 主体：置于红色反线下至主题词之间各要素的统称，包括文件标题、主送机构、正文、附件注明、成文时间、公文生效标识、附注等要素。

A、公文标题：公文标题位于红色反线下空1行，用2号小标宋字体，可分一行或二行居中排布，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当。标题应准确、简要地概括公文的主题内容。

B、主送机构：标题下空一行，左侧顶格用3号宋体，用全称或规范化简称，后标全角冒号。如向上行文的请示、报告等公文，一般只列一个主送机关，以免责任不明。需同时送其他单位，可用抄报、抄送形式。

主送机构也可视文件内容移至版记中予以标识。

C、正文：正文是文件的主要内容，在主送机关标识下一行，每自然段左空2字，排版规定参照5.2.3。内容要求文字精炼、语言简洁易懂。

D、附件：是正文的补充说明或有关参考资料。附件在正文下空一行用3号宋体标注“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个应用阿拉伯数码编顺序号，名称后不加标点。附件应与公文正文一起装订，左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时应标识序号。

E、成文时间：用汉字将年月日标全，“零”应写为“〇”。成文日期以最高领导最后签发日为准。

F、公文生效标识：包括印章和落款。有固定发文单位标识的在落款处不署发文机构名称，只标识成文时间，右空4字。加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

联合行文须加盖3个印章以上时，应在落款处署发文机构名称，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，须居中排布，印章之间互不相并或相切，成文时间在最后

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一排印章之下右空2字标识。

文件排版后所剩空白不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的方法使印章和正文内容同处一页，不得采用“此页无正文”的方法解决。

G、附注：文件如有附注用4号宋体字加圆括号标识在成文时间下一行。

3.2.4.3版记：置于主题词下各要素的统称，包括主题词、抄报抄送、印发机构和印发时间等要素，各要素之间均用一条与版心等宽的黑色反线。版记应置于公文最后一页，最后一个要素置于最后一行。

A、主题词：反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组。“主题词”三字用小三号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词目用4号宋体字，词目之间空3字。

B、抄报抄送：是指在主送机构外需要执行或知晓公文的其他组织机构（上级用抄报，平级和下级用抄送），应当使用全称或规范化简称。标识在主题词之下，左顶格标识用4号宋体字，词目之间空1字。

C、印发机构和印发时间：位于抄送机构之下一般是指公文印发的主管部门，集团以此区别行文部门。

4. 附则

4.1本管理规范由集团行政人事部负责起草与修订并负责解释；

4.2 本规范的制定、修订、颁布、执行须经集团总裁批准；

4.3 本规范颁布执行后，集团原相关管理制度、管理办法、管理规定中与本制度内容有差异的，按本制度执行。

4.4 本管理规范自发布之日起执行。

青岛政建集团 二〇一一年九月十五日

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