公司合同管理制度

上传者：陈继祥
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上传时间：2016-09-14
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公司合同管理制度

第一章总则

第一条，为了加强合同管理，保护依法签订、履行、变更和解除合同，减少企业经营风险，维护公司的合法权益和良好信誉，依据《中华人民共和国合同法》规定，结合公司的实际情况，特制定本合同管理制度。

第二条，本合同管理制度适用于本公司所属各部门及下属单位。各部门及单位在对外签订合同、协议及合同管理中必须严格执行本合同管理制度。

本公司各控股公司可参照执行。

第三条，本管理制度所称合同是指公司所属各部门及下属单位对外设定、变更、消除民事权利或民事义务的一切协议。

第二章合同管理体系

第四条，合同实行计划管理，各单位根据生产经营计划分别制订半年度和月度合同计划。半年度计划分别于当年6月底前和12月底前制订并上报，经营管理部备案；月度合同计划结合月度合同报表于每月25日前上报经营管理部。

第五条，经营管理部是公司及各下属单位的合同管理监督部门，行使合同管理审核、检查、指导、监督职能。

公司下属各单位应设立合同管理小组，并指定一名合同管理的分管领导，设立专职或兼职合同管理员。合同管理员的职责为负责其所在单位的合同传递、合同台帐的登记及合同档案的保管。合同管理员在业务上接受公司经营管理部的指导。每项合同都要明确具体的承办人员。

第六条，合同管理实行逐级审核、分级管理的原则。各单位填报合同申报表，根据标的额大小逐级报审，审核过程中哪级发现有明显价格问题、严重违规或合同要素不全的，有权对下级所有责任人进行处罚。合同签订后，各单位建档管理，经营管理部备案。

合同备案管理过程中发现问题，经营管理部可调阅合同考察意见、谈判情况、供应单位、询价比价等资料，必要时可对合同经办部门或单位就合同的履行提出处理意见。

第七条，经营管理部合同管理的具体工作：

1．宣传有关合同管理的法律知识，提高公司全体员工的合同管理意识，总结推广合同管理的经验。

2．监督检查各部门、单位的合同签订、履行情况。

3．制定公司合同管理制度，拟定合同管理中的方法和措施。

4．审核各部门、单位报送的合同文本，对主要条款表述不清的，应向申报部门或单位提出质疑。

5．定期或不定期的向公司领导汇报各部门、各单位的合同签订、履行情况。

6．对公司内部人员违反本合同管理制度，造成公司经济损失的行为提出处理建议。

第八条，合同第一责任人责任：

1．合同承办人为合同第一责任人；

2．第一责任人必须对合同签订的合法性、合理性、有效性负责，一旦发生合同失误，给公司造成损失，第一责任人负主要责任。

第九条，合同管理领导责任：

各单位合同管理的分管领导对合同签约、履行、管理工作负有领导责任，合同单位的法人代表或授权签约人负有主要领导责任。

第十条，合同管理员的主要工作

1．建立健全合同档案，做好合同文本编号、归档、检索，保证合同档案的完整性；

2．负责合同报批、传递、保管的日常工作；

3．结合本部门或单位实际情况分门别类建立合同管理台帐；

4．及时检查合同签订程序、审批权限及履行情况等，对未按规定程序和审批权限签订的合同及合同履行过程中存在的问题及时向分管领导汇报，并督促合同承办人员妥善处理。

5．每月对本单位的合同进行整理归档，并于当月25日前向经营管理部报送月报表；

6．总结所属部门或单位合同管理经验和存在问题，并对存在问题提出改进措施；

第十一条，业务经办部门为合同承办部门。合同承办部门的主要工作：

1．制定、修改合同文本条款；

2．督促、检查本部门合同的执行工作，并经常检查合同的履行情况；

3．及时上报合同履行中发现的问题，并提出部门处理意见；

4．对本部门所办理的合同引发的合同纠纷提出处理意见，并具体落实；

5．建立部门合同管理台帐。

第十二条，合同承办人员的主要责任：

1．根据公司合同审批权限与程序，对合同文本提出承办意见，填写合同审批表；

2．对所办理合同负有认真执行的责任，并经常检查合同履行情况；

3．及时向部门和单位领导汇报合同履行中发现的问题，同时提出解决问题的建议；

4．依据单位领导的授权办理对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

5．保管好合同有关的文件，及时上交合同管理员归档。

第三章 合同审批程序

第十三条，各部门、单位合同审批应送审的资料包括：

一、合同申报表；

二、合同文本；

送审的合同文本必须内容齐全，应包括：

1．双方的单位全称、住所地址、法定代表人；

2．合同的标的；

3．数量、质量、规格以及厂家、品牌等；

4．价格条件、付款条件、交付条件、结算方式；

5．验收方法及提出异议的方式、期限；

6．合同的编号及签订时间、地点；

7．违约责任条款；

8．争议解决方法、地点。

三、商务考察调查表，商务考察调查表中结论栏须由单位分管副总以上领导签署意见。

四、合同说明书；

五、其他说明资料，说明资料需加盖合同报送单位公章。

其中一、二、三、四项是各类上报合同必备材料，特殊情况需报其他说明资料。

各单位送审的合同文本如有原则性条款修改的，退还原申报单位。申报单位按修改意见修改后，仍按原程序送审报批。

第十四条，合同审批程序：

1、公司各部门合同审批程序：承办人员经比价考察后填写商务考察表、合同说明书、合同审批表，部门负责人签署意见，承办部门分管副总经理签署意见，经营管理部审核文本，分管副总经理、常务副总签署审核意见，总经理批准（或授权）签约、用印；

2、下属单位合同审批程序：

(1)各类工程类合同，标的额在30万元以上（包括30万元）300万元以下的，有商务考察表，合同说明书，合同申报表的，由公司分管副总经理审核，常务副总经理审批；标的额在300万元以上的（包括300万元的），经公司分管副总经理、常务副总经理审核，报公司总经理审批；标的额在30万元以下的由各单位负责人自行审批。

上述工程类合同是指工程勘察合同，工程设计合同和工程施工合同（包括园林工程、小区智能工程）。

(2)固定资产购置合同、维修合同、租赁合同，标的在10万元以上的（包括10万元的），有商务考察表，合同说明书，合同申报表的，由公司分管副总经理、常务副总经理审核，总经理审批（或授权）。标的在10万元以下的由各单位负责人自行审批。

(3) 委托代理合同，保险合同，涉外合同，标的在10万元（包括10万元的）以上30万元以下的，有商务考察表，合同说明书，合同申报表的，由公司分管副总经理审核，常务副总经理审批。标的在30万元（包括30万元的）以上的，经公司分管副总经理审核，报公司总经理审批。标的在10万元以下的由各单位自行审批。

（4）非生产性购置合同，标的在5万元以上的（包括5万元的）有商务考察表，合同说明书，合同申报表的，由公司分管副总经理审核，常务副总经理审批。标的在5万元以下的由各单位自行审批。

以上需提交公司领导审批的合同由申报单位报公司经管部审核后报有关领导审批。

第十五条，各部门、单位的合同送审应在相应标的额的规定提前时限内申报合同文本。

工程类合同标的在30万元以上的；固定资产购置、维修、租赁，委托代理、保险、涉外合同，标的在10万元以上的；非生产性购置合同，标的在5万元以上的；必须在合同签定前7天送审；工程类合同标的在100万元以上的，必须在合同签定前10天送审，工程类合同标的在300万元以上的必须在合同签定日前15天内送审。

送审的材料必须齐全，送审的材料不全，或不符合要求的，申报单位应当及时补充，材料补充完全的时间视为申报单位上报合同的时间。

第十六条，经管部对上报审批的合同必须在相应的规定时限内完成审核意见。

工程类合同标的在30万元以上的，固定资产购置、维修合同、租赁合同，委托代理合同，保险合同，涉外合同，标的在10万元以上的，非生产性购置合同，标的在5万元以上的，报送材料齐全的合同必须在48小时内审核完成，工程类合同标的在100万元以上300万元以下的，报送材料齐全的合同必须在72小时审核完成，工程类合同标的在300万元以上的，报送材料齐全的合同必须在96小时内审核完成。

经管部对各类合同文本提出审核意见后，将初审意见首次传送到各上报单位，视为合同审核完成（除对外投资、新的项目开发、股份转让等特殊情况外）。

经管部对各单位所有上报审批的材料，除原件外，一律不退还给各上报单位。

第十七条，各单位对经管部审核意见同意修改的，应当在合同申报表上签字并表明同意修改，并将修改后的合同文本传送到经管部；不同意修改的应当说明理由。

第十八条、各单位报送合同申报表经审核批准同意后，须在审核批准之日起一周内签订合同。

第四条合同签订

第十九条，各部门、单位对外签订合同必须由公司或单位的法定代表人签字或由法定代表人的授权，方可签订合同。业务承办人员依据法定代表人的授权对外签订经济合同时，不得超越授权范围。签订的合同必须是按本规定第三章合同审批程序审批过的合同，未按审批程序审批的合同一律不得签订。

第二十条，合同的订立必须采用书面形式。传真、电报、信函等书面文件可以作为合同的补充。电子邮件必须有书面确认书。

第二十一条，对外签订合同时必须审查对方是否具有独立的企业法人资格；有否履行能力；担保方是否具有担保资格和能力。

审查内容如下：

1．企业法人营业执照。查明该企业是否经工商部门年检，以确定该企业签约时是否具有独立企业法人资格，注册资金与所签合同标的对照，以确定其履约能力。

2．授权委托书。以确定签约人是否具有签约资格。

3．担保单位的主体资格、有无担保能力、抵押物的价值、清结情况。

4．若需担保单位担保的合同，除担保单位加盖公章外，还必须有担保单位法人代表亲笔签字。

5．所使用的印章是否与营业执照的名称相符。必要时要求提供印章真实性证明。

第二十二条，合同依法需要公证、鉴证的，可以向法定机关申请公证、鉴证。

第五章合同管理

第二十三条，合同依法签订后，合同承办人员应当天将正本交本部门（集团总部部门）、单位合同管理员及计划财务部备案，必要时抄送、抄报给相关部门。

第二十四条，所有合同、协议文本都必须采用打印稿。合同编号不能中断间隔，不能预留编号，不能与时间顺序不符。

第二十五条、合同备案

1、各单位所有签订的合同都必须报经管部备案，每月备案一次。时间为每月的25日前。备案材料为合同说明书和合同月报表。

2、经管部在每月30日将公司合同签订情况进行汇总、分析，报公司有关领导。

第二十六条，财务部支付资金，必须以手续完备的合同为依据，严格把关，否则财务部有权拒绝付款并向上级领导报告。

第二十七条合同履行、办结跟踪管理

1、合同履行办结以填写合同跟踪单形式进行管理，合同跟踪单内容包括合同履行期限、合同履行程度、资金收付情况、对方单位未完全履约的处罚情况和合同办结确认（见附件九）；合同跟踪单从合同签订之日起，随合同履行事项，须在每笔款项支付时，由承办部门合同管理员逐笔逐项填写，直至合同办结。

2、合同办结由各单位合同管理小组组长最终签字确认。

3、合同已到期而未履行完毕的，应在合同跟踪单中填明原因及保全、处理措施；

4、对方单位违约的，应严格按合同约定的违约责任进行处罚；如有特殊原因，应由对方单位提出申请，各单位根据相关权限进行审批。

5、各单位应在每年年底根据合同跟踪单，填写合同履约评审表（见附件十），对履约不良的对方单位进行摘录、评审，对评审不合格的对方单位，各单位三年内不得允许其介入公司系统内各项业务。

第二十八条合同存档管理

1、合同管理员应在合同依法签订后，二天内将合同正本移交各单位办公室、副本提交计划财务部备案。

每项合同都必须建档管理。合同档案应包括；

（1）合同审批表；

（2）合同正本、补充协议及其附件；

（3）订立合同前产生的相关材料；

（4）履行合同中产生的相关材料；

（5）变更、解除、中止合同存档应详细注明原因。

（6）其他相关材料。相关材料是指与合同订立、履行、变更、解除等有法律意义的材料或可追溯企业内部人员责任的书面材料。其中要特别注意来往电报、信件（含信封）、传真及电话记录、会谈记录的收集和归档。

2、合同归档实行当年办结当年归档的原则。合同归档按公司《档案管理制度》执行。各单位所属部门，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如需使用，应先按立卷归档要求归档后，再办理借阅手续。各单位所属部门向档案室移交档案时，要严格履行移交手续。

3、归档案卷质量要求：遵循合同形成规律和特点，保持合同资料间的有机联系，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）卷内合同资料应区别不同情况进行排列，密不可分的合同资料应依序排列在—起，排列顺序一般为：合同跟踪单——合同审批表——合同申报表—商务考察表——合同正本——合同附件——经营管理部审核修改件——合同履行中产生的相关材料—合同变更、解除、中止形成的书面材料。

（2）卷内合同资料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统—在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份合同资料的右上方加盖档案号，并逐件编号。

（3）案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对合同的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，虽有题名但无实质内容的应重新拟定；没有责任者、年月日的合同资料要考证清楚，填入有关项内；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首，做到案卷与卷内资料相符。

（4）有关卷内合同资料情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考应置卷尾。

（5）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内合同资料内容，体式—致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，手迹要工整、清晰。

（6）卷内合同资料要去掉金属物(如订书钉、曲别针等)、对破损的合同资料应按裱糊技术要求拓核，字迹已扩散的应复制并与原件—并立卷。

4、合同档案保管期限、鉴定与销毁

（1）合同档案保管期限按国家有关规定执行，各单位档案室所保存的合同档案要定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

（2）合同档案鉴定工作由经营管理部主持，有关部门共同参加组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案材料，进行逐件审查，提出存毁意见。

（3）合同档案材料经鉴定小组审定，并经公司有关领导批准，方可销毁。

（4）销毁合同档案材料，要由二人以上并在指定的地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

5、档案的借阅

（1）借阅合同档案必须严格履行审批登记手续。单位所属各部门因工作需要，借阅本单位合同档案需经本单位负责人审批后，到单位档案室借阅(档案借阅审批单由各单位办公室统—制定)。

（2）公司系统外单位原则上不得借阅合同档案，如因特殊情况确需借阅的应持该单位党委或行政介绍信，说明用途，经各单位负责人批准后，方可借阅；借阅单位只能在阅文室内阅览、不得复制、带回。

（3）归还的档案要进行检查、清点，并在借阅登记簿上注销。

第二十九条公司所属各单位除设立合同管理员外，还应设立合同审核员，合同审核员的职责为合同文本的审核、校对和履行情况跟踪检查工作，合同审核员有权对合同管理的台帐登记、合同传递及合同存档保管进行检查、指导和监督。如果合同管理员具有相应的法律专业水平，合同审核员可由合同管理员兼任。

第六章合同纠纷的解决

第三十条，生效后的合同如需变更、转让、解除必须依据法定程序进行，并签订书面协议。

第三十一条，合同生效后，各单位要随时检查履行情况。如发现问题，合同承办人员要及时询问；如可以确定对方不能履行合同，要采取补救措施，并按法律规定追究对方的违约责任。

对方不履行合同时，我方必须不间断地主张权利，催促履行。前后两次催促或对方书面承认后的第一次催促履行相隔的时间不超过三个月。主张权利、催促履行必须采取书面形式，必须采取送达、电报、传真等方式，必须取得对方的回执性证明材料。

第三十二条，如需通过仲裁或诉讼予以解决的纠纷，合同承办人和合同管理员应负责提供与该争议有关的资料和证据，确定具体人员在经营管理部指导下提起诉讼或仲裁；如遇疑难案件，需报公司审批后办理。

第三十三条，在仲裁机构或人民法院作出生效的仲裁或判决后，合同承办人或合同管理员应提请所在部门及时申请执行，以确保债权的实现。

第七章罚则

第三十四条，违反本管理制度而给公司造成经济损失的，各相关责任人应承担相应的经济处罚和行政处分：

1．未按本管理制度的规定签订合同造成合同难以履行，以及合同起草条款不全、价格不合理，或者发生合同纠纷在半年内隐瞒不报或不积极采取有效措施给公司造成经济损失的，视情节对合同签订第一责任人处以1000元以上10000元以下的经济赔偿或取消全年度奖金（效益工资），行政上给予警告以上的处分；对负有领导责任人，视情节轻重处以500—5000元的经济处罚。

2．有下列情况之一的，视情节轻重，处以50~3000元的经济处罚：

（1）合同管理员工作失职，发生合同档案遗失的；

（2）印鉴管理人员，未按规定动用公章，或在空白合同、授权委托书、介绍信中预留印章造成公司经济损失或名誉受到损害的；

（3）合同承办部门负责人未对合同承办人员进行监督，随意签署意见的；

（4）财务人员在未见完备的合同或未见公司领导签署意见的情况下先行付款的；

（5）经营管理部合同审核人员审核时限误期的；

（6）送审的合同主要条款、审批手续或所附资料不全的；

（7）未经合同审批程序而签约的；

（8）已经经营管理部审核而送审部门未按第十六条规定时限内签订合同的；

（9）其他违反本《合同管理制度》规定的。

3、给公司造成重大经济损失，触犯刑律的，移送司法机关追究法律责任。

第八章附则