E-mail讲义
Email使用规范 2009.8
内部资料 使用规范- 1 - Email
Email使用规范 2009.8
人事行政处建议处理问题时沟通方式的选择优先次序为：当面沟通→电话→邮件
一、 什么时候使用Email？（人事行政处常见使用Email的情况）
1. 发布正式通知（根据通知的内容及人员不同，除邮件通知以外应另行电话通知确认）
2. 知会相关人员或温馨提示
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Email使用规范 2009.8
3. 请求同事/外部门协助
4. 其他（如公示、交流工作等）
二、 使用Email的好处
1. 有文字记录，日后可以翻查历史纪录；
2. 同时发送给多人，减少沟通复杂度，比打电话节省沟通时间；（在人事行政处发送
通知、知会或温馨提示时适用，即具备良好的“广播功能”，而须沟通问题时不太适用）
3. 不主动打断收件人工作。
三、 不适合使用Email的情况
1. 紧急问题需及时恰当地沟通时
2. 问题复杂邮件沟通易造成困难时
3. 时间、空间造成直接面对面沟通不便时（如对方开会时、距离太远时）
4. 不熟悉或不认识发件对象时，须加以当面或电话交流
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Email使用规范 2009.8
四、 书写规范
1. 明确的主题
信件的主题必须明确，这样有利于收信人的收取、归类及日后的查询。尤其是对邮箱利用率很高的人来说，一堆没有主题或主题模糊不清的邮件会让收信人不知所措。邮件的主题扼要概括了邮件的主要内容，指明要讨论的哪个方面的问题。
2. 邮件内容要清楚
邮件是写给人看的，因此一定要将事情讲清楚、明白，含糊、有歧义的邮件只会使邮件表达的内容更加混乱，无助于沟通。
值得考虑的格式为三段式格式：
第一段：说明此发送此邮件的原因及目的；
第二段：说明事件的详细信息，如时间地点、需要协助的事宜、需要注意的事项等；
第三段：结束语，如致礼、谢谢等。
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Email使用规范 2009.8
3. 署名是必须的
往公司内部或者国内客户发送的邮件，尽量署上中文名；由于在公司内部很少直接使用英文名字，大家对英文名字不敏感，所以尽量用中文名字。如果发往公司其他部门的邮件，最好还能署上部门的名字，有必要时还需要写上电话号码，方便联系。
友情提示：发送给不同的人群，可以用不同的签名档。
内容需要下载文档才能查看4. 有关邮件抄送
邮件的抄送功能可以让抄送者也了解到信件中描述的问题。比如：当有问题亟待解决时，越多的人收到邮件，那么问题被解决的希望就越大。
另：email可以抄送给领导。
人事行政处的邮件一般应抄送于自己部门负责人或主管，起知会功能，重要邮件须审核后发送。
如何确定抄送还是收件人？
收件人是要对邮件内容负责的，例如：
邮件内容是召开一个会议，则收件人是要出席会议的人；而抄送则是起知会作用，抄送人不是必须要出席的。
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5. 附件名的书写
附件的文件名要在邮件内容中明确写出，用引号或者书名号引起来。使收信人能够在第一眼看到文件名后就对附件内容有所了解。
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