关于我局档案电子化的探索

政府机关档案建设工作简介以及存在的问题,解决方案

关于我局档案电子化的探索

早在远古时代就有了结绳记事——这也是我国最早的记事方法，到后来的刻契记事（在木片、甲骨、玉片以符号记事），原始记事成为档案的起源。直到文字产生和国家的出现，档案开始慢慢形成、壮大、发展。现如今，随着科学技术飞速发展，人类进步日新月异，档案形式日渐增多，照片、录音、录像、微缩、光盘等等，计算机、通信以及网络媒体技术为一体的综合电子信息网络系统正在发展，档案信息的电子化俨然成为主流趋势。

一、档案电子化管理的背景

档案电子化建设就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案电子化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。在《全国档案事业发展“十二五”规划》中就提出：“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设。......做到电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆。按照有关规定，在试点基础上推动机关电子文件管理工作......在深入调查研究的基础上，逐步完成全国范围内的专业档案资源体系规划。”档案工作要适应未来的工作环境,迎接新技术革命的挑战，必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新，尽快掌握现代化管理的有关知识和技能，采用现代信息技术武装档案部门，提高档案管理和利用的现代化水平,以适应未来对档案事业的发展要求。因此，本局档案管理电子化势在必行

二、本局档案管理介绍

我局档案的管理工作主要由办公室负责，现存普通档案由1995年至今，约计22900多份，其中包括，以证监会下发文件，省内下发文件，本局下发文件和下属机构文件四大类为主的文件档案；以及以本局活动会议为主的少量照片、录像形式的档案；另有机构、上市等处室根据业务需要单独存放管理的文件档案。除机构上市等需要单独管理的文件档案外，其他档案统一存放在负一楼档案室，当年档案文件暂放办公室，以备经常性查找的需要，于次年整理归档并长期存放在档案室。现存秘密档案由1999年至今，包括本局下发文件，证监会下发文件和省内下发文件三类，文件档案约为1500多份，光碟形式档案4份，由专人负责保管，并存放在四楼机密档案室。

三、本局档案管理点电子化的探索

（一）本局档案管理的不足

过去我局对于档案的管理没有十分重视，基础的分类整理归档并没有做到位，档案信息录入不及时，堆积了大量档案急需整理录入，基础工作量繁重，导致档案电子化基础的起步缓慢。另外由于过去纸质化办公，在传阅的过程中，因工作需要而借阅的文件归还不及时，久而久之导致档案的丢失，造成了文件登记有记录却查找不到文件的尴尬现象。并且，在档案整理过程中，由于档案管理人员的专业性较弱，归类不够合理细化，在部分程度上增加了档案检索的难度，降低查找效率。另外在档案整理借阅过程中破损的情况也时有发生，对于文件档案长久完整的保存造成不小的难题。

（二）本局档案管理电子化的一些建议。

目前我局的档案以纸质化为主，根据《档案事业发展规划》的要求，我局离完成档案信息电子化的目标尚远。今年9月份，我局建立了OA系统，全面推进电子化办公，档案管理开始实行双轨制，这也为我局今后档案管理全面电子化奠定了良好基础。

1、 档案电子化信息纳入OA系统。档案的信息化的基础首先要建立一个电子信息平台

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（目前应用功能比较强大的管理系统为杭州文博图书城信息系统），结合本局实际，在机关人数不多规模不大的情况下，新设电子档案系统可行性不高，将档案电子信息纳入现有的OA 系统中，开设专门的档案信息版块，则更为合理，这样既完善了OA系统的功能，又省去新建系统的繁琐工作。

2、 规范档案电子化管理的制度。建立健全的档案管理制度，是档案正确保管合理利用

的前提。本局档案管理缺乏一套完整的制度，借阅不完善，导致档案丢失的现象时有发生，极大的影响了档案的后续借阅整理工作。在档案电子化管理后，及时建立和完善档案的借阅管理制度十分必要。对于纸质文件档案，由专人管理文件整理登记借阅，采取借阅登记的模式，重要文件如有必要可限制借阅时间或者复印，

3、 档案信息资源的共享。过去的纸质档案存放地点不够统一，而且各处室也有内部档

案单独存放，但部门之间的档案信息不连通，各自封闭，不利于档案信息资源的共享，检索借阅其他部门档案较为困难。档案信息电子化后，为各处室之间信息资源交换带来了新希望。因此将各处室内部档案纳入OA系统管理及时可行。另外，由于各处室内部档案的性质并非是完全公开的，可根据内部档案的重要程度设置浏览及下载权限，防止重要文件泄密，产生不必要的麻烦。

4、 档案检索的要求。建立电子化档案后，档案的检索更是成为了重中之重。以往纸质

档案归类较为粗化，查找起来并不方便，除了管理档案的专职人员外，其他人对于纸质档案的查找无从下手，对专职人员依赖性较强，另外有时查找的文献难以提供精确的检索条件，对于分类方式单一并且以文号分类为主的文件档案来说，毫无疑问增加了查找难度。电子化建立以后，档案检索的分类设置不能单一化，必须采取多种方式检索，比如文章关键字，文号，来文单位，年限，查找热度，办阅件，目录检索，全文检索等，能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理。尽可能的提高文件检索的效率与质量。

5、 与证监会公文传输系统建立连接。目前证监会发文收阅主要是由证监会公文传输系

统传至各单位，然后打印出文件，再人工扫描进本局OA系统传阅，如果可以直接将证监会公文传输系统的电子版文件直接导入OA系统，进行在线收集、整理、归档，那么工作效率必将更上一个台阶，文件传阅办理的及时性也能得到保证，归档整理也更为简便，但是，如何将电子版文件从证监会公文传输系统通过网络直接导入OA系统，这也成为了目前急需解决的一个重要环节。

6、 档案管理的安全性。对于过去纸质档案的保护主要是针对温度、温度、霉虫、纸张、

字迹等，这并不能很好地增加档案的安全系数，这就需要我们做好档案的备份工作，目前，实现档案备份的方法主要有两种：一是复制。二是数字化，将原始纸质档案信息通过扫描等形式录入存储介质中来备份。档案电子化后，在一方面备份了纸质档案，一定程度上提高了纸质档案的安全性，另一方面电子档案本身的安全性也需要引起重视，由于机构的改革、个人工作岗位的调整、所用计算机的更迭、工作移交过程中的疏漏，也可能导致大量的电子档案的遗失。电子信息对于软硬件具有极大的依赖性，但是软硬件更新换代的速度又非常地快，常常是当前的软硬件已经无法重现几年前的电子信息；而且，软硬件之间又存在着一定程度上的不兼容问题，一个系统产生的电子信息却无法在别的系统中显示。因此在加强档案安全性建设方面需要我们采取有效措施避免疏漏。

7、 提高档案工作人员综合素质。随着档案电子化建立的逐步完善，对档案工作人员的

要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识，

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加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，以适应信息时代档案工作的需要。

8、 纸质档案的电子化，本局OA 系统从今年9月份开始运行，文件档案电子化进程也

刚刚拉开序幕，要将过去全部纸质档案电子化是一项费时较长的工程，一定要保障档案原件的完整，不能出现损毁和遗失的现象，需要工作人员耐心细致的分批处理扫描，完成纸质档案的电子化存档。

自从人类进入文明时代，档案已伴随人类走过 5000多年的历史，忠实地记录了人类文明的优秀成果，现在我们步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展的阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。结合本局实际情况，完善和发展档案电子化管理，是我们今后工作的首要重点。要加强档案的电子化管理，就要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，为我局全面提高电子档案管理的质量添砖加瓦。