2012.03.02商业信函的写作
上传者:郭建飞|上传时间:2015-05-05|密次下载
2012.03.02商业信函的写作
个人心得:
在给客户写商业信函时首段一定要吸引住客户的注意力,激发客户的好奇心,让他继续读
信函。
信函习惯的格式,首先是说明获得客户联系方式的途径,以免唐突,比如“有幸在广交会
上得到您的名片”、“经同行介绍”、“在某某网站上看到您的求购信息”等等。接下来,简
要介绍一下自己的情况,包括公司规模、成立时间(国际贸易商青睐成立时间较久的企业,
觉得信用度较高)、产品——特别是主打产品的介绍、对双方合作的诚意以及联系方式。
需要注意的是,信函应言之有物,凸显公司于产品的优势,提高吸引力。但也不宜太过详
细,长篇大论。须知商业信函不是作文比赛,其目的是引起客户的注意和兴趣,引诱客户
回复联系。因此,有收有放,有所保留,“欲知情况如何请联系详谈”才是上着。
作为初次联系的信件,一定要简洁明了,鲜明地展示了自己的特点:工厂、款式多、价格
竞争力,并暗示建议客户绕开中间商直接跟厂家合作。因为不知道客户的详情,特别强调
有多种品质,这样无论对方是精品路线还是廉价路线,我们都会跟他们有很大的洽谈空间。
此外,不要谈论太深,而是引导客户去访问我们自己的网站。最后再抛出诱饵,以不断提
供新款设计信息为由吸引客户回复。而客户一旦回复,就极可能确认了应该联系的人——
毕竟我们不敢保证原先获得的名称地址是不是只是个打字员的。
这样的商业信函,再随附一张展现琳琅满目款式的产品照片,效果会很不错的。
当然,商业信函要我们自己写,而不要抄书上或者网上那种固定的范文。古板雷同的文字
只会让客户反感。
况且产品种类不同,写法也不一样。对于我们所做的服装、纺织品,不妨轻松活泼。
另外,信函不同于Trade Lead,为表示诚意,不以千篇一律,我们可以根据客户的规模、
国籍不同略作调整,在信函中适合的地方自然地点一下客户的公司名字,暗示这封信函是
专门诚意写给贵公司的,而不是草率的广告。这些小技巧虽然不起眼,但颇能给客户以好
感。
商业信函,可以用传真的形式,但目前更多的采用电子邮件方式。
以下是我在网上看到的一些信息:
商业信函是一种具有习惯格式的文体。信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜,是商
业信函的核心部分。信文内容多种多样,其表达既灵活,又有一定的格式。一般由开头、
正文、结尾、署名、日期、附件六个部分组成。
商业信函的基本组成部分及要求
一、开头
开头写收信人或收信单
位的称呼。
称呼要单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。
二、正文
信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:
(一)、向收信人问候;
(二)、写信的事由;
(三)、该信函要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想
法或看法,向对方提出要求等如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,
以示尊重;
(四)、提出进一步联系的希望、方式和要求。
例 如:
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