会议管理制度(修订版)

上传者：陈恕胜
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上传时间：2015-05-04
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会议管理制度(修订版)

关于进一步加强公司会议管理的通知

公司所属各单位、各部门：

为进一步加强公司会议管理，规范公司会议制度，提高会议效率，保证会议质量，强化会议纪律，转变工作作风，现根据公司相关管理制度规定，特通知如下：

一、会议分类：

公司会议可分为：

公司级重要会议，包括年度工作会、务虚会、公司领导班子会等重大会议，以及公司领导安排确定的重要会议等。

系统会议：各系统安排的会议等。

临时安排会议：距离会议召开日期不满一个工作日的会议。

二、规范会议通知管理：

1、公司各类会议召开前均应确定参会人员，明确是何人、何部门或何单位参会，原则上禁止在会议通知中使用“相关领导”、“相关单位”或“相关部门”等指向模糊的词语。

2、确定参会人员时，相关主责部室应充分考虑会议性质、议题讨论范围、重要程度等，尽量减少非相关参会人员。

3、会议召开前应下发会议通知。原则上会议通知应至少提前一个工作日发布到公司OA管理平台上。会议通知中应提出参会人员反馈时间要求。临时安排会议可以不发会议通知。

4、公司级重要会议由公司主责部室提供会议通知，交由公司办公室进行通知。系统会议由各主责系统、部室、单位进行通知。需

有公司领导参加的系统会议可以由主责部室提供会议通知，交由公司办公室通知参会领导班子成员。临时安排会议原则上由主责部室负责通知。

5、通知会议时应填写《会议通知单》（附件一）。

6、各部室和各单位应设置兼职人员随时登陆公司OA管理平台，查看各类会议通知并负责本部门参会人员通知。

7、公司级重要会议、临时安排会议必须进行电话通知（通知到参会部室或参会单位即可，由该部室或单位通知相关人员参加，特殊情况下需通知到本人）。系统会议可以进行电话通知或网络通知。

8、鼓励会议主责部门通过短信、微信、qq等手段进行会议通知。

9、会议通知完成后，应向会议主持人反馈参会情况。

三、做好会议准备工作

1、会议主责部门应提前做好会议资料、幻灯的准备工作；

2、会议主责部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。

3、使用公司会议室要提前进行预约登记，注明开会时间、主责部门。在预订会议室时应根据参会人数选择合适的会议室。会议如需要投影设备，请提前通知相关部门。

四、严肃会议纪律

1、参会人员因特殊原因不能到会，须经会议主持人批准，并由主持人决定是否由相关人员代为参加，严禁无故旷会、代会。严禁

无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，须经主持人批准。参会人员应严格按照会议要求时间，抵达会场进行签到，会议主责部门应提前在会场入口处准备好《会议签到表》（附件二），参会人员进入会场，应签到。

2、进入会场后，要自觉关闭手提电话或调到振动的位置。严禁随意离开会场，不准在会场内抽烟，不准在会场来回走动，不准随意交头接耳，不得从事与会议无关的其他事情。

3、原则上会议开始前应向主持人报告会议缺席情况。

4、会议主责部门应做好会议记录，会后及时整理，并连同《会议通知单》和《会议签到表》一同存档备案，如有需要会议主责部门应在会后机施发布会议纪要和简报。

五、如有违反以上要求人员，由会议主责部门根据实际情况，并参照《公司培训管理制度》与季度管理考核挂钩。以上要求由公司办公室进行解释。

特此通知

2014年4月15日

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