第四章 电子表格软件在会计中的应用

第四章 电子表格软件在会计中的应用

1.章节内容：

2.考情分析：

各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。

3.学习方法：

本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。

第一节 电子表格软件概述

一、常用的电子表格软件（★）

Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotus Notes、FormulaOne等 Mac操作系统：Numbers

二、电子表格软件的主要功能（★）

1.建立工作簿

2.管理数据

3.实现数据网上共享

4.制作图表

5.开发应用系统

（一）建立工作簿

每个工作簿含有一张或多张工作表。

单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个字符。

（二）管理数据

用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

（三）实现数据网上共享

通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

（四）制作图表

散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。

（五）开发应用系统

Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

三、Excel软件的启动与退出（★★）

（一）Excel软件的启动

1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动

2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动

3.通过“运行”对话框启动

4.通过打开已有Excel文件启动

（二）Excel软件的退出

1.通过标题栏的“关闭”按钮退出

2.通过任务栏退出

3.通过快捷键退出：Alt+F4

4.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出

5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出

四、Excel软件的用户界面（★★）

Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同, 由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;

Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。

【提示】

1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。

2.单元格是工作表中最基本的存储单位。

3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。

4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。

五、Excel文件的管理（★★）

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。

（一）Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

（1）启动软件时：自动建立新文件

（2）启动软件以后：

快捷键：“Ctrl+N”键

菜单栏：“文件”→“新建”

工具栏：“新建”按钮

2.Excel文件的保存

快捷键：“F12”键，另存为

“Ctrl+S”键，保存

工具栏：“保存”按钮

菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为” 自动保存

（二）Excel文件的关闭与打开

1.Excel文件的关闭

（1）退出Excel软件，文件自动关闭

（2）不退出Excel软件：

工具栏：“关闭”按钮

菜单栏：“文件”→“关闭”

快捷键：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”

【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别

2.Excel文件的打开

（1）双击Excel文件打开

（2）菜单：

右键快捷菜单：“打开”

菜单栏：“文件”→“打开”

（3）工具栏：“打开”

（4）快捷键：“Ctrl+O”

第二节 数据的输入与编辑

一、数据的输入（★★★）

（一）数据的手工录入

1.在单个单元格中录入数据

2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter

3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据

【例题·实务操作题】在Excel表A1:A5区域中分别输入“中华会计网校特色班、中华会计网校精品班、中华会计网校实验班、中华会计网校通关班、中华会计网校面授班”数据。

4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据

（1）按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组

（2）录入数据，方法同1、2、3

（3）取消工作组：

①单击组外任何一个工作表标签；

②右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工作表”

（二）单元格数据的快速填充

1.相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用

【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据，可直接拖动；而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据，应按住Ctrl键拖动。

2.序列的填充：

（1）输入第一、二个单元格数据。

（2）选中上述两个单元格，拖动填充柄。

【提示】是否按Ctrl键，与相同数据的填充正好相反！