公司有效证件使用管理办法
上传者:郭小娟|上传时间:2017-06-04|密次下载
公司有效证件使用管理办法
公司荣誉、证书、证件管理暂行办法
第一章 总则
为了规范公司各类证件类使用的行为,便于对外经营和各项业务的开展,加强公司各种有效证件的管理,有效规避风险,维护公司合法权益,特制定本办法。
本办法适用于公司各部门、管理处、项目部。
第一条 公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则,保证证照管理的效率和安全性。
第二条 公司行政办公室门对所有证照原件实行统一保管,记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。保证证件的及时性、连续性、有效性、安全性。
第二章 证件及其他的类型
第三条 证件的种类和名称:
一、公司主要经营证件
1、公司企业法人营业执照。
2、企业资质证书
3、社保登记证
4、公司章程、验资报告等相关资料。
5、公司介绍信
二、公司主要荣誉证书
三、个人荣誉证书及岗位证书
第一章 证照的使用
第八条 因工作需要将证照带出使用的,应事先填写证照使用登记表,载明事项,经公司行政办公室审核、经理室审批同意后方可使用。
第十条 未经公司经理室批准批准,各证照保管人不得擅自将其保管的证照交非本公司人员使用。
第十一条 使用证照复印件的,保管人必须在证照复印件上注明使用用途、使用证照复印件的有效期。
第二章 证照的检验、续期和变更
第十二条 证照的检验、续期,应当由证照保管部门依照国家政策的相关规定及时办理。
第十三条 证照的变更,应有证照保管部门依据公司的相关决议,及时办理相关变更手续。
第三章 责任
第十四条:证照保管人必须妥善保管证照,如有遗失,必须及时向公司总裁办公室或证照保管部门书面报告。
第十五条:任何人员必须严格依照本办法规定程序使用证照,未经本办法规定的程序,不得擅自使用。
第十六条:违反本办法的规定,给公司造成损失的,给公司造成损失的,由违纪当事人予以赔偿,并由公司对违纪者予以惩罚,造成严重损失或情节严重的,移送有关司法机关处理。
对于公司新获得的证照和证书,办理部门或接收部门须及时携带原件在运营管理部进行登记,运营管理部对复印件、扫描件进行备案。
第四章 收集与保管
第四条 行政部统一对公司证件进行收集保管,原件由行政部统一保存。
第五条 各业务部门在取得相关证件后需在2个工作日内与行政部办理证件交接手续。其他
部门需要取回证件原件时,须与行政部办理交接手续。
第六条 公司所有证件均需扫描备份,留存电子文档。电子文档由行政部保存,由专人负责保管。
第五章 借用与领用
第七条 公司员工不得随意外带公司重要证件的原件,因工作需要必须借用证件原件的,应填写《证书原件、复印件借用申请表》,经相关领导审批后,方可借出。
第八条 借用人需在承诺归还日期内归还,原则上借出期限为一个月;到期不能归还的,需注明原因并重新进行登记。
第九条 经办人对所借用证件原件必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。
第十条 行政部负责登记被借用的证件原件、复印件,注明借用人、借用证件的名称、用途、借用时间、借用期限。
第十一条 若证件需在外长期使用,需经公司领导审批后由使用单位专人保管。
第十二条 扫描件由专人负责保管,其他人严禁私自将扫描件提供给外单位人员使用;扫描件的使用需要填写扫描件申请表,经审批后行政部予以提供。
第十三条 复印件、打印出的扫描件必须加盖或手写“此证件仅限于办理()使用”字样。 第十四条 公司不直接对外单位借用证件。外单位使用本公司证件时,须经公司领导审批后方可借用,办理使用时需由公司内部人员填写《证书原件、复印件借用申请表》,经办人负责回收证件。
第十五条 公司证件在遇到损毁、遗失、被盗的情况时,证件保管人应立即向主管领导报告,提交情况说明并采取补救措施。因证件保管人的过失造成证件遗失、被盗,证件保管人需承担相应责任,给公司造成损失的,应该承担赔偿责任。
第十六条 证件保管人请假或因公外出需由主管领导指定的专人代为保管,并办理证件移交手续,注明移交日期及时、分,收回证件时,应在移交表上注明收回日期及时、分,以界定责任。
第十七条 公司各部门、员工均有保护公司证件的责任和义务。
第五条:需要借用有关证件时,要求认真填写《公司证件借用申请单》,并由所在部门主管负责人签字后,方可到行政办公室办理借用手续。
第六条:借用部门在使用证件时,不得遗失;不得在申请使用内容外他用;不得将有效证件转借给外单位的人员保管和使用;如发现此类事件,公司将对当事人进行通报批评,并根据给公司造成的影响和后果,追究当事人和部门负责人的责任。
第七条:部门在使用完证件后,应及时将证件归还,以免影响其他部门借用或使用。
第八条:本制度由公司总经理办公会讨论通过,自发文之日起开始执行。
第九条:本制度解释权在综合办公室。
公司证件借用申请单
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