文件控制程序

五金制品厂

东莞市鑫劲镁五金制品有限公司

Dongguan Xinjinmei Metal Products CO.,LTD

《记录控制程序》

文件编号：XJM-QP-002 持 有 人： 版 次: A/0 页 数：共 页

编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 生效日期： 年 月 日

五金制品厂

东莞市鑫劲镁五金制品有限公司

Dongguan Xinjinmei Metal Products CO.,LTD

《文件控制程序》

文件编号：XJM-QP-001 持 有 人： 版 次: A/0 页 数：共 页

编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 生效日期： 年 月 日

五金制品厂

1.0 目的

确保本公司质量体系所使用文件处理迅速、正确流通、应用及管制、以确保各相关部门能适时获得且有效最新文件。

2.0 适用范围

与体系有关的各类文件和资料的控制。

3.0 权责

3.1 文件核准：品质手册、程序文件由总经理核准，作业/检验标准书、表单由管理者代表核准。 3.2 文件审核：品质手册、程序文件由管理者代表审核，作业/检验标准书、表单由各部门经理/主

管审核。

3.3 文件编号、分发、回收、销毁及管制由文控中心执行。 3.4 文件制订、修订及作废：原制订部门执行。 3.5 外来文件归档、抽换、管理：各使用或接收单位。

4.0 定义

4.1 一级文件：质量手册(QM)，为本公司质量方针、组织权责及质量管理系统运作的基本文件。 4.2二级文件：程序文件(QP)，本公司各部门为达成质量方针和质量方针，依据质量手册系统运用

原则所制订的工作程序、流程等文件。(如管理责任、合约审查、内部审核等均属)

4.3 三级文件：作业指导书/检验标准书、指引、规范(SOP/SIP/WI)，依据质量手册及程序文件中规

定的生产作业流程指引、技术规范、操作规程、说明、方法及补充规定或指导文件。(如：检验标准、使用手册、作业指导书、工艺流程图等资料均属)

4.4 四级文件：表单/质量记录(QR)，各项质量活动实际运作状况文件，(如：检验记录、培训记录、

巡检报告、保养记录、设备清单、审核记录等均属)。

4.5 外来文件(OUT)： 国际、国家、当地政府及客户等资料或标准，以及本公司程序文件或工作指

导书所依据并引用的资料或标准均属。

4.6参考文件：文件只具有暂时性效用，不列入文控中心发行，由各作业单位自行分发处理，变更时

无需更新回收。

5.0 程序内容

5.1 文件管制作业流程如(附件一)

5.2 文件编码系统：各类文件制订、修订均需由编制部门依据文件编码系统编号管理。

5.2.1质量手册编号原则为：

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5.2.2 程序文件编号原则为：

5.2.3作业指导书/检验标准书、指引、规范(SOP/SIP/WI)

等文件编号原则为：

部门别代码说明（为方便识别，用部门名称拼音开头第一个字母）：

代码：XZ行政人事部 SC生产部 GC工程部 PG品管部

YW市场部 ZC资材部 WK文控

5.2.4 表单/质量记录编号原则为：

5.2.5 外来文件编号的原则为：

5.2.6 文件审核为三级确认：编制(类似)→审核(类似)→批准(类似)。

5.2.7文控中心对各部门文件编号应以《文件管制总览表》列表管制，不得有重复或误用情形。 5.3 版本/版次：

5.3.1所有文件首次制订版本/版次为A/0，A版第一次修订以A/1表示，第二次修订以A/2表示，

依此类推。

部门代号+表单流水号 001 文件类别:OUT

公司名称英文代号:XJM 部门代号+表单流水号 001 文件类别:QR 公司名称英文代号:XJM

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5.3.2为避免版次修订次数太多，影响文件真实内容，凡版次经9次修订后，制订部门应变更版本，

发行第B版、第C版…等。

5.3.3外来文件版本版次更新由原制订发行部门核对，适时取得最新版。并以《外来文件管制总览表》

更新记录新版资料。 5.4 文件制订、修订、作废流程：

5.4.1文件制订作业：所有文件依质量体系权责划分，由权责部门负责制定相关文件，并填写《文件

制订/修订/作废申请表》知会相关单位会审，无异议后再由文控中心填写《文件与资料发放回收记录表》，经核定后颁布发行，如修订文件应填写修订记录。

5.4.2所有文件在核准、颁布发行等各阶段，若有异议应召开临时审查小组会议修订。

5.4.3文件修订作业：各项质量文件在实际作业中，若有不合现状、须修改或增加内容的，由关联部

门填写《文件制订/修订/作废申请表》，提出修订原因交文控中心，经核定后颁布发行。 5.4.4 文件作废作业：文件作废申请、核准、颁布等作业同5.4.3（文件修订作业），但文件作废后，

原文件编号不可再重复使用。

5.4.5 文件修订后由文控中心发行新版时，须在修订章节前加注修改版次序号。

5.4.6 四阶表单若因实务需要，在前一版未用完时，发生再次修订版本的情况，对前一版已印好表

单，在不影响质量下，事先通知相关部门后，得以使用至完为止。 5.4.7对于专用文件，其文件有特殊管制方式时必须特别说明。

5.4.8如客户有联络修订标准，接到联络后需在六个工作日内修订完毕，如有特殊再据实情作以修订。 5.5文件分发回收作业：

5.5.1经核准的文件，由文控中心保管经原制订部门审核并按3.1规定核准后，加盖受控文件章；分

发与相关部门的文件，影印适当份数并于加盖“受控文件”，并请收文部门签收。

5.5.2修订及作废时，须由文控中心依原分发部门回收所有作废文件，回收时注意数量及内容完整性，

并记录于《文件与资料发放回收记录表》上。

5.5.3文件修订及作废，经核准后，作废文件应于新文件发行同时，收回销毁，若作废文件有暂时沿

用需求时得于《文件制订/修订/作废申请表》上说明待文件失效时再收回销毁。 5.5.4内部只作参考用文件数据：

5.5.4.1内部只作参考用文件资料。 5.5.4.2提供客户参考用文件资料。

5.5.4.3盖参考章文件，若有使用期限时，须注明逾期者，自动失效。 5.5.5对外文件分发，得由适当对外单位代签收，作废文件则不予回收。 5.5.6外来文件分发

5.5.6.1确保所有客户标准及其变更，由签收部门在六个工作日内适时的完成审查核准、分发

及执行。

5.5.6.2外来文件及资料由文控中心统筹分发，分发时须盖有“外来文件”章并注明编号、版