教资国考|Excel使用技巧集锦之数据输入和编辑技巧（二）

　　中小学教师职业道德规范教师资格证报名条件 1.巧妙输入常用数据

　　有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好职工姓名序列，以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击工具选项命令打开选项对话框，选自定义序列标签，先后按导入、确定按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名)，用填充柄即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

　　2.快速输入特殊符号

　　有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号(如※)，非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X，注意:不能是表格中需要的字母)，等表格制作完成后，单击编辑替换命令，打开替换对话框，在查找内容下面的方框中输入代替的字母X，在替换为下面的方框中输入※，将单元格匹配前面的钩去掉(否则会无法替换)，然后按替换按钮一个一个替换，也可以按全部替换按钮，一次性全部替换完毕。

　　3.快速输入相同文本

　　有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制(不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如有限公司)，我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用填充柄将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下Ctrl+D(或R)键就可以完成输入，其中Ctrl+D是向下填充，Ctrl+R是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下Ctrl+Enter键即可。

　　4.快速给数字加上单位

　　有时我们需要给输入的数值加上单位(如立方米等)，少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值)，然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击格式单元格命令，打开单元格格式对话框，在数字标签中，选中分类下面的自定义选项，再在类型下面的方框中输入#立方米，按下确定键后，单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。

　　5.巧妙输入位数较多的数字

　　大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码)，则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成文本格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小就可以了(注意:必须是在英文状态下输入)。

　　6.将WPS/Word表格转换为Excel工作表

　　有时需要将WPS/Word编辑过的表格转换成 Excel工作表，可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单: 1.启动WPS/Word，打开WPS/Word文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在编辑菜单中选择复制命令； 2.启动Excel，打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在编辑菜单中选择粘贴命令。 注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97/WPS2000/WPS Office或Word打开，再进行转换。

　　7.取消单元格链接

　　将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接，方法如下:选择包含链接的单元格，然后单击复制按钮，保持该格处于选中状态，单击鼠标右键选择选择性粘贴命令选择数值后单击确定，单元格内容就被单元格实际数值替代，与其它源文件的链接就删除了。

　　8.快速输入拼音

　　选中已输入汉字的单元格，然后单击格式拼音信息显示或隐藏命令，选中的单元格会自动变高，再单击格式拼音信息编辑命令，即可在汉字上方输入拼音。单击格式拼音信息设置命令，可以修改汉字与拼音的对齐关系。

　　9.插入

　　首先选择要插入的单元格，在字体下拉列表中选择Marlett字体，输入a或b，即在单元格中插入了。

　　10.按小数点对齐

　　有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的增加小数位数按钮多次，将不足位数补以0。 2.选中位数少的单元格，右键单击选择设置单元格格式命令，在弹出的窗口中单击数字标签，选中数值，在右面的小数位数中输入需要的)，程序就会自动以0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动去掉后面的数字。

　　11.对不同类型的单元格定义不同的输入法

　　在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换: 1.选择需要输入汉字的单元格区域，单击数据有效性命令，在数据有效性对话框中选择输入法模式选项卡，在模式下拉列表中选择打开，单击确定按钮； 2.同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击数据有效性命令，选择输入法模式选项卡，在模式下拉列表中选择关闭(英文模式)，单击确定按钮。 此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。

　　12.在Excel中快速插入Word表格

　　(1).打开Word表格所在的文件；(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便看见表格和要插入表格的区域；(3)选中Word中的表格； (4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

　　13.设置单元格字体

　　选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击格式单元格命令，在字体框中，单击所需字体，在字号框中，单击所需的字体大小即可。 另外，如果某一单元格中的少量数据不可见，那么可减小这些数据字体的大小，而不用调整列的宽度，以显示单元格中所有数据。

　　14.在一个单元格中显示多行文字

　　选定要设置格式的单元格，单击格式单元格命令，在打开的单元格格式对话框中选中对齐选项卡下的自动换行复选框即可。

　　15.将网页上的数据引入到Excel表格

　　网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到Excel中，而且效果极佳。你可以选中信息并复制它，然后将信息粘贴到Excel中，或者可以选中信息并将其拖放到Excel中。使用这种拖放方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel工作表那样打开Html文件，并获得同样的功能、格式及编辑状态。

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