会议管理制度(修订版)
上传者:陈恕胜|上传时间:2015-05-04|密次下载
会议管理制度(修订版)
关于进一步加强公司会议管理的通知
公司所属各单位、各部门:
为进一步加强公司会议管理,规范公司会议制度,提高会议效率,保证会议质量,强化会议纪律,转变工作作风,现根据公司相关管理制度规定,特通知如下:
一、会议分类:
公司会议可分为:
公司级重要会议,包括年度工作会、务虚会、公司领导班子会等重大会议,以及公司领导安排确定的重要会议等。
系统会议:各系统安排的会议等。
临时安排会议:距离会议召开日期不满一个工作日的会议。
二、规范会议通知管理:
1、公司各类会议召开前均应确定参会人员,明确是何人、何部门或何单位参会,原则上禁止在会议通知中使用“相关领导”、“相关单位”或“相关部门”等指向模糊的词语。
2、确定参会人员时,相关主责部室应充分考虑会议性质、议题讨论范围、重要程度等,尽量减少非相关参会人员。
3、会议召开前应下发会议通知。原则上会议通知应至少提前一个工作日发布到公司OA管理平台上。会议通知中应提出参会人员反馈时间要求。临时安排会议可以不发会议通知。
4、公司级重要会议由公司主责部室提供会议通知,交由公司办公室进行通知。系统会议由各主责系统、部室、单位进行通知。需
有公司领导参加的系统会议可以由主责部室提供会议通知,交由公司办公室通知参会领导班子成员。临时安排会议原则上由主责部室负责通知。
5、通知会议时应填写《会议通知单》(附件一)。
6、各部室和各单位应设置兼职人员随时登陆公司OA管理平台,查看各类会议通知并负责本部门参会人员通知。
7、公司级重要会议、临时安排会议必须进行电话通知(通知到参会部室或参会单位即可,由该部室或单位通知相关人员参加,特殊情况下需通知到本人)。系统会议可以进行电话通知或网络通知。
8、鼓励会议主责部门通过短信、微信、qq等手段进行会议通知。
9、会议通知完成后,应向会议主持人反馈参会情况。
三、做好会议准备工作
1、会议主责部门应提前做好会议资料、幻灯的准备工作;
2、会议主责部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。
3、使用公司会议室要提前进行预约登记,注明开会时间、主责部门。在预订会议室时应根据参会人数选择合适的会议室。会议如需要投影设备,请提前通知相关部门。
四、严肃会议纪律
1、参会人员因特殊原因不能到会,须经会议主持人批准,并由主持人决定是否由相关人员代为参加,严禁无故旷会、代会。严禁
无故早退,会议期间如有特殊情况确需早退者,须经主持人批准。参会人员应严格按照会议要求时间,抵达会场进行签到,会议主责部门应提前在会场入口处准备好《会议签到表》(附件二),参会人员进入会场,应签到。
2、进入会场后,要自觉关闭手提电话或调到振动的位置。严禁随意离开会场,不准在会场内抽烟,不准在会场来回走动,不准随意交头接耳,不得从事与会议无关的其他事情。
3、原则上会议开始前应向主持人报告会议缺席情况。
4、会议主责部门应做好会议记录,会后及时整理,并连同《会议通知单》和《会议签到表》一同存档备案,如有需要会议主责部门应在会后机施发布会议纪要和简报。
五、如有违反以上要求人员,由会议主责部门根据实际情况,并参照《公司培训管理制度》与季度管理考核挂钩。以上要求由公司办公室进行解释。
特此通知
2014年4月15日
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