2档案管理制度(初稿)

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2档案管理制度(初稿)

档案管理制度发布通知

2013年第号

拟定《XX档案管理制度》经办公室结合公司实际，于年6月27日通过，现予发布，自发布之日起施行。

总经理、党委书记：

— 1 — 2013

规章制度控制表

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— 2 —

档案管理制度

1 目的

为规范XX（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案的作用，更好地为生产经营服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局颁发的有关标准、条例、规定的要求，结合公司具体情况，制定本制度。 2 适用范围

本制度适用于公司本部，各生产公司可参照执行。

3 档案管理原则

公司的档案按照集中统一管理的原则，由办公室档案室负责管理公司各种门类和载体的档案。

4 文件的形成和归档

4.1根据国家法规和档案部门的规定，公司在生产、经营、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种门类和各种载体的文件材料，按其职能范围，由各部门的专（兼）职档案员负责积累，整理归档。各类档案凡有电子文件的，电子文件一并归档。

4.2文书档案的归档时间在次年3月底以前，各部门专（兼）职档案管理人员每年一季度应将前一年的文件材料收集齐全、完整，按规定和要求填写移交清单及时向档案室移交归档，个人不得私自保存。

4.2科技档案的归档应在工程竣工验收后三个月内完成，科研档案按年度向档案室移交。基建工作在立项时，要指定专人负责

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做好文件材料的收集、积累和保管工作，按阶段及时整理，并按有关规定和要求移交归档。

4.3合同档案在合同签订之后即时归档，移交方制作移交清单一式两份，列明合同标题、签订双方及签订时间等,交接双方签字移交。

4.4每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年。期满之后，由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。

4.5需要保密的审计资料，监察、信访等案件档案，应由有关部门按要求立卷归档，进行封存后移交档案室保管。

4.6声像、实物档案的归档工作应根据声像、实物档案本身的保存价值，在形成一个月之内进行归档。

5 文书档案管理

5.1文书档案是指职能管理部门在各项活动中形成的、具有保存价值的各类文件材料。

5.2应归档的上级机关及其它单位的文件材料

5.2.1上级单位颁发的属于本单位主管工作并要执行的文件，以及普发性的非本公司主管业务但要执行的法规性文件;

5.2.2上级单位召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;

5.2.3代上级单位草拟并被采用的文件最后草稿和印本;

5.2.4上级单位领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。

5.2.5同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要

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执行的法规性文件。

5.2.6下级单位报送的重要请示、计划、总结、报告、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料。

5.3本单位形成的应归档的文件材料

5.3.1本单位党、政、工、团以及各项业务管理工作中形成的文件材料；

5.3.2本单位召开的工作会议、党委会议、董事会会议、领导班子碰头会、总经理会议、办公会议、民主生活会以及公司领导主持召开的各种重要的专题会议的文件、材料和会议记录等；

5.3.3本单位颁发的及与有关单位联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件修改稿；

5.3.4本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件；

5.3.5内容重要的来信、来访材料、领导的指示及本单位处理形成的记录、调查处理报告、统计分析材料等；

5.3.6本单位领导在公务活动中形成的重要文件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的经文书处理登记的文件材料；

5.3.7本单位及其职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

5.3.8本单位各部门重要的签报，以及领导批示；

5.3.9本单位人员到其它单位调查研究形成的各类调研材料、报告及外出会议带回的与本单位有关的文件材料；

5.3.10本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、组织机构变化等文件材料；

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