会计凭证填制的误区

会计凭证填制的误区、素养与技巧

作者：龙逸凡

【财务人对细节的把握，反映其财务素养的高度】 会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。填制会计凭证的目的就是为了准确记录经济业务，方便日后查询，为经营管理提供必要信息。只是，在平时会计工作中，这些目的真的都达到了吗？我们是否遇到过这种情况：明明发生了的经济业务，在帐上就是查不到；或者根据往来账的借方累计发生额与实际金额不相吻合？或者税务稽查人员稍微一翻账，你单位的问题一大堆？如果你的回答为 “是”，那这是什么原因造成的？我们又如何避免这种情况？为了逐一回答和以后避免这些问题，本文从四个方面来阐述，从填制凭证时常犯的毛病、审核票据填制凭证时的一些认识误区，到填制凭证应具备的基本素养，最后还要介绍一些教科书上看不到的凭证填制技巧。水平有限，错误难免，欢迎批评指正。

一、填制凭证的坏毛病：

1、不闻不问，埋头做账

典型表现：拿到原始票据，也不问清票据所代表经济业务事项的来龙去脉就做账。

2、根据单据种类做账

典型表现：凡是餐饮票都计入业务招待费

做账时应该按业务的性质来确定成本费用的归集科目，而不是根据单据的种类来确定会计科目。如餐饮票可能是业务招待费，也可能是职工福利。

3、凭证摘要写得不清楚

典型表现：摘要要素不齐、含糊不清，有时连最基本的时间、人物、事项都不写。如“报销费用”。

危害：摘要写得不清楚，不利于日后查账，更不利于分析取数。例如：销售部门报销展会费用时，摘要只是写“销售部报销展会费用”，如果销售部对费用支出有疑问时，财务只得将报销凭证一一翻出与销售部对账，如果在摘要写得很清楚（如：XXX报销2013XX展会费用），则仅看摘要就可核对，避免无谓的劳动。又如：支付货款时，摘要只写“支付货款”，则不知道是为生产支付的货款还是为购建固定资产支付的货款，手工编制现金流量表时就无从判断。

4、凭证摘要写得太清楚

典型表现：无税务风险意识，摘要写得清清楚楚，明明白白。

某些时候，凭证摘要应该写得象雾象云又象风，否则就会象沐浴阳光温暖的冰块，全然忘了自身在逐渐地消融，最终化为一缕空气。

5、将不同事项登在同一张凭证

6、将多笔金额合并成一笔

典型表现：将多笔现金或银行存款合并成一笔记账。

什么？这个也算坏毛病。是的，尽管《会计基础工作规范》第五十一条

第三款规定可以根据若干张同类原始凭证汇总填制记账凭证，但这是理

论上的，实际工作中不可以，除非你想通过无尽的查账、对账来消磨你漫长的人生。

7、按报销单合计金额入帐，不按部门拆分

8、金额错误时调整分录仅按差额调整

《会计基础工作规范》第五十一条第五款规定：如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。

是的，理论上是可以这样，但在实际工作中，你会发现这会给日后查账时带来无谓的烦恼。

二、填制凭证的误区：

误区1：所有的白条都不能入账：

什么是白条？通常意义上讲，白条就是指在白纸上书写的收支证明（或收发证明）。很多财务人员认为所有的白条是不可以入账的。其实并不是这样，支付对方是个人且不属于应税劳务的支出是可以用白条入账的，而并不需要发票。如：

① 支付给个人的各种补偿、赔偿费用。

如拆迁赔偿、青苗补偿费；但需有相应的赔偿协议等证明文件。 ② 独生子女补助、取暖费补助、防暑降温费等补助；

③ 抚恤金、救济金等福利补助；

④ 离职补偿；

⑤ 丧葬费；

⑥ 死亡赔偿；

⑦ 按经济合同规定支付的罚款。

可根据法院判决书或调解书、仲裁机构的裁定书、双方签订的提供应税货物或应税劳务的协议、双方签订的赔偿协议等书面文件，作为记账的依据。

如对以上有疑问，请翻阅《税收征管法》第十九条规定、《会计法》第十四条规定、《企业所得税法》第八条，还可参看江苏省地方税务局2011年12月21日颁布的《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（苏地税规

[2011]13号）[注：这是目前对扣除凭证规定较系统较详细的地方法规。 误区2：收据不能做为记账的凭证

凡是收据就不能做为记账的凭证？不是。有此观念的同志是将做账与税前扣除相混淆了，理由如误区1所述，不赘述。

凡是收据都不能税前扣除？非也。部分收据，如政府部门开具的专用票据也是可以税前扣除的，例如：

① 由政府各部门开具的收费票据；

② 由各事业部门开具的收费票据；

③ 捐赠收据；

④ 工会经费收据；

⑤ 法院的诉讼费、执行费、收款收据；

⑥ 军队收据；

具体规定请参见财综[2010]1号《行政事业单位资金往来结算票据使用管理暂行办法》。

误区3：收谁的钱挂谁的账（向谁开票）

正常情况下，是收谁的钱挂谁的账，但也有例外，如委托代收、委托代付的情况，这时就不能收谁的钱挂谁的账。故，填制凭证时一定要问清楚业务事项。

误区4：职工借款出差回来报账后单位不开收据。

职工借款出差，出差回来后，用票据报账，多退少补。不管员工是否交回现金，均应该开给冲账收据。否则，假如财务入账错误或将票据弄丢后，出差员工就有口难辩，无法证明自己借款已冲销。

误区5：从A公司采购货物、却将货款付给A的老板或员工

此种情况除非有A公司的委托收款证明，否则一旦A公司追索货款，将有口难辩，还得再付一次货款。

误区6：差旅费津贴、误餐补助需要发票

此类补贴津贴，不需要发票。但是要注意个税问题。差旅费津贴免征个人所得税，具体标准按照财政部规定执行。而误餐补助要分情况对待：根据财税(1995)82号文件规定：国税发（1994）089号文件规定不征税的误餐补助，是指按财政部门规定，个人因公在城区、郊区工作，不能在工作单位或返回就餐，确实需要在外就餐的，根据实际误餐顿数，按规定的标准领取的误餐费。一些单位以误餐补助名义发给职工的补贴、津贴，应当并入当月工资、薪金所得计征个人所得税。

误区7：凭证后必须附原始凭证

不完全正确。凭证后除结帐和更正错误的记账凭证外必须附原始凭证，有些业务不一定有发票类的原始凭证，还可能是外单位做的分割单。