经典的员工出差及费用管理制度

1．目的：

为规范公司出差行为，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制与管理，特制定本制度。

2．范围：

本公司所有员工均适用之。

3．权责：

3.1各部门办、车间：出差事宜的派遣、申请、审核。

3.2行政人事部：对出差人员有考勤状况进行备案。

3.3董事/总经理：对相关人员出差事宜的核准。

3.4财务部：出差费用预支、报销的审计与办理。

4．定义：

4.1出差：因公务而需离开厂本部门去异地办理事务的行程。

4.2交际费：是提招待客人而产生的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。

5．作业内容：

5.1出差的申请、登记及报销时限：

5.1.1员工出差应填写“出差申请表”，“出差申请表”必须详细填写出差任务、出差地点，公司特别委派的出差及参观学习还应填写出差所要达到的目的。

5.1.2出差期限由派遣负责人视业务需要安排，由分管领导核定。

5.1.3出差人员凭核准的“出差申请表”向财务部借支相应数额的备用金，按审批流程签批后支取。

5.1.4员工出差以及返回公司，应到行政人事部办理登记。

5.1.5员工出差返回公司后应在3个工作日内（本省业务）及5个工作日（省外业务）限时报销。凡超过报销时限的，其差放费节约部分不再补贴给出差人，且按日加收0.05%的罚息并由经办人写出书面说明，报总经理或总经理授权人签署意见后给予报销，返回公司时间以回程车、船票时间为准。

5.2出差审批权限：

5.2.1一般员工出差由部门主管审核、经理审批；派遣长期驻外人员应报总经理或董事长审批。

5.2.2部门经理助理以上人员出差由总经理或董事长审批。

5.2.3驻外业务人员异地出差，应电话向上级负责人申请，并由其上级负责人安排行政人员代办出差申请和出差审批。

5.3出差交通工具：

5.3.1公司领导未享受购车补贴的出差可使用公司车辆，已享受公司补贴购车的必须使用自己车辆，与已享受公司补贴购车人共同出差的，应使用补贴车辆，不得使用公车，但长途出差可申请使用本公司车辆。

5.3.2员工出差以乘坐火车、汽车为主，一般员工不得乘坐高铁和飞机，主任级及以上在事务紧急或路程较远情况下，经懂事长或总经理审批后可乘坐高铁和飞机。

5.3.3出差乘坐交通工具一览表：

5.4出差纪律：

5.4.1员工出差未按规定乘坐交通工具的，费用超支部分由个人承担。

5.4.2出差路线的选择以最佳路线为准，如出差人员绕道到旅游地或回家，绕道部分的车船费由个人承担并取消相应费用补助。

5.4.3出差途中，出差人员因病或其它不可抗力原因不能按期回公司，应电话申请延期，不得因私事借故延长出差时间，否则，除不报销差旅费外，同时视情节轻重给予处罚。

5.4.4凡出差在外人员，需遵守国家相关法律、法规，不做与工作无关、违法、伤风败俗等事情，并注意人身安全。

5.5出差费用管理：

5.5.1差旅费补助：

5.5.1.1外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、生活补贴、住宿费、市内交通费。

5.5.1.2出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独填写《支出证明单》，必须与差旅费同时报销。若出差期间的交际费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退回处理。

5.5.1.3对不享受手机费月报销额度≧100元/月的人员，出差期间的手机费补贴，也另行单独填写《支出证明单》，与差旅费同时报销。

5.5.1.4外埠出差，必须先填《出差申请单》，根据。需要，凭批准后的《出差申请单》和《借支（暂付）单》借支差旅费。

5.5.1.5员工出差，除车、船、飞机等在途交通费及住宿实行定额控制管理外，生活补贴、市内交通费实行包干制，补助标准详见表二《员工差旅费补助标准一览表》。

5.5.2差旅费及交际费报销的有效凭证。

5.5.2.1乘坐火车、汽车、轮船应出具铁路局、汽车公司、轮船公司印制的车船发票。

5.5.2.2旅游及娱乐要有正规的旅游景点门票，娱乐服务业发票。

5.5.2.3住宿应有宾馆填制的服务业发票。

5.5.2.4旅游、娱乐、餐饮、车船及住宿等发票要与出差时间、出差地点相吻合，收据不能作为报销的凭证。

5.5.2.5车船及住宿发票丢失，应由个人写出书面说明，经部门领导或同行人证明后并提供等值的正规发票后方可报销，否则个人负担丢失部分的费用。

5.5.3交通费管理：

5.5.3.1乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐高铁、飞机和软卧；乘火车5小时内可到达的，以硬座为准，不得乘坐硬卧；未经批准，超标部分个人自理。

5.5.3.2在途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准，给予报销。乘坐火车、长途汽车，符合乘坐卧铺条件而不买卧铺且不影响工作的，给予票价40%补助。

5.5.3.3在途交通费还包括：

①飞机场至宾馆的往返出租车费。

②机场建设费、保险费。

5.5.3.4市内交通费包干管理：

①市内交通费（含出租车费）按地区包干使用，不再凭据报销。市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场建设费、保险费以外的所有交通费用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。

②出差从员因病在。外地住院，期间的市内交通费不再以放，生活补贴视同出差。

③长期驻外人员（指在同一城市、连续出差≧15天），期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。

④公司人员自备车外埠出差，期间的市内交通费不再发放。

⑤出差期间市内交通费按实际天数计发，不满一天按半天计算。         

⑥自带公司车辆出差，不补助市内交通费；外出参观、学习按标准的50%执行。

⑦员工出差绕道回家不补助市内交通费。

⑧市内交通费报销必须提供等值正规发票。

5.5.4住宿费定额管理：

5.5.4.1住宿费按地区标准、职务级别给予报销。节约或超过标准的部分，公司个人均四六分配（即公司40%，个人60%）。标准见《员工差旅费定额及补助标准一览表》。

5.5.4.2出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员可享受最高级别人员的住宿标准。但超过最高级别住宿标准的部分仍须四六分配。

5.5.4.3出差人员原则上按同性别二人一房标准，出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准乘以2的范围内报销，超出及节约部分四六分成。

5.5.4.4住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时间为准。

5.5.4.5住亲戚朋友家或其它方式自行解决住宿的，按住宿标准的60%发放。

5.5.4.6出差参观、学习、考察，由主办单位或受访单位统一安排住宿的，如果收取费用可据实报销，如不收取费用则不再补助、报销住宿费。

5.5.4.7公司设的办事处且满足预设人数的，不享受住宿报销。

5.5.5生活补贴包干管理：

5.5.5.1出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。

5.5.5.2出差天数以中午12：00。为界限，以车、船票时间为标准。

5.5.5.3出发时间在12：00后的（含12：00），出差天数为一天，反之为半天。

5.5.5.4到达时间在12：00后的，出差天数为1天，反之为半天。

5.5.5.5员工出差1天内往返，往返时间4小时以内的按半天，超过4小时的按1天。

5.5.5.6员工到业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放。

5.5.5.7参加各种会议、培训，期间的生活补贴按50%发放，如会议、培训费用已含生活补贴，则不另补。

5.5.5.8员工出差期间绕道回家不计发生活补贴（绕道时间超过1天以上的，耽搁时间按事假处理，期间内的所有费用在报销时扣除）

5.5.5.9出差期间如因业务原因需要招待业务单位，须事先电话请示有关领导。回公司后再补办审批手续，同时按每百元业务招待费扣减个人生活补助10元。否则，财务不予报销。

5.5.5.10生活补贴报销必须提供等值正规发票。

5.5.6交际费管理：

5.5.6.1相关定义:

①交际费是指招待客人而产生的支出,包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。总部职能部门的交际费采预算管理和行政管理相结合的方法；业务单位的交际实行预算管理和额度管理相结合的方法。

②所谓交际费的行政管理是指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，单次费用金额≧200元必须采用书面申请，申请内容包括：事由、参加人数、发生次数、预计金额。

③所谓交际费的额度管理是指交际费的总额不得超过销售额的1%，超额度部分本期内不予报销。

5.5.6.2交际费额度：

①整个公司的交际费控制在销售净额的2%额度内使用。          

②业务单位最大额度是销售净额的1%。

③总部职能部门的交际费控制在销售净额的0。8%额度内使用。          

④交际费必须单独填列《支出证明单》，并在摘要栏内简要列明①事。由②参加人数③发生次数，不写明①②③三项内容的，在报销时财务部门作退回处理。出差期间的交际费须与差旅费同时报销。

⑤如有高一级别主管人员参加。须有最高一级主管作为报销人。          

⑥招待费一次性支出在500元以上的，原则上刷卡支付，进行报支时应附刷卡帐单。

5.6其他规定：

5.6.1一般员工与公司领导随行，可按公司领导标准享受补助。

5.6.2一般员工出差如住宿费实报实销。生活补贴、市内交通费按对应标准的50%执行。

5.6.3因工作需要全程陪同外单位人员出差,经总经理或总经理授权人批准后可据实报销,但陪同人员不再享受各种补助。

5.6.4根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行。

5.6.5对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，据实际情况由总部与业务单位结算，出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费的节约归已部分，住宿费若超标四六分担。

5.6.6工作外派期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。

5．6．7各销售区域因本区域特殊情况超出本标准的开支，由各区域在盈余款中弥补。

5.7本规定由行政人事部按制定,报总经理审批后生效执行。修正时亦同。

6.相关文件:(无)

7.流程图:(无)

8.记录:

8.1《员工差旅费补助标准一览表》 （附一）

8.2《出差申请单》 （附二）