浅议人事档案管理

上传者：侯迪波
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上传时间：2015-05-05
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浅议人事档案管理

浅议人事档案管理
会宁县档案局李彦龙
人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个
人为单位组合起来，以备考察的文件材料。是社会公共信息非常重要的一个组成
部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、思想品
德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。管好用好人事档案，
对人才资源开发起着重要作用。
一、当前人事档案管理中存在的不足
１、对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，一部分领导对人事档案
管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，
不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有
些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不
愿管。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议
事日程，档案问题得不到解决。
２、档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。
个别单位没有专用的档案室，防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防虫、防
鼠等安全保护设施不配套，影响了档案的社会功能。
３、档案管理人员管理水平低，管理手段落后。由于档案管理人员大多数是
兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，加之档案管理人员没有参加专业知识
培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档
案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，这
样，严重影响了档案管理水平。对人事档案的调阅，采用原始的手工操作方式，
由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接
影响到档案的完整与安全。
４、人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全，导致档案
管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全
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面，有些材料“千篇一律”、“同出一辙”，不能准确反映每个人的真实情况。这
些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
５、人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事
档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先
进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛
运用，造成一定的资源浪费。
二、对目前人事档案管理的几点建议
１、提高认识，进一步加强对档案工作的领导。领导的重视是做好档案工作
的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。要
建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，及时解决
问题。单位领导要加强对档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党
委、政府义不容辞的责任和义务。２、加大投入，进一步夯实档案工作基础夯实
基础。各单位在档案工作上要加大投入，对档案的维护、抢救、档案信息化建设
等方面给予一定的资金保障；各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案
室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护
措施，确保档案的安全利用。
３、提高档案管理人员的素质。档案主管部门应定期组织培训业务知识，让
他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任
心，提高档案管理的技术水平。
４、注重对人事档案材料收集。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各
种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时
进行处理，手续不全的材料要退回，形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完
整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
５、健全制度，进一步规范档案资料管理。各单位要建立相应的档案管理制
度，对产生的档案资料从收集、归档到移交、管理以及日常保管、借阅、利用，
都要制定一套严格的移交制度、目标管理考核制度、责任追究制度等，彻底杜绝
档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档
案管理规范有序。
６、加强人事档案管理现代化和信息化建设。实现人事档案管理现代化，是
档案信息日渐增强的客观需求。要准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管
理的时效性。必须利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将资料输入计算
机，实行计算机辅助管理，通过相应的技术处理，实现人事档案纸质与数据格式
并存。同时要充分利用计算机网络技术，进行创新管理，通过网络，可以查阅人
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事档案公开信息，向社会提供优质、高效的人才档案信息服务，以实现人事档案
信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了工作效率。
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