浅议商务英语信函的写作 【论文】

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本文作者(陆 浔 伍泽君),请您在阅读本文时尊重作者版权。
[摘要]面对客户,同事,上司,信函,报告,电子邮件??很多初入公司的新手会讲英
语,但是不知道如何写出简单、得体、有效沟通的商务文件。此篇文章主要论述了商务英语信
函的写作技巧。写作需要不断革新,适应社会、科技以及商业的发展,从而清晰、准确的写符
合时代要求的信函、备忘录、报告、传真以及电子邮件。这些技巧可以帮助我们增强个人的
写作风格,避免写作障碍,消除过时的套话,运用强有力的沟通词语,创建高效的信函、备忘录、
报告、传真等。
[关键词]商务英语 电子邮件 写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代
表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务
信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的
地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还
是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,
而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是
要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论
文是有报酬的。
而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务
文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些
冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些
问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了
解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解
水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看
懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词
汇。这样也就减少了产生误解的可能。
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,
行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐
友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电
视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要
信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15 到18 个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。
如果超过18 个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因
此长度应切成两到三个短句为宜。
最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像
是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读
懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,
而且也留有空白的间隔。
四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,
如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明
读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,
位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8 行长。今天的读者已经不习惯长篇
大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,
将段落长度控制在8 行以内是最好的。
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3 行长,主题部分段落长度不应该超过5 行。凡事为读
者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如
何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽
略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字 号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word 软件,人们有机会使用多
种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。
字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出
个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些
字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语
起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。