商务信函

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商务信函

中文商务信函写作格式
(2009-12-10 09:33:35)
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标签：
商务
书信
写作
格式
规范
杂谈
分类：工作&公务
对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相
关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。
中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、
日期等七部分组成。
1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲
疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：
“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某
些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博
士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。（顶格写，后面
加冒号。）
2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、
“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”
等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，
今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内
容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可
用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣
闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，
以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）
3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一
封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清
楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之
意。（在启词下面另起一行空两格。）
4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我
方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的
感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如
“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃
此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以
及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一
下更符合礼仪规范）
5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各
有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，
有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希
函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语
一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、
“健康”则转行顶格书写。
6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如
“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金
水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部
业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应
再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名
语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在
结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail 商务信函也可
靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，
也可同时署写信人的姓名。
7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。
日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。
（写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

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